Kirjanpitäjä ja yrittäjä Frihetin moniasiakastyötilassa
Työskennelkää samoilla liiketoimintatiedoilla roolien, valvottujen oikeuksien ja tarkastuslokin avulla. Käyttöoikeudet ja tulokset on tarkistettava säännöllisesti.
Tärkeimmät kohdat
- Kirjanpitäjä ja yritys voivat työskennellä samassa osoitetussa työtilassa ilman jatkuvaa tiedostojen lähettämistä.
- Roolit ja valvotut käyttöoikeudet rajaavat, mitä kukin jäsen voi nähdä ja muuttaa.
- Tarkastusloki ja viennit tukevat valvontaa, mutta ammatillinen arviointi säilyy ihmisellä.
Sisältö
Kun tositteita siirretään sähköpostien, viestien ja kansioiden välillä, samasta tiedosta syntyy helposti useita versioita. Frihetin moniasiakastyötila tarjoaa yritykselle ja kirjanpitäjälle yhteisen työympäristön roolipohjaisella pääsyllä.
Tavoitteena ovat yhteistyö ja selkeä vastuu, eivät rajaton pääsy tai ammatillisen harkinnan korvaaminen.
Yhteistyön kulku
- Yritys kutsuu kirjanpitäjän tai tiimin jäsenen.
- Ylläpitäjä valitsee tehtävään sopivan roolin.
- Kirjanpitäjä avaa vain osoitetut työtilat.
- Osapuolet tarkistavat laskut, kulut, asiakirjat ja viennit samassa ympäristössä.
Roolit ja käyttöoikeudet
Frihet tukee ylläpitäjän, muokkaajan, kirjanpitäjän ja katselijan rooleja. Toiminnot riippuvat roolista ja määrityksestä. Oikeudet valvotaan tietotasolla ja ne näkyvät käyttöliittymässä.
Tarkistettavat tehtävät
- Vertaa laskuja ja kuluja alkuperäisiin tositteisiin.
- Vahvista asiakkaiden, toimittajien ja verotuksen tiedot.
- Tarkista toisen puolesta tehty laskutus ennen lähettämistä.
- Vahvista kausi ja muoto ennen vientiä.
- Selvitä tärkeät muutokset tarkastuslokin avulla.
Rajat ja vastuu
Työtila, rooli ja oikeudet rajaavat pääsyn. Ylläpitäjä vastaa oikeista osoituksista. Kirjanpitäjä tai vastuukäyttäjä vastaa aineiston ihmisen tekemästä tarkistuksesta ja hyväksynnästä.
Aloita yhdestä selvästi rajatusta asiakkaasta ja sovitusta tarkistusrutiinista. Laajenna vasta, kun pääsy, vastuut ja viennit on varmennettu.
Oliko tästä artikkelista hyötyä?
Usein kysytyt kysymykset
Miten annan kirjanpitäjälle pääsyn?
Kutsu henkilö tiimialueelta, valitse sopiva rooli ja tarkista pääsyn laajuus ennen hyväksymistä.
Mitä kirjanpitäjä voi nähdä?
Se riippuu osoitetusta työtilasta, roolista ja voimassa olevista oikeuksista. Ylläpitäjän tulee tarkistaa ne säännöllisesti.
Pysyykö asiakkaiden työ erillään?
Käyttöoikeudet rajaavat jokaisen työtilan. Tarkista jäsenyydet ja poista pääsy yhteistyön päättyessä.
Ovatko kirjaukset valmiita ilman tarkistusta?
Eivät. Laskut, kulut, viennit ja verotiedot vaativat ihmisen tarkistuksen ja hyväksynnän.