キックオフ前の顧客資料：受領後に何を確認するか

顧客から、ロゴ、4つの文書、数枚の画像が入ったフォルダと「これで着手できます」という連絡が届きました。キックオフ前に確認したいのは、各資料でどの作業を始められるか、誰が確認するか、受入れまで何が足りないかです。 ファイルがそろって見えるだけでは判断できません。

この確認票は、作業内容に合意済みの制作会社向けです。見積もりの再交渉やチームの稼働計算を行うものではありません。共有の表計算シートがあれば使えます。

作業を起点に資料を依頼する

最初の成果物を作業に分けます。ページの組版には区分された原稿、トリミングには写真の元ファイル、変更の確認には正しい環境へのアクセスが必要です。どの作業に使うか説明できない資料は、今必要なのか見直します。

Atlassianのキックオフガイドは、目的、役割、成功基準を合わせることを提案しています。この確認票は、その前段として入力資料の使用可否を確かめる方法です。編集部による実務上の提案であり、認証規格ではありません。

着手に必要なものと公開に必要なものを分けます。最初の工程をテスト環境で行うなら、本番へのアクセスは後でも構いません。一方、主要な原稿は1日目から構成を左右するかもしれません。会議の日を全資料の一律期限にせず、作業ごとに必要な時点を決めます。

「使える」の意味を先に決める

「写真を送ってください」だけでは曖昧です。メイン写真の元ファイルを依頼し、合意した切り抜きが可能か確認し、予定する用途を確認してもらいます。別の人でも同じ確認を再現できる基準にします。

原稿ならセクション、言語、版、内容を確定する人を明示します。ロゴなら使用できる形式と採用するバリエーションが必要です。スクリーンショットが届いても、ベクターの元ファイルがある証拠にはなりません。

アクセスは、割り当てられたアカウントで必要な操作を試します。招待が届いたことと作業できることは別です。Google Driveの説明では、閲覧者、閲覧者（コメント可）、編集者を区別しています。リンクが開くかと編集できるかは別々に確認します。確認票にパスワードを書かず、個別の権限問題を解決するためにリンクを一般公開しないでください。アクセス先の参照を残し、秘密情報は残しません。

顧客が提供し、制作会社が用途に適するか確認します。「顧客」「当社」だけでなく、誰に連絡すべきか分かる担当者を決めます。

仮想例：5項目のうち2項目を受入れ

5セクションのキャンペーンページを制作する例です。データはすべて架空です。日数は予定する着手日からの相対日で、推奨期限ではありません。

受入済みは2 ÷ 5 = 40%です。 これは一覧の状態を示す数字で、プロジェクトの着手準備率ではありません。4項目が受入済みでも、残りがK01なら原稿の組版は始められません。緑色の行数より、何の作業が止まるかが重要です。

確定原稿や写真を必要としない範囲なら、ロゴを使ってデザインの方向を検討できます。その制限を書き残してください。仮の文字や画像が入った画面を、承認済みの内容として扱いません。

コピーして使う確認票

依存関係ごとに1行を使い、新しい版が届いても同じIDを維持します。

ID／資料／依存する作業：
確認可能な受入基準：
提供者／確認者：
必要な時点／受領した版：
状態：未着／受領済み／要修正／受入済み／不要
確認の証跡と日付：
次の行動／担当者／次回確認：
遅れた場合：進められる作業と待つ作業：

「受領済み」は確認待ちです。「要修正」には「品質が悪い」ではなく具体的な不足を書きます。「不要」には理由と判断者が必要です。受け取れない項目を隠すためには使いません。

受入済みの版が変わったら、旧版を使った作業を確認し、新しい参照を残し、影響する確認だけを再開します。合意した成果物そのものが変わるなら、別途スコープの判断が必要です。確認票の更新だけでは代わりになりません。

相手が解決できる依頼にする

「組版にはセクション5とK01の版確定が必要です。ヘッダー用にはK03の元画像が必要です。届いたサムネイルは320 pxです。K04は開発担当が確認します。2件の修正を誰がいつ提供するかお知らせください。その後、着手できる作業を確認します。」

ファイル到着だけで新しい納期を確定しません。使用可否と実際の空き状況の確認が残っています。返事がないことを受入れとみなさないでください。制作会社の業務について（英語）も踏まえ、依頼を一本化すれば担当者ごとに別の版を求める事態を防げます。

社内の依頼がむやみに増えるなら、削減・自動化・委任の順序（英語）を見直します。 作業自体が未定義なら、見積もりで合意する範囲（英語）に戻って確認します。

最後に、各作業を「開始可能」「資料待ち」「要確認」に分け、次に誰が確認するかを残します。明日着手する人が何を使えるか分かる状態が、会議の成果です。