Döntési jegyzőkönyv: sablon a csapatodnak

A csapat döntési jegyzőkönyve lehetővé teszi, hogy választ kapjunk arra, miért választottak egy opciót, és minek kellene megváltoznia a felülvizsgálatához. Akkor van rá szükség, amikor valaki egy régi döntéssel dolgozik, valaki más emlékszik egy kivételre, és senki sem találja az eredeti indokot. A chat utolsó mondata ritkán tartalmazza az összes információt.

Egy ügynökségnél (angolul) a jegyzőkönyv lehet egy megosztott dokumentum, amely minden döntéshez egy lapot és egy indexet tartalmaz. Hasznossága akkor mutatkozik meg, ha megőrzi a kontextust, megkülönbözteti a bizonyítottat a feltételezettől, és összekapcsolja az új döntést azzal, amelyet felvált. Itt találsz egy sablont és egy teljes esetet, hogy ezt megtehesd.

Rögzítsd azokat a döntéseket, amelyek megváltoztatják a munkát

Nyiss egy lapot, ha a választás több ember munkáját érinti, fontos bizonytalanságtól függ, vagy költséges lenne újraépíteni. Egy közös átadási formátum kiválasztása megér egy feljegyzést; egy elgépelés kijavítása maradhat a feladatban. A dokumentumnak meg kell őriznie egy döntést, amelyet valakinek később meg kell értenie.

Fogalmazz meg egy kérdést, amelyet le lehet zárni: „Milyen formátumot használjunk a workshop bemutatásához az ügyfél tárgyalójában?”. A „Prezentációk javítása” nem azonosít egy döntést. Add hozzá, mi marad ki: tartalom, ülések száma vagy segédanyagok a résztvevőknek, az ajánlatban rögzített feladatok (angolul) alapján.

Válaszd külön a bizonyítékot és a feltételezéseket. „A workshopot koordináló személy azt kérte, hogy a diák a megelőző napig javíthatók legyenek” egy üzenetet ír le. „A teremben lévő számítógép meg tudja majd nyitni a szerkeszthető fájlt” addig függőben marad, amíg ellenőrzik. Egy feltételezéssel való egyetértés nem teszi azt ténnyé.

Tedd egyértelművé, ki készíti elő és ki dönt

Az információkat gyűjtő személy eltérhet attól, aki a végső döntési felelősséggel rendelkezik. Az Atlassian DACI megközelítése különválasztja ezeket a szerepeket, valamint azokat, akik tudást nyújtanak, és azokat, akiknek meg kell kapniuk az eredményt. Ezt a megkülönböztetést egy kis lapon is megőrizheted.

Írj fel egy döntési felelőst, azokat, akiknek bizonyítékot kell szolgáltatniuk, és azt, akit az eredmény érint. Erősítsd meg ezt a feladatot; egy név beírása egy cellába nem ad felhatalmazást és nem bizonyítja, hogy elfogadta. Ha külső válaszra van szükség, hagyd függőben lévő függőségként.

Az opcióknak konkrét következményekkel kell rendelkezniük. „A szerkeszthető használata”, „PDF bemutatása” és „a választás elhalasztása a terem kipróbálásáig” lehetővé teszik annak összehasonlítását, hogy mit nyerünk, mi marad függőben, és mi akadályozhatja a munkát. Ne adj hozzá olyan opciókat, amelyeket senki sem vett figyelembe, csak azért, hogy később igazold a választott megoldást.

Egy sablon két különálló állapottal

Másold le a lapot, és cseréld le a szögletes zárójelben szereplő útmutatásokat a saját adataiddal. Használj rövid hivatkozásokat, mint például a DEC-01 és DEC-02, mind az indexben, mind a feladatokban. Az azonosítók belső példák; nem igényelnek specifikus eszközt. Linkelj be a csapat számára hozzáférhető bizonyítékokat anélkül, hogy hitelesítő adatokat vagy felesleges információkat másolnál.

Hivatkozás és kérdés: [azonosító / konkrét döntés]
Terület: [érintett munka / mi marad ki]
Előkészítés: [információt gyűjtő személy]
Döntéshozó felelős: [személy / megerősített megbízás]
Hozzájárulások és címzettek: [ki járul hozzá / kinek kell tudnia]
Bizonyíték: [tény / hivatkozás / ellenőrzés dátuma]
Feltételezések: [mit kell még ellenőrizni / felelős / következmény]
Opciók: [valós alternatívák és mindegyik következménye]
Eredmény: [választott opció és ok; vagy függőben]
Döntés: [javasolt / elfogadott / elvetett / helyettesített]
Megerősítés: [személy / dátum / hivatkozás; vagy függőben]
Alkalmazás: [mettől / szükséges feltétel]
Felülvizsgálat: [feltétel, ami kiváltja / dátum / felelős]
Előzmények: [felváltja ezt / felváltva ezzel / dátumozott megjegyzés]
Végrehajtás: [függőben / folyamatban / blokkolva / ellenőrizve]
Következő lépés: [feladat / felelős / dátum vagy feltétel]
Ellenőrzés: [várható eredmény / bizonyíték / felelős]

Elfogadott azt jelenti, hogy létezik egy megerősített döntés. Az ellenőrzött a végrehajtását írja le, a tervezett bizonyítékokkal. Egy elvetett döntés nem mehet tovább a végrehajtásra. Ha a döntés elhalasztódik, tartsd meg a „javasolt” állapotot, írd le, mi hiányzik, és ki oldja meg; a csend nem fejezi be a megerősítést.

Példa: a bizonyíték megváltozik, a döntés megváltozik

Fiktív eset. Egy ügynökség workshopot készít elő. A hivatkozási nevek, napok és a következő eredmények didaktikai célúak; nem írnak le valós ügyfelet. A workshop tartalma már egyeztetve van. Már csak azt kell eldönteni, hogy milyen fájlt használnak majd a prezentáció során.

A DEC-02 már elfogadott, de még nem teszi lehetővé az „ellenőrzött prezentáció” írását. A következő lépés az, hogy megnyissuk a végső PDF-et a terem berendezésén, és átnézzük a tervezett diákat. Ha a workshop egy olyan animációtól függ, amely exportáláskor eltűnik, a tesztnek ezt fel kell fedeznie, mielőtt érvényesnek nyilvánítanánk a formátumot.

Az indoklás megőrzésének ötlete az AWS által leírt architekturális döntési jegyzőkönyvekből (ADR) származik: egy új döntés felválthat egy korábbit. Itt a szolgáltatási műveletekre adaptáljuk; nem egy architekturális normát alkalmazunk a workshopra.

Őrizd meg a DEC-01-ben leírt tényeket és indokokat. Add hozzá a dátummal ellátott helyettesítési megjegyzést és a DEC-02-re mutató linket. Aki az előzményeket olvassa, meg tudja majd különböztetni egy ésszerű döntést egy explicit feltételezés alapján egy utólagos szerkesztéssel elrejtett hibától.

Felülvizsgálat egy konkrét feltétel alapján

„Később felülvizsgáljuk” nem magyarázza meg, mit kell bárkinek megfigyelnie. Egy sikertelen teszt, egy változó függőség vagy egy új követelmény viszont lehetővé teszi a felülvizsgálat megnyitását. Jelöld ki, ki követi ezt a feltételt, és adj meg egy dátumot az ellenőrzésére, ha a munkának határideje van.

A dátum nem vonja vissza automatikusan a döntést. Ha nem jelenik meg új információ, jegyezd fel, hogy továbbra is alkalmazható-e, és milyen ellenőrzés hiányzik. Amikor a folytatás egy nem teljesült feltételtől függ, tartsd fenn a blokkolást. A példában a DEC-01 elfogadása nem adott engedélyt a berendezés tesztjének kihagyására.

Egy elgépelés javítása nem igényel DEC-03-at. A választott formátum vagy annak használati feltételének megváltoztatása viszont megér egy új hivatkozást. Ha felfedezed, hogy egy bizonyíték rosszul volt feljegyezve, adj hozzá egy dátummal ellátott javítást és vizsgáld felül a következményeit; ne hagyd, hogy a jegyzőkönyv továbbra is hamis bizonyosságot támogasson.

Ellenőrizd, hogy más is tudja folytatni

Tarts fenn egy indexet hivatkozással, kérdéssel, érvényes döntéssel és az előzményekre mutató linkkel. A végrehajtási feladatban jelöld meg, melyik döntés alkalmazandó. Ha változik, értesítsd az érintetteket, és ellenőrizd, hogy a függőben lévő munkát végző személy megkapta-e az új hivatkozást. A dokumentum szerkesztése nem garantálja, hogy mindenki elolvasta.

Kérj meg valakit, aki kívül áll a beszélgetésen, hogy találjon meg három dolgot: mit kell most tenni, miért változott meg, és mi maradt függőben. Ha meg kell kérdeznie, javítsd ki a lapot. Ha egy karbantartási feladat felesleges, alkalmazd az eltávolítás, automatizálás és delegálás (angolul) kritériumait, mielőtt új rutint hoznál létre.

Kezdj egy érvényes döntéssel, amelynek okát nehéz visszakeresni. Írd le, ami ismert, jelöld meg, ami még feltételezés, és hagyj egy következő lépést felelőssel. A következő személynek innen kell tudnia folytatni.