意思決定記録：チームのためのテンプレート

チームの意思決定記録は、なぜある選択肢が選ばれたのか、そしてそれを見直すために何を変更する必要があるのかに答えることを可能にします。誰かが古い決定に基づいて作業しており、別の人が例外を思い出しても、誰も元の理由を見つけられないときに必要となります。チャットの最後の文には、これらの情報すべてが含まれていることはめったにありません。

代理店（英語）では、記録は意思決定ごとにカードとインデックスを持つ共有ドキュメントとなります。その有用性は、コンテキストを保持し、検証済みと仮定を区別し、新しい決定を、それが置き換える以前の決定に結び付けることで現れます。ここでは、それを行うためのテンプレートと完全なケースを示します。

作業を変更する意思決定を記録する

複数の人の作業に影響を与える選択、重要な不確実性に依存する選択、または再構築に費用がかかる選択の場合は、カードを開きます。共有の納品方法を選択することは記録に値しますが、誤植の修正はタスクに残しておくことができます。このドキュメントは、後で誰かが理解する必要がある決定を保存する必要があります。

閉じることができる質問を定式化します：「クライアントの部屋でワークショップを発表するためにどのフォーマットを使用しますか？」。 「プレゼンテーションを改善する」は決定を特定しません。すでに提案書で定めた作業範囲（英語）で合意されている内容、セッション数、参加者向け資料など、何が除外されるかを追加します。

証拠と仮定を区別します。「ワークショップを調整する人が、前日までスライドを修正できるようにと求めた」はメッセージを記述しています。「部屋のコンピューターで編集可能なファイルを開くことができる」は、確認されるまで保留の状態です。仮定に同意しても、それが事実になるわけではありません。

誰が準備し、誰が決定するかを明確にする

情報を収集する人と、最終的な決定責任を持つ人は異なる場合があります。アトラシアンのDACIアプローチは、知識を提供する人と結果を受け取る人に加えて、これらの役割を分離します。この区別を小さなカードに保持することができます。

決定責任者を1人定め、証拠を提供する人と結果の影響を受ける人を記録します。その割り当てを確認します。セルに名前を入力しても、権限が与えられたり、その人が承諾したことを示したりするわけではありません。外部からの回答が必要な場合は、未解決の依存関係として残しておきます。

選択肢には具体的な結果が必要です。「編集可能なものを使用する」、「PDFを提示する」、そして「部屋を試すまで選択を延期する」は、何が得られ、何が未解決で、何が作業を妨げる可能性があるかを比較することを可能にします。後で好ましいものを正当化するためだけに、誰も考慮しなかった選択肢を追加しないでください。

2つの独立した状態を持つテンプレート

カードをコピーし、角括弧内の説明に沿って記入します。インデックスとタスクの両方で、DEC-01やDEC-02のような短い参照を使用します。識別子は内部の例であり、特定のツールは必要ありません。資格情報や不要な情報をコピーすることなく、チームがアクセスできる証拠にリンクします。

参照番号と問い: [識別子 / 具体的な決定]
対象範囲: [影響を受ける作業 / 除外されるもの]
準備担当: [情報を収集する人]
決定責任者: [決定責任者 / 確認された割り当て]
情報提供者と共有先: [情報提供者 / 知るべき人]
証拠: [事実 / 参照 / 確認日]
仮定: [確認すべきこと / 責任者 / 結果]
選択肢: [実際の代替案とそれぞれの結果]
結論: [選ばれた選択肢と理由；または保留]
決定の状態: [提案済み / 採択済み / 却下済み / 置き換え済み]
承認の記録: [担当者 / 日付 / 参照；または保留]
適用条件: [いつから / 必要な条件]
見直し: [発動条件 / 日付 / 責任者]
履歴: [置き換え元 / 置き換え先 / 日付入りメモ]
実行の状態: [保留中 / 進行中 / ブロック済み / 確認済み]
次のアクション: [タスク / 責任者 / 日付または条件]
検証: [期待される結果 / 証拠 / 責任者]

採択済みは、確認された決定が存在することを意味します。確認済みは、予期された証拠を伴うその適用を記述します。却下された決定は実行に進むべきではありません。決定を延期する場合は、「提案済み」を保持し、何が不足しているか、誰がそれを解決するかを記述します。沈黙は確認を完了しません。

例：証拠が変わると、決定も変わる

**架空のケース。**ある代理店がワークショップを準備しています。参照名、日付、および以下の結果は教育目的のものであり、実際のクライアントを記述するものではありません。ワークショップのコンテンツは合意されています。プレゼンテーション中にどのファイルを使用するかを決定するのみです。

DEC-02はすでに採択されていますが、「プレゼンテーション確認済み」と記述することはまだできません。次のアクションは、最終PDFを部屋の機器で開き、予定されているスライドを確認することです。ワークショップがエクスポート時に消えるアニメーションに依存している場合、フォーマットを有効と見なす前に、テストでそれを検出する必要があります。

理由を保持するという考え方は、AWSが記述するアーキテクチャ意思決定記録（ADR）に由来します。新しい決定は以前のものを置き換えることができます。ここでは、サービス運用に適用しており、ワークショップにアーキテクチャの基準を適用しているわけではありません。

DEC-01に書かれた事実と理由をそのまま保持します。置き換えのメモに日付とDEC-02へのリンクを追加します。履歴を読む人は、明示的な仮定に基づく合理的な決定と、遡及的な編集によって隠蔽されたエラーとを区別できるようになります。

特定の条件に基づいて見直す

「後で確認します」では、誰も何を観察すべきかを説明していません。テストの失敗、変更された依存関係、または新しい要件は、見直しを開始することを可能にします。その条件を誰が追跡するか、そして作業に期限がある場合はそれを確認する日付を割り当てます。

その日付は自動的に決定を取り消すものではありません。新しい情報が得られない場合は、引き続き適用可能か、どの検証が不足しているかを記録します。続行が満たされていない条件に依存する場合、ブロックを保持します。この例では、DEC-01を受け入れても、機器のテストを省略することは許可されませんでした。

誤字の修正だけならDEC-03を作成する必要はありません。選択されたフォーマットまたはその使用条件の変更は、別の参照に値します。ある証拠が誤って記録されていたことを発見した場合、日付入りの修正を追加し、その結果を見直してください。記録が偽りの確実性を保持し続けないようにしてください。

他の人が続行できることを確認する

参照、質問、現行の決定、および履歴へのリンクを含むインデックスを保持します。実行タスクでは、どの決定が適用されるかを示します。変更があった場合は、関係者に通知し、未完了の作業を持つ人が新しい参照を受け取ったことを確認します。ドキュメントを編集しても、全員が読んだことを保証するものではありません。

会話に直接関与していない人に、次の3つのことを見つけるように依頼します：今何をすべきか、なぜ変更されたのか、そして何がまだ保留中か。もし質問する必要がある場合は、カードを修正します。不要なメンテナンス作業がある場合は、別のルーチンを作成する前に、削除、自動化、委任（英語）の基準を適用します。

理由を回復するのが難しい現在の決定から始めます。既知の事柄を書き、まだ仮定であるものをマークし、責任者とともに次のアクションを残します。次の担当者はそこから続行できるはずです。