Leder og frilanser i samme ERP: Frihet multi-kunde workspace
Frihets multi-kunde workspace: Regnskapsfører får tilgang til fakturaer, utgifter, skattemodeller. Uten WhatsApp, e-post, papir.
Viktige punkter
- Din regnskapsfører får tilgang til din workspace med regnskapsførerrolle: han/hun ser fakturaer, utgifter og skattemodeller uten at du sender noe
- Det er ett klikk å bytte mellom kunder. Dataene lastes i sanntid, uten å laste inn siden på nytt
- VeriFactu, hash chain og sekvensiell nummerering gjelder for alle workspaces likt
- Direkte eksport til ContaPlus, DATEV, Xero og QuickBooks fra regnskapsbyråets panel
Innhold
Kommunikasjonen mellom selvstendig næringsdrivende og regnskapsførere i Spania fungerer slik: den selvstendig næringsdrivende fotograferer en kvittering, sender den via WhatsApp, regnskapsføreren laster den ned, endrer navnet, laster den opp til programmet sitt, klassifiserer den manuelt og ber om at ingen mangler når kvartalet kommer.
Det finnes regnskapsbyråer med 50 kunder hvor 80% av timene går med til å samle inn dokumentasjon som kunden allerede har et sted. Problemet er ikke regnskapet. Det er kanalen.
Frihet løser dette med en multi-kunde workspace. Din regnskapsfører går direkte inn i din ERP. Han/hun ser det samme som deg. Det er ingen videresending, ingen nedlasting, ingen dobbeltføring.
Slik fungerer det
Flyten er enkel:
-
Den selvstendig næringsdrivende inviterer regnskapsføreren sin. Fra Innstillinger > Team, legger han/hun inn e-postadressen til sin regnskapsfører og velger rollen “Regnskapsfører”. Systemet genererer en lenke med kryptografisk token og 7 dagers gyldighet.
-
Regnskapsføreren aksepterer invitasjonen. Han/hun klikker på lenken i e-posten, registrerer seg i Frihet (gratis) og invitasjonen valideres automatisk. Kundens workspace vises i hans/hennes panel.
-
Regnskapsføreren bytter mellom kunder med ett klikk. I sidefeltet vises “Mine kunder”. Ved å velge en, lastes hele systemet inn på nytt med dataene for den kunden: fakturaer, utgifter, produkter, kunder, skattekalender.
Det er ingen synkronisering. Det er ingen import. Dataene er de samme fordi det er det samme systemet.
Fire roller, reelle tillatelser
Det er ikke en generisk “delt tilgang”. Det er fire roller med detaljerte tillatelser:
| Rolle | Ser alt | Oppretter/redigerer | Sletter | Administrerer team | Endrer innstillinger |
|---|---|---|---|---|---|
| Admin | ✓ | Alt | Alt | ✓ | ✓ |
| Redaktør | ✓ | Fakturaer, tilbud, utgifter, kunder, produkter | Kun utgifter | ✗ | ✗ |
| Regnskapsfører | ✓ | Fakturaer og utgifter | Ingenting | ✗ | ✗ |
| Visningsbruker | ✓ | Ingenting | Ingenting | ✗ | ✗ |
Rollen “Regnskapsfører” er ment for regnskapsbyråer: den kan se all skatteinformasjon, opprette fakturaer på vegne av kunden og registrere utgifter, men kan ikke slette data eller endre virksomhetens innstillinger.
Hva regnskapsføreren ser
Kundepanel
Når regnskapsføreren logger inn i Frihet, ser han/hun et rutenett med alle sine kunder. Hvert kort viser:
- Virksomhetsnavn
- Kundens e-post
- Hans/hennes rolle i den workspace
- Neste frist for skatteforpliktelse (20. april, 20. juli, 20. oktober, 30. januar)
Inne i workspace
Når man går inn i en kunde, laster systemet i sanntid inn alle datakolleksjonene for den kunden. Regnskapsføreren ser nøyaktig det samme som den selvstendig næringsdrivende:
En topplinje indikerer til enhver tid at han/hun ser en annen brukers workspace: “Ser som [Virksomhetsnavn] · Rolle: Regnskapsfører”. Ett klikk på “Tilbake til min konto” returnerer ham/henne til sitt eget panel.
Delegert fakturering
Regnskapsføreren kan opprette fakturaer innenfor kundens workspace. Fakturaen bruker kundens nummerserie, ikke regnskapsførerens. VeriFactu gjelder automatisk: hash, QR, sekvens. Det er ingen ytterligere konfigurasjon.
Hva kunden ser
Kunden trenger ikke å gjøre noe spesielt. Han/hun bruker Frihet normalt. Den eneste forskjellen:
- Hvis han/hun har en aktiv regnskapsfører, ser han/hun en kontekstuell melding som oppfordrer ham/henne til å laste opp utgifter og dokumenter: “Din regnskapsfører har tilgang til din workspace. Last opp dine utgifter slik at han/hun kan behandle dem.”
- Hvis han/hun laster opp en kvittering fra utgiftsseksjonen, trekker OCR ut dataene og klassifiserer dem. Regnskapsføreren ser dem umiddelbart.
Det er ingen separat portal. Det er ingen annen app. Det er det samme Frihet.
VeriFactu i alle workspaces
Hver faktura utstedt i enhver workspace overholder VeriFactu automatisk:
- SHA-256 Hash chain: Hver faktura inkluderer hashen til den forrige. Kjeden er verifiserbar av AEAT.
- Verifiserbar QR: QR-kode i hver PDF, kan skannes på AEATs elektroniske kontor.
- Sekvensiell nummerering: Uten hull, administrert av atomiske tellere på serveren.
For et regnskapsbyrå betyr dette at alle deres kunder overholder VeriFactu fra første dag, uten individuell konfigurasjon. Hashen genereres automatisk, QR-koden vises i PDF-en, og sekvensen opprettholdes per kunde.
Eksport for ditt regnskapsprogram
Multi-kunde workspace inkluderer direkte eksport i formatene som regnskapsprogrammet ditt bruker. Uten å kopiere data manuelt, uten mellomledd:
| Format | Kompatibel med | Bruk |
|---|---|---|
| ContaPlus (xDiario.txt) | Sage 50, ContaSol, A3 | Fast bredde, Latin-1, PGC-kontoer |
| DATEV EXTF | DATEV (Tyskland) | Semikolon, 31 felt i topptekst, BU-Schlüssel |
| Xero CSV | Xero (global) | 43 kolonner, DD/MM/YYYY |
| QuickBooks CSV | QuickBooks (global) | 11 kolonner, MM/DD/YYYY |
| Generisk CSV | Excel, Google Sheets, LibreOffice | UTF-8 med BOM, universell |
Du velger format, år, kvartal og kunde. Ett klikk laster ned filen klar for import. Hvis du administrerer flere kunder, genererer knappen “Lote M303” Skjema 303 for alle valgte kunder som en ZIP.
Du mottar også varsler når en kunde registrerer en utgift eller oppretter en faktura — uten å måtte sjekke hver workspace.
Hvem er dette for
Skattebyrå med selvstendig næringsdrivende kunder. Få tilgang til kundenes data uten mellomledd. Skjema 303 er allerede beregnet. Utgiftene er allerede klassifisert av OCR. Du trenger bare å gjennomgå og eksportere.
Selvstendig næringsdrivende som ønsker at regnskapsføreren skal jobbe komfortabelt. Inviter ham/henne til din workspace. Ikke mer WhatsApp med bilder av kvitteringer. Ikke mer “kan du sende meg fakturaen fra mars på nytt?”.
Kontor med flere rådgivere. Hver rådgiver kan ha regnskapsførerrolle i de workspaces som er relevante. Det er ingen grense for workspaces per regnskapsfører.
SMB med intern regnskapsfører. Rollen “Redaktør” gir full tilgang til fakturering uten å tillate destruktive endringer. Ideelt for en administrativ ansatt.
Multi-kunde workspace er tilgjengelig fra gratisplanen (1 medlem) opp til Business (10 medlemmer). For regnskapsbyråer med mer enn 10 kunder, kontakt oss for Enterprise-plan.
Var denne artikkelen nyttig?
Ofte stilte spørsmål
Hvordan inviterer jeg regnskapsføreren min til Frihet?
Fra Innstillinger > Team, legger du inn e-postadressen til din regnskapsfører og velger rollen 'Regnskapsfører'. Han/hun mottar en e-post med en sikker lenke (kryptografisk token, 7 dagers gyldighet). Ved aksept vises din workspace i hans/hennes kundepanel.
Hva kan min regnskapsfører se og gjøre i min workspace?
Med regnskapsførerrolle kan han/hun se fakturaer, tilbud, utgifter, kunder, leverandører og produkter. Han/hun kan opprette og redigere fakturaer og utgifter. Han/hun kan ikke slette noe, administrere teamet ditt eller endre innstillinger.
Må min regnskapsfører betale for å bruke Frihet?
Din regnskapsfører registrerer seg gratis i Frihet. Planen som betyr noe er din: gratisplanen tillater 1 teammedlem, Pro tillater 3 og Business opptil 10.
Er dataene til mine kunder adskilt?
Fullstendig. Hver workspace er en uavhengig Firestore-samling med egne sikkerhetsregler. Din regnskapsfører bytter mellom workspaces, men blander aldri data. Det finnes ingen delt database.
