Könyvelő és egyéni vállalkozó a Frihetben: a többügyfeles munkaterület.
Hogyan működik a Frihet többügyfeles munkaterülete. Könyvelőd hozzáfér a számláidhoz, kiadásaidhoz és adóbevallásaidhoz WhatsApp, e-mailek és papír nélkül.
Kulcspontok
- Könyvelőd hozzáfér a munkaterületedhez könyvelői szerepkörben: látja a számlákat, kiadásokat és adóbevallásokat anélkül, hogy bármit is küldenél neki.
- Az ügyfelek közötti váltás egy kattintás. Az adatok valós időben töltődnek be, az oldal újratöltése nélkül.
- VeriFactu, hash lánc és szekvenciális számozás egyformán érvényes minden munkaterületre.
- Közvetlen exportálás ContaPlus, DATEV, Xero és QuickBooks rendszerekbe a könyvelői panelről.
Tartalomjegyzék
Az egyéni vállalkozók és könyvelők közötti kommunikáció Spanyolországban így működik: az egyéni vállalkozó lefényképez egy blokkot, elküldi WhatsAppon, a könyvelő letölti, átnevezi, feltölti a programjába, manuálisan osztályozza, és imádkozik, hogy egyik se hiányozzon a negyedév végén.
Vannak olyan könyvelőirodák, ahol 50 ügyféllel dolgoznak, és az órák 80%-a az ügyfél által már birtokolt dokumentáció összegyűjtésére megy el. A probléma nem a könyvelés. Hanem a csatorna.
A Frihet ezt egy többügyfeles munkaterülettel oldja meg. Könyvelőd közvetlenül belép az ERP rendszeredbe. Ugyanazt látja, mint te. Nincs továbbküldés, nincs letöltés, nincs kettős bevitel.
Hogyan működik
A folyamat egyszerű:
-
Az egyéni vállalkozó meghívja könyvelőjét. A Beállítások > Csapat menüpontban adja meg könyvelője e-mail címét és válassza a “Könyvelő” szerepkört. A rendszer egy kriptográfiai tokennel ellátott, 7 napig érvényes hivatkozást generál.
-
A könyvelő elfogadja a meghívást. Rákattint az e-mailben található hivatkozásra, regisztrál a Frihetbe (ingyenesen), és a meghívó automatikusan érvényesül. Az ügyfél munkaterülete megjelenik a paneljén.
-
A könyvelő egy kattintással vált az ügyfelek között. Az oldalsávon megjelenik az “Ügyfeleim”. Egy ügyfél kiválasztásakor a teljes rendszer újratöltődik az adott ügyfél adataival: számlák, kiadások, termékek, ügyfelek, adónaptár.
Nincs szinkronizálás. Nincs importálás. Az adatok ugyanazok, mert ugyanaz a rendszer.
Négy szerepkör, valós jogosultságok
Ez nem egy általános “megosztott hozzáférés”. Négy szerepkör létezik részletes jogosultságokkal:
| Szerepkör | Mindet látja | Létrehoz/szerkeszt | Töröl | Csapatot kezel | Beállításokat módosít |
|---|---|---|---|---|---|
| Admin | ✓ | Todo | Todo | ✓ | ✓ |
| Szerkesztő | ✓ | Facturas, presupuestos, gastos, clientes, productos | Solo gastos | ✗ | ✗ |
| Könyvelő | ✓ | Facturas y gastos | Nada | ✗ | ✗ |
| Megtekintő | ✓ | Nada | Nada | ✗ | ✗ |
A “Könyvelő” szerepkör a könyvelőirodák számára készült: megtekintheti az összes adóügyi információt, számlákat hozhat létre az ügyfél nevében és rögzíthet kiadásokat, de nem törölhet adatokat, és nem módosíthatja az üzleti beállításokat.
Mit lát a könyvelő
Ügyfélpanel
Amikor belép a Frihetbe, a könyvelő egy rácsot lát az összes ügyfelével. Minden kártya a következőket mutatja:
- Vállalkozás neve
- Ügyfél e-mail címe
- Szerepe az adott munkaterületen
- A következő adókötelezettség dátuma (április 20., július 20., október 20., január 30.)
A munkaterületen belül
Egy ügyfélhez belépve a rendszer valós időben betölti az adott ügyfél összes adatgyűjteményét. A könyvelő pontosan ugyanazt látja, mint az egyéni vállalkozó:
Egy felső sáv folyamatosan jelzi, hogy egy másik felhasználó munkaterületét tekinti meg: “Megtekintés mint [Vállalkozás neve] · Szerepkör: Könyvelő”. A “Vissza a fiókomhoz” gombra kattintva visszatér a saját paneljére.
Delegált számlázás
A könyvelő számlákat hozhat létre az ügyfél munkaterületén belül. A számla az ügyfél számozási sorozatát használja, nem a könyvelőét. A VeriFactu automatikusan alkalmazza: hash, QR, szekvencia. Nincs további konfiguráció.
Mit lát az ügyfél
Az ügyfélnek nem kell semmi különlegeset tennie. Normálisan használja a Frihetet. Az egyetlen különbség:
- Ha van aktív könyvelője, lát egy kontextuális értesítést, amely arra ösztönzi, hogy töltsön fel kiadásokat és dokumentumokat: “Tanácsadód hozzáfér a munkaterületedhez. Töltsd fel a kiadásaidat, hogy kezelhesse őket.”
- Ha egy blokkot tölt fel a kiadások szekcióból, az OCR kivonatolja az adatokat és osztályozza azokat. Könyvelője azonnal látja őket.
Nincs külön portál. Nincs külön alkalmazás. Ugyanaz a Frihet.
VeriFactu minden munkaterületen
Minden munkaterületen kiállított számla automatikusan megfelel a VeriFactu előírásainak:
- SHA-256 hash lánc: Minden számla tartalmazza az előző számla hash értékét. Az AEAT által ellenőrizhető lánc.
- Ellenőrizhető QR: QR kód minden PDF-en, szkennelhető az AEAT elektronikus székhelyén.
- Szekvenciális számozás: Ugrások nélkül, atomi számlálókkal kezelve a szerveren.
Egy könyvelőiroda számára ez azt jelenti, hogy minden ügyfele az első naptól kezdve megfelel a VeriFactu előírásainak, egyedi konfiguráció nélkül. A hash automatikusan generálódik, a QR megjelenik a PDF-en, és a sorrend ügyfélenként megmarad.
Exportálás a könyvelőprogramodhoz
A többügyfeles munkaterület közvetlen exportálási lehetőséget biztosít a könyvelőprogramod által használt formátumokban. Kézi adatmásolás és közvetítők nélkül:
| Formátum | Kompatibilis vele | Használat |
|---|---|---|
| ContaPlus (xDiario.txt) | Sage 50, ContaSol, A3 | Rögzített szélességű, Latin-1, PGC számlák |
| DATEV EXTF | DATEV (Németország) | Pontosvesszők, 31 mezős fejléc, BU-Schlüssel |
| Xero CSV | Xero (globális) | 43 oszlop, NN/HH/ÉÉÉÉ |
| QuickBooks CSV | QuickBooks (globális) | 11 oszlop, HH/NN/ÉÉÉÉ |
| CSV generico | Excel, Google Sheets, LibreOffice | UTF-8 BOM-mal, univerzális |
Kiválasztod a formátumot, évet, negyedévet és ügyfelet. Egy kattintással letölthető az importálásra kész fájl. Ha több ügyfelet kezelsz, az “M303 Köteg” gomb ZIP formátumban generálja a kiválasztott ügyfelek 303-as modelljét (adóbevallását).
Értesítéseket is kapsz, amikor egy ügyfél kiadást rögzít vagy számlát hoz létre — anélkül, hogy minden egyes munkaterületet ellenőrizned kellene.
Kinek szól ez
Adótanácsadó irodák egyéni vállalkozó ügyfelekkel. Közvetítők nélkül férhet hozzá ügyfelei adataihoz. A 303-as modell már kiszámítva. A kiadások már OCR által osztályozva vannak. Csak ellenőriznie és exportálnia kell.
Egyéni vállalkozó, aki azt szeretné, hogy könyvelője kényelmesen dolgozzon. Hívja meg a munkaterületére. Nincs több WhatsApp üzenet blokkfotókkal. Nincs több “elküldenéd újra a márciusi számlát?”.
Több tanácsadóval rendelkező iroda. Minden tanácsadó rendelkezhet könyvelői szerepkörrel a hozzá tartozó munkaterületeken. Nincs korlátozva a munkaterületek száma könyvelőnként.
KKV belső könyvelővel. A “Szerkesztő” szerepkör teljes hozzáférést biztosít a számlázáshoz anélkül, hogy romboló változtatásokat engedélyezne. Ideális egy adminisztrációs alkalmazott számára.
A többügyfeles munkaterület az ingyenes csomagtól (1 tag) egészen a Business (10 tag) csomagig elérhető. Azok a könyvelőirodák, amelyeknek több mint 10 ügyfelük van, vegyék fel velünk a kapcsolatot az Enterprise csomagért.
Hasznos volt ez a cikk?
Gyakran ismételt kérdések
Hogyan hívhatom meg könyvelőmet a Frihetbe?
A Beállítások > Csapat menüpontban add meg könyvelőd e-mail címét, és válaszd a 'Könyvelő' szerepkört. Kap egy e-mailt egy biztonságos hivatkozással (kriptográfiai token, 7 napos érvényességgel). Elfogadás után a munkaterületed megjelenik az ügyfélpaneljén.
Mit láthat és tehet a könyvelőm a munkaterületemen?
Könyvelői szerepkörrel megtekintheti a számlákat, árajánlatokat, kiadásokat, ügyfeleket, szállítókat és termékeket. Létrehozhatja és szerkesztheti a számlákat és kiadásokat. Semmit sem törölhet, nem kezelheti a csapatodat, és nem módosíthatja a beállításokat.
Könyvelőmnek fizetnie kell a Frihet használatáért?
Könyvelőd ingyenesen regisztrálhat a Frihetbe. A fontos a te csomagod: az ingyenes csomag 1 csapattagot engedélyez, a Pro 3-at, a Business pedig akár 10-et.
Ügyfeleim adatai külön vannak kezelve?
Teljes mértékben. Minden munkaterület egy független Firestore gyűjtemény saját biztonsági szabályokkal. Könyvelőd váltogathat a munkaterületek között, de soha nem keveri az adatokat. Nincs megosztott adatbázis.
