Revisor & selvstændig i ét ERP: Frihets multi-klient workspace
Frihets multi-klient workspace: Din revisor får adgang til fakturaer, udgifter og skattemodeller. Eliminér WhatsApp, e-mails og papirarbejde.
Vigtige punkter
- Din revisor får adgang til dit workspace med rollen 'bogholder': ser fakturaer, udgifter og skattemodeller, uden du sender ham noget
- Det er et klik at skifte mellem klienter. Data indlæses i realtid, uden at siden genindlæses
- VeriFactu, hash chain og sekventiel nummerering gælder for alle workspaces ens
- Direkte eksport til ContaPlus, DATEV, Xero og QuickBooks fra revisionspanelet
Indhold
Kommunikationen mellem selvstændige og revisorer i Spanien fungerer sådan her: den selvstændige fotograferer en bon, sender den via WhatsApp, revisoren downloader den, omdøber den, uploader den til sit program, klassificerer den manuelt og beder til, at ingen mangler, når kvartalet kommer.
Der findes revisionsfirmaer med 50 klienter, hvor 80% af tiden går med at indsamle dokumentation, som klienten allerede har et sted. Problemet er ikke regnskabet. Det er kanalen.
Frihet løser dette med et multi-klient workspace. Din revisor logger direkte ind i dit ERP. Ser det samme som dig. Ingen videresendelse, ingen download, ingen dobbeltindtastning.
Sådan fungerer det
Flowet er simpelt:
-
Den selvstændige inviterer sin revisor. Fra Indstillinger > Team, indtaster han sin revisors e-mail og vælger rollen “Bogholder”. Systemet genererer et link med et kryptografisk token og 7 dages gyldighed.
-
Revisoren accepterer invitationen. Klikker på linket i e-mailen, tilmelder sig Frihet (gratis) og invitationen valideres automatisk. Klientens workspace vises i hans panel.
-
Revisoren skifter mellem klienter med et klik. I sidebaren vises “Mine klienter”. Ved at vælge én genindlæses hele systemet med data fra den klient: fakturaer, udgifter, produkter, klienter, skattekalender.
Ingen synkronisering. Ingen import. Data er de samme, fordi det er det samme system.
Fire roller, reelle tilladelser
Det er ikke en generisk “delt adgang”. Der er fire roller med granulære tilladelser:
| Rolle | Ser alt | Opretter/redigerer | Sletter | Administrerer team | Ændrer indstillinger |
|---|---|---|---|---|---|
| Admin | ✓ | Alt | Alt | ✓ | ✓ |
| Redaktør | ✓ | Fakturaer, tilbud, udgifter, klienter, produkter | Kun udgifter | ✗ | ✗ |
| Bogholder | ✓ | Fakturaer og udgifter | Intet | ✗ | ✗ |
| Viser | ✓ | Intet | Intet | ✗ | ✗ |
Rollen “Bogholder” er designet til revisionsfirmaer: den kan se al skattemæssig information, oprette fakturaer på klientens vegne og registrere udgifter, men kan ikke slette data eller ændre virksomhedens indstillinger.
Hvad revisoren ser
Klientpanel
Når revisoren logger ind i Frihet, ser han et gitter med alle sine klienter. Hvert kort viser:
- Virksomhedsnavn
- Klientens e-mail
- Hans rolle i det workspace
- Næste skattepligtige dato (20. april, 20. juli, 20. oktober, 30. januar)
Inde i workspace’et
Ved at gå ind på en klient, indlæser systemet i realtid alle datakollektioner for den klient. Revisoren ser præcis det samme som den selvstændige:
En øverste bjælke indikerer til enhver tid, at han ser en anden brugers workspace: “Ser som [Virksomhedsnavn] · Rolle: Bogholder”. Et klik på “Tilbage til min konto” fører ham tilbage til hans eget panel.
Delegeret fakturering
Revisoren kan oprette fakturaer inden for klientens workspace. Fakturaen bruger klientens nummereringsserie, ikke revisorens. VeriFactu anvendes automatisk: hash, QR, sekvens. Ingen yderligere konfiguration.
Hvad klienten ser
Klienten behøver ikke at gøre noget særligt. Bruger Frihet normalt. Den eneste forskel:
- Hvis han har en aktiv rådgiver, ser han en kontekstuel meddelelse, der opfordrer ham til at uploade udgifter og dokumenter: “Din rådgiver har adgang til dit workspace. Upload dine udgifter, så han kan administrere dem.”
- Hvis han uploader en bon fra udgiftssektionen, udtrækker OCR’en dataene og klassificerer dem. Hans revisor ser dem med det samme.
Der er ingen separat portal. Ingen separat app. Det er det samme Frihet.
VeriFactu i alle workspaces
Hver faktura udstedt i ethvert workspace overholder VeriFactu automatisk:
- Hash chain SHA-256: Hver faktura inkluderer den forrige fakturas hash. Kæde, der kan verificeres af AEAT.
- Verificerbar QR: QR-kode i hver PDF, kan scannes på AEAT’s elektroniske kontor.
- Sekventiel nummerering: Uden spring, administreres af atomiske tællere på serveren.
For et revisionsfirma betyder dette, at alle deres klienter overholder VeriFactu fra første dag, uden individuel konfiguration. Hashen genereres automatisk, QR’en vises i PDF’en, og sekvensen bevares pr. klient.
Eksport til dit regnskabssoftware
Multi-klient workspace’et inkluderer direkte eksport i de formater, dit regnskabsprogram bruger. Uden at kopiere data manuelt, uden mellemled:
| Format | Kompatibel med | Anvendelse |
|---|---|---|
| ContaPlus (xDiario.txt) | Sage 50, ContaSol, A3 | Fixed-width, Latin-1, PGC-konti |
| DATEV EXTF | DATEV (Tyskland) | Semikolon, 31 felter i header, BU-Schlüssel |
| Xero CSV | Xero (global) | 43 kolonner, DD/MM/YYYY |
| QuickBooks CSV | QuickBooks (global) | 11 kolonner, MM/DD/YYYY |
| Generisk CSV | Excel, Google Sheets, LibreOffice | UTF-8 med BOM, universel |
Du vælger format, år, kvartal og klient. Et klik downloader filen, klar til import. Hvis du administrerer flere klienter, genererer knappen “Batch M303” Model 303 for alle valgte klienter som en ZIP-fil.
Du modtager også notifikationer, når en klient registrerer en udgift eller opretter en faktura — uden at skulle gennemgå hvert workspace.
Hvem er dette for
Skattevejleder med selvstændige klienter. Få adgang til dine klienters data uden mellemled. Model 303 er allerede beregnet. Udgifterne er allerede klassificeret af OCR. Du skal kun gennemgå og eksportere.
Selvstændig, der ønsker, at hans revisor arbejder komfortabelt. Inviter ham til dit workspace. Ikke mere WhatsApp med billeder af boner. Ikke mere “kan du videresende fakturaen fra marts?”.
Kontor med flere rådgivere. Hver rådgiver kan have rollen ‘bogholder’ i de workspaces, der tilhører dem. Der er ingen grænse for workspaces pr. revisor.
SMV med intern bogholder. Rollen “Redaktør” giver fuld adgang til fakturering uden at tillade destruktive ændringer. Ideel til en administrationsmedarbejder.
Multi-klient workspace’et er tilgængeligt fra den gratis plan (1 medlem) op til Business (10 medlemmer). For revisionsfirmaer med mere end 10 klienter, kontakt os for en Enterprise-plan.
Var denne artikel nyttig?
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan inviterer jeg min revisor til Frihet?
Fra Indstillinger > Team, indtaster du din revisors e-mail og vælger rollen 'Bogholder'. Han modtager en e-mail med et sikkert link (kryptografisk token, 7 dages gyldighed). Ved accept vises dit workspace på hans klientpanel.
Hvad kan min revisor se og gøre i mit workspace?
Med rollen 'bogholder' kan han se fakturaer, tilbud, udgifter, klienter, leverandører og produkter. Han kan oprette og redigere fakturaer og udgifter. Han kan ikke slette noget, administrere dit team eller ændre indstillinger.
Skal min revisor betale for at bruge Frihet?
Din revisor tilmelder sig Frihet gratis. Den plan, der betyder noget, er din: den gratis plan tillader 1 teammedlem, Pro tillader 3 og Business op til 10.
Er mine klienters data adskilt?
Fuldstændigt. Hvert workspace er en uafhængig Firestore-samling med egne sikkerhedsregler. Din revisor skifter mellem workspaces, men blander aldrig data. Der findes ikke en delt database.
