Materiali del cliente: cosa verificare prima del kickoff

Il cliente invia una cartella con logo, quattro documenti e immagini: «Potete iniziare». Prima del kickoff, verifica quale attività permette ogni materiale, chi lo controlla e cosa manca per accettarlo. Una cartella piena non risponde. La scheda serve a un’agenzia che ha già concordato il lavoro: non rinegozia il preventivo e non calcola la disponibilità del team. Basta un foglio condiviso.

Parti dalle attività

Per impaginare servono testi identificati; per scegliere un taglio serve la fotografia originale; per verificare modifiche serve accesso all’ambiente corretto. Se non sai nominare l’attività dipendente, chiediti se quel materiale serva adesso.

La guida al kickoff di Atlassian propone di concordare scopo, ruoli e criteri di successo. Qui aggiungiamo una verifica preliminare degli input. È un metodo operativo proposto, non uno standard di certificazione. Distingui ciò che serve per iniziare da ciò che serve per pubblicare. L’accesso alla produzione può attendere se la prima fase usa un ambiente di test; il testo principale può condizionare la struttura dal giorno 1. Fissa la necessità per attività, senza trasformare la riunione in una scadenza uguale per tutto.

Definisci un criterio ripetibile

«Inviare foto» lascia troppa ambiguità. Richiedi l’originale della fotografia principale, controlla il taglio concordato e fai confermare l’uso previsto. Un’altra persona deve poter ripetere la prova. Per i testi specifica sezioni, lingua, versione e persona che conferma. Per il logo chiedi file utilizzabile e variante scelta: uno screenshot non dimostra che esista un originale vettoriale.

Prova l’azione necessaria dall’account assegnato. Ricevere un invito non dimostra che l’account funzioni. Google Drive distingue lettore, commentatore ed editor: aprire e modificare sono verifiche diverse. Non inserire password nella scheda e non rendere pubblico un link per risolvere un permesso individuale. Il cliente fornisce; l’agenzia verifica. «Cliente» e «noi» non bastano: indica le persone responsabili.

Esempio ipotetico: cinque input

Un’agenzia prepara una pagina di campagna con cinque sezioni. Dati inventati per esercitarsi; i giorni sono relativi all’inizio previsto, non scadenze raccomandate.

2 ÷ 5 = 40% di input accettati. È una descrizione dell’inventario, non della possibilità di iniziare. Anche quattro input accettati non permettono l’impaginazione se manca K01. Il design può esplorare una direzione con il logo soltanto se non richiede testo definitivo o foto. Scrivi questo limite; i segnaposto non sono contenuti approvati.

Scheda da copiare

ID / materiale / attività dipendente:
Criterio osservabile:
Chi fornisce / chi verifica:
Necessario prima di / versione ricevuta:
Stato: in attesa / ricevuto / da correggere / accettato / non necessario
Evidenza della verifica e data:
Prossima azione / responsabile / prossima verifica:
Se arriva tardi: attività possibile e attività in attesa:

Mantieni una riga e un identificativo per dipendenza, anche se arriva una nuova versione. «Ricevuto» attende un controllo. «Da correggere» descrive un difetto preciso, non «materiale scadente». «Non necessario» richiede motivo e decisore. Se cambia una versione accettata, controlla le attività che usavano quella precedente, conserva il nuovo riferimento e riapri solo le verifiche interessate. Cambiare il risultato concordato richiede una decisione separata sul perimetro.

Una richiesta risolvibile

«Per impaginare mancano la sezione 5 e la conferma della versione K01. Per la testata serve l’originale K03; la miniatura è di 320 px. Sviluppo verifica K04. Confermate chi fornisce le due correzioni e quando; poi riesamineremo quali attività possono iniziare».

L’arrivo del file non conferma automaticamente una nuova data: restano da verificare qualità e disponibilità reale. Il silenzio non equivale ad accettazione. In un’agenzia — lettura in inglese, una richiesta unica evita versioni concorrenti. Se le richieste interne proliferano, rivedi eliminare, automatizzare e delegare — inglese. Se l’attività non è mai stata definita, torna al perimetro del preventivo — inglese.

Chiudi il kickoff con una decisione per attività: può iniziare, attende un input oppure richiede chiarimenti. Indica chi eseguirà il prossimo controllo.