Kirjanpitäjä & yrittäjä samassa ERP: Frihetin moniasiakas-työtila
Frihetin moniasiakas-työtila: Kirjanpitäjäsi pääsee laskuihisi, kuluihisi & verolomakkeisiisi ilman WhatsAppia, sähköposteja tai paperia.
Tärkeimmät kohdat
- Kirjanpitäjäsi pääsee työtilaasi kirjanpitäjän roolilla: hän näkee laskut, kulut ja verolomakkeet ilman, että sinun tarvitsee lähettää hänelle mitään.
- Asiakkaiden välillä vaihtaminen on yhden klikkauksen päässä. Tiedot latautuvat reaaliaikaisesti ilman sivun uudelleenlatausta.
- VeriFactu, hajautusketju ja juokseva numerointi koskevat kaikkia työtiloja samalla tavalla.
- Suora vienti ContaPlusiin, DATEViin, Xeroon ja QuickBooksiin kirjanpitotoimiston paneelista.
Sisältö
Freelancereiden ja kirjanpitäjien välinen viestintä Espanjassa toimii näin: freelancer valokuvaa kuitin, lähettää sen WhatsAppilla, kirjanpitäjä lataa sen, nimeää sen uudelleen, lataa sen ohjelmaansa, luokittelee sen käsin ja rukoilee, ettei yksikään puutu, kun vuosineljännes päättyy.
On kirjanpitotoimistoja, joilla on 50 asiakasta ja joissa 80 % tunneista kuluu dokumentaation keräämiseen, joka asiakkaalla on jo jossain. Ongelma ei ole kirjanpito. Se on kanava.
Frihet ratkaisee tämän moniasiakas-työtilalla. Kirjanpitäjäsi pääsee suoraan ERP-järjestelmääsi. Hän näkee saman kuin sinä. Ei edelleenlähetystä, ei latausta, ei kahdenkertaista syöttöä.
Miten se toimii
Työnkulku on yksinkertainen:
-
Freelancer kutsuu kirjanpitäjänsä. Asetukset > Tiimi -kohdasta hän syöttää kirjanpitäjänsä sähköpostiosoitteen ja valitsee ‘Kirjanpitäjä’-roolin. Järjestelmä luo linkin kryptografisella tunnisteella, joka on voimassa 7 päivää.
-
Kirjanpitäjä hyväksyy kutsun. Hän napsauttaa sähköpostissa olevaa linkkiä, rekisteröityy Frihetiin (ilmaiseksi) ja kutsu vahvistetaan automaattisesti. Asiakkaan työtila ilmestyy hänen paneeliinsa.
-
Kirjanpitäjä vaihtaa asiakkaiden välillä yhdellä napsautuksella. Sivupalkissa näkyy “Asiakkaani”. Kun jokin valitaan, koko järjestelmä latautuu uudelleen kyseisen asiakkaan tiedoilla: laskut, kulut, tuotteet, asiakkaat, verokalenteri.
Ei synkronointia. Ei tuontia. Tiedot ovat samat, koska kyseessä on sama järjestelmä.
Neljä roolia, todelliset oikeudet
Kyseessä ei ole geneerinen “jaettu käyttöoikeus”. On neljä roolia tarkasti rajatuin oikeuksin:
| Rooli | Näkee kaiken | Luo/muokkaa | Poistaa | Hallitsee tiimiä | Muuttaa asetuksia |
|---|---|---|---|---|---|
| Admin | ✓ | Kaiken | Kaiken | ✓ | ✓ |
| Editor | ✓ | Laskut, tarjoukset, kulut, asiakkaat, tuotteet | Vain kulut | ✗ | ✗ |
| Kirjanpitäjä | ✓ | Laskut ja kulut | Ei mitään | ✗ | ✗ |
| Katselija | ✓ | Ei mitään | Ei mitään | ✗ | ✗ |
Rooli “Kirjanpitäjä” on tarkoitettu kirjanpitotoimistoille: se voi nähdä kaikki verotustiedot, luoda laskuja asiakkaan nimissä ja kirjata kuluja, mutta se ei voi poistaa tietoja eikä muuttaa yrityksen asetuksia.
Mitä kirjanpitäjä näkee
Asiakaspaneeli
Kun kirjanpitäjä kirjautuu Frihetiin, hän näkee ruudukon kaikista asiakkaistaan. Jokainen kortti näyttää:
- Liiketoiminnan nimi
- Asiakkaan sähköposti
- Hänen roolinsa kyseisessä työtilassa
- Seuraava verovelvoitteen päivämäärä (20. huhtikuuta, 20. heinäkuuta, 20. lokakuuta, 30. tammikuuta)
Työtilan sisällä
Kun asiakkaaseen kirjaudutaan, järjestelmä lataa reaaliaikaisesti kaikki kyseisen asiakkaan tietokokoelmat. Kirjanpitäjä näkee täsmälleen saman kuin freelancer:
Yläpalkki osoittaa aina, että hän tarkastelee toisen käyttäjän työtilaa: “Tarkastelet kohteena [Yrityksen nimi] · Rooli: Kirjanpitäjä”. Napsautus “Takaisin omalle tililleni” palauttaa hänet omaan paneeliinsa.
Delegoidut laskut
Kirjanpitäjä voi luoda laskuja asiakkaan työtilan sisällä. Lasku käyttää asiakkaan numerointisarjaa, ei kirjanpitäjän. VeriFactu soveltuu automaattisesti: hash, QR, sekvenssi. Ei ylimääräisiä asetuksia.
Mitä asiakas näkee
Asiakkaan ei tarvitse tehdä mitään erityistä. Hän käyttää Frihetiä normaalisti. Ainoa ero:
- Jos hänellä on aktiivinen kirjanpitäjä, hän näkee kontekstisidonnaisen ilmoituksen, joka kannustaa häntä lataamaan kuluja ja asiakirjoja: “Neuvonantajallasi on pääsy työtilaasi. Lataa kulusi, jotta hän voi hallita niitä.”
- Jos hän lataa kuitin kulujen osiosta, OCR poimii tiedot ja luokittelee ne. Hänen kirjanpitäjänsä näkee ne välittömästi.
Ei erillistä portaalia. Ei erillistä sovellusta. Se on sama Frihet.
VeriFactu kaikissa työtiloissa
Jokainen työtilassa myönnetty lasku täyttää VeriFactu-vaatimukset automaattisesti:
- SHA-256-hajautusketju: Jokainen lasku sisältää edellisen hajautusarvon. AEAT tarkistettavissa oleva ketju.
- Tarkistettava QR-koodi: QR-koodi jokaisessa PDF-tiedostossa, skannattavissa AEAT sähköisessä pääkonttorissa.
- Juokseva numerointi: Ei hyppyjä, hallinnoitu palvelimen atomisilla laskureilla.
Kirjanpitotoimistolle tämä tarkoittaa, että kaikki sen asiakkaat täyttävät VeriFactu-vaatimukset ensimmäisestä päivästä alkaen, ilman yksittäisiä asetuksia. Hash generoidaan automaattisesti, QR ilmestyy PDF-tiedostoon ja sekvenssi säilyy asiakaskohtaisesti.
Vienti kirjanpito-ohjelmistoosi
Moniasiakas-työtila sisältää suoran viennin niissä muodoissa, joita kirjanpito-ohjelmistosi käyttää. Ei manuaalista tiedon kopiointia, ei välittäjiä:
| Muoto | Yhteensopiva | Käyttö |
|---|---|---|
| ContaPlus (xDiario.txt) | Sage 50, ContaSol, A3 | Fixed-width, Latin-1, PGC-tilit |
| DATEV EXTF | DATEV (Saksa) | Puolipisteet, 31 kentän otsikko, BU-Schlüssel |
| Xero CSV | Xero (maailmanlaajuinen) | 43 saraketta, PP/KK/VVVV |
| QuickBooks CSV | QuickBooks (maailmanlaajuinen) | 11 saraketta, KK/PP/VVVV |
| Yleinen CSV | Excel, Google Sheets, LibreOffice | UTF-8 BOM, universaali |
Valitset muodon, vuoden, vuosineljänneksen ja asiakkaan. Yhdellä napsautuksella tiedosto latautuu tuontivalmiina. Jos hallinnoit useita asiakkaita, “M303 Erä” -painike luo valittujen asiakkaiden mallin 303 ZIP-tiedostona.
Saat myös ilmoituksia, kun asiakas kirjaa kulun tai luo laskun – ilman, että sinun tarvitsee tarkistaa jokaista työtilaa.
Kenelle tämä on tarkoitettu
Veroneuvontatoimisto, jolla on freelancer-asiakkaita. Pääset asiakkaidesi tietoihin ilman välittäjiä. Malli 303 on jo laskettu. Kulut on jo luokiteltu OCR
avulla. Sinun tarvitsee vain tarkistaa ja viedä tiedot.Freelancer, joka haluaa kirjanpitäjänsä työskentelevän mukavasti. Kutsu hänet työtilaasi. Ei enää WhatsApp-viestejä kuittikuvien kanssa. Ei enää “voitko lähettää maaliskuun laskun uudelleen?”.
Toimisto useilla neuvonantajilla. Jokaisella neuvonantajalla voi olla kirjanpitäjän rooli niissä työtiloissa, jotka hänelle kuuluvat. Työtilojen määrää kirjanpitäjää kohden ei ole rajoitettu.
PK-yritys sisäisellä kirjanpitäjällä. “Muokkaaja”-rooli antaa täyden pääsyn laskutukseen sallimatta tuhoisia muutoksia. Ihanteellinen hallinnolliselle työntekijälle.
Moniasiakas-työtila on saatavilla ilmaisesta suunnitelmasta (1 jäsen) Business-suunnitelmaan (10 jäsentä). Kirjanpitotoimistoille, joilla on yli 10 asiakasta, pyydämme ottamaan yhteyttä Enterprise-suunnitelman osalta.
Oliko tästä artikkelista hyötyä?
Usein kysytyt kysymykset
Miten kutsun kirjanpitäjäni Frihetiin?
Asetukset > Tiimi -kohdasta syötät kirjanpitäjäsi sähköpostiosoitteen ja valitset 'Kirjanpitäjä'-roolin. Hän saa sähköpostin, jossa on suojattu linkki (kryptografinen tunniste, voimassa 7 päivää). Kun hän hyväksyy kutsun, työtilasi ilmestyy hänen asiakaspaneeliinsa.
Mitä kirjanpitäjäni voi nähdä ja tehdä työtilassani?
Kirjanpitäjän roolilla hän voi nähdä laskut, tarjoukset, kulut, asiakkaat, toimittajat ja tuotteet. Hän voi luoda ja muokata laskuja ja kuluja. Hän ei voi poistaa mitään eikä hallita tiimiäsi tai muuttaa asetuksia.
Tarvitseeko kirjanpitäjäni maksaa Frihetin käytöstä?
Kirjanpitäjäsi rekisteröityy Frihetiin ilmaiseksi. Tärkeä suunnitelma on sinun: ilmainen suunnitelma sallii 1 tiimin jäsenen, Pro sallii 3 ja Business jopa 10.
Ovatko asiakkaideni tiedot erillisiä?
Täysin. Jokainen työtila on itsenäinen Firestore-kokoelma omine tietoturvasääntöineen. Kirjanpitäjäsi vaihtaa työtilojen välillä, mutta ei koskaan sekoita tietoja. Jaettua tietokantaa ei ole olemassa.
