Frihet'te Muhasebeci ve Serbest Çalışan: Çok Müşterili Çalışma Alanı.
Frihet'in çok müşterili çalışma alanı nasıl çalışır? Muhasebeciniz faturalarınıza, giderlerinize ve vergi formlarınıza WhatsApp'sız, e-mailsiz, kağıtsız erişir.
Önemli noktalar
- Muhasebeciniz, muhasebeci rolüyle çalışma alanınıza erişir: siz hiçbir şey göndermeden faturaları, giderleri ve vergi formlarını görür.
- Müşteriler arasında geçiş tek tıklamayla yapılır. Veriler, sayfa yenilenmeden gerçek zamanlı olarak yüklenir.
- VeriFactu, hash zinciri ve sıralı numaralandırma tüm çalışma alanlarına eşit şekilde uygulanır.
- Muhasebe bürosu panelinden ContaPlus, DATEV, Xero ve QuickBooks'a doğrudan dışa aktarım.
İçindekiler
İspanya’da serbest çalışanlar ve muhasebeciler arasındaki iletişim şöyle işler: serbest çalışan bir fişin fotoğrafını çeker, WhatsApp’tan gönderir, muhasebeci onu indirir, yeniden adlandırır, kendi programına yükler, manuel olarak sınıflandırır ve çeyrek geldiğinde hiçbirinin eksik olmaması için dua eder.
50 müşterisi olan muhasebe büroları var ki, zamanlarının %80’i müşterinin zaten bir yerlerde sahip olduğu belgeleri toplamaya gider. Sorun muhasebe değil. Kanal.
Frihet, bunu çok müşterili bir çalışma alanı ile çözer. Muhasebeciniz doğrudan sizin ERP’nize girer. Sizinle aynı şeyleri görür. Yeniden gönderme, indirme, çift giriş yok.
Nasıl Çalışır
Akış basit:
-
Serbest çalışan muhasebecisini davet eder. Ayarlar > Ekip bölümünden muhasebecisinin e-postasını girer ve ‘Muhasebeci’ rolünü seçer. Sistem, kriptografik bir belirteç ve 7 gün geçerliliği olan bir bağlantı oluşturur.
-
Muhasebeci daveti kabul eder. E-postadaki bağlantıya tıklar, Frihet’e kaydolur (ücretsiz) ve davet otomatik olarak doğrulanır. Müşterinin çalışma alanı panosunda görünür.
-
Muhasebeci, tek bir tıklamayla müşteriler arasında geçiş yapar. Yan çubukta “Müşterilerim” görünür. Birini seçtiğinde, tüm sistem o müşterinin verileriyle yeniden yüklenir: faturalar, giderler, ürünler, müşteriler, vergi takvimi.
Senkronizasyon yok. İçe aktarma yok. Veriler aynıdır çünkü sistem aynıdır.
Dört Rol, Gerçek İzinler
Bu genel bir “paylaşılan erişim” değildir. Ayrıntılı izinlere sahip dört rol vardır:
| Rol | Her şeyi görür | Oluşturur/düzenler | Siler | Ekibi yönetir | Ayarları değiştirir |
|---|---|---|---|---|---|
| Yönetici | ✓ | Her şey | Her şey | ✓ | ✓ |
| Düzenleyici | ✓ | Faturalar, teklifler, giderler, müşteriler, ürünler | Sadece giderler | ✗ | ✗ |
| Muhasebeci | ✓ | Faturalar ve giderler | Hiçbir şey | ✗ | ✗ |
| Görüntüleyici | ✓ | Hiçbir şey | Hiçbir şey | ✗ | ✗ |
‘Muhasebeci’ rolü muhasebe büroları için düşünülmüştür: tüm mali bilgileri görebilir, müşteri adına fatura oluşturabilir ve gider kaydedebilir, ancak veri silemez veya işletme ayarlarını değiştiremez.
Muhasebecinin Gördükleri
Müşteri Paneli
Frihet’e girdiğinde, muhasebeci tüm müşterilerini içeren bir tablo görür. Her kart şunları gösterir:
- İşletme Adı
- Müşteri E-postası
- Bu çalışma alanındaki rolü
- Bir sonraki vergi yükümlülüğü tarihi (20 Nisan, 20 Temmuz, 20 Ekim, 30 Ocak)
Çalışma Alanı İçinde
Bir müşteriye girdiğinde, sistem o müşteriye ait tüm veri koleksiyonlarını gerçek zamanlı olarak yükler. Muhasebeci, serbest çalışanla tamamen aynı şeyi görür:
Üst çubuk, her zaman başka bir kullanıcının çalışma alanını görüntülediğini gösterir: “[İşletme Adı] olarak görüntüleniyor · Rol: Muhasebeci”. “Hesabıma geri dön”e tıklamak, onu kendi paneline döndürür.
Yetkilendirilmiş Faturalandırma
Muhasebeci, müşterinin çalışma alanı içinde faturalar oluşturabilir. Fatura, muhasebecinin değil, müşterinin numaralandırma serisini kullanır. VeriFactu otomatik olarak uygulanır: hash, QR, sıra. Ek yapılandırma yoktur.
Müşterinin Gördükleri
Müşterinin özel bir şey yapmasına gerek yok. Frihet’i normal şekilde kullanır. Tek fark:
- Aktif bir muhasebecisi varsa, giderleri ve belgeleri yüklemesini teşvik eden bağlamsal bir uyarı görür: “Danışmanınız çalışma alanınıza erişebilir. Yönetebilmesi için giderlerinizi yükleyin.”
- Giderler bölümünden bir fiş yüklerse, OCR verileri çıkarır ve sınıflandırır. Muhasebecisi bunları anında görür.
Ayrı bir portal yok. Farklı bir uygulama yok. Aynı Frihet.
Tüm Çalışma Alanlarında VeriFactu
Herhangi bir çalışma alanında düzenlenen her fatura otomatik olarak VeriFactu’ya uyar:
- SHA-256 Hash zinciri: Her fatura, bir öncekinin hash’ini içerir. AEAT tarafından doğrulanabilir zincir.
- Doğrulanabilir QR: Her PDF’de, AEAT’in elektronik merkez ofisinde taranabilir QR kodu.
- Sıralı numaralandırma: Atlamasız, sunucudaki atomik sayacılar tarafından yönetilir.
Bir muhasebe bürosu için bu, tüm müşterilerinin ilk günden itibaren, bireysel yapılandırma olmadan VeriFactu’ya uyduğu anlamına gelir. Hash otomatik olarak oluşturulur, QR PDF’de görünür ve sıra müşteri bazında korunur.
Muhasebe Yazılımınız İçin Dışa Aktarım
Çok müşterili çalışma alanı, muhasebe programınızın kullandığı formatlarda doğrudan dışa aktarım içerir. Verileri elle kopyalamaya gerek yok, aracı yok:
| Format | Uyumlu Olduğu | Kullanım |
|---|---|---|
| ContaPlus (xDiario.txt) | Sage 50, ContaSol, A3 | Sabit genişlik, Latin-1, PGC hesapları |
| DATEV EXTF | DATEV (Almanya) | Noktalı virgüller, 31 alan başlığı, BU-Schlüssel |
| Xero CSV | Xero (küresel) | 43 sütun, GG/AA/YYYY |
| QuickBooks CSV | QuickBooks (küresel) | 11 sütun, AA/GG/YYYY |
| Genel CSV | Excel, Google E-Tablolar, LibreOffice | BOM’lu UTF-8, evrensel |
Formatı, yılı, çeyreği ve müşteriyi seçersiniz. Tek bir tıklama, içe aktarmaya hazır dosyayı indirir. Birden fazla müşteriyi yönetiyorsanız, “Toplu M303” düğmesi, seçilen tüm müşterilerin Model 303’ünü ZIP olarak oluşturur.
Ayrıca, bir müşteri bir gider kaydettiğinde veya bir fatura oluşturduğunda bildirimler alırsınız — her çalışma alanını kontrol etmek zorunda kalmadan.
Bu Kimler İçin?
Serbest çalışan müşterileri olan vergi danışmanlığı. Müşterilerinizin verilerine aracısız erişin. Model 303 zaten hesaplanmıştır. Giderler OCR ile zaten sınıflandırılmıştır. Sadece gözden geçirmeniz ve dışa aktarmanız yeterlidir.
Muhasebecisinin rahat çalışmasını isteyen serbest çalışan. Onu çalışma alanınıza davet edin. Artık fiş fotoğraflarıyla WhatsApp yok. Artık “Mart faturasını bana tekrar gönderebilir misin?” yok.
Birden fazla danışmanı olan ofis. Her danışman, ilgili çalışma alanlarında muhasebeci rolüne sahip olabilir. Muhasebeci başına çalışma alanı sınırı yoktur.
Dahili muhasebecisi olan KOBİ. ‘Düzenleyici’ rolü, yıkıcı değişikliklere izin vermeden faturalandırmaya tam erişim sağlar. Bir idari çalışan için idealdir.
Çok müşterili çalışma alanı, ücretsiz plandan (1 üye) Business’a (10 üye) kadar mevcuttur. 10’dan fazla müşterisi olan muhasebe büroları için Kurumsal plan için iletişime geçin.
Bu makale faydalı oldu mu?
Sıkça sorulan sorular
Muhasebecimi Frihet'e nasıl davet ederim?
Ayarlar > Ekip bölümünden muhasebecinizin e-postasını girer ve 'Muhasebeci' rolünü seçersiniz. Güvenli bir bağlantı (kriptografik belirteç, 7 gün geçerlilik) içeren bir e-posta alır. Kabul ettiğinde, çalışma alanınız müşteriler panelinde görünür.
Muhasebecim çalışma alanımda ne görebilir ve ne yapabilir?
Muhasebeci rolüyle faturaları, teklifleri, giderleri, müşterileri, tedarikçileri ve ürünleri görebilir. Fatura ve gider oluşturabilir ve düzenleyebilir. Hiçbir şeyi silemez, ekibinizi yönetemez veya ayarları değiştiremez.
Muhasebecimin Frihet'i kullanması için ödeme yapması gerekiyor mu?
Muhasebeciniz Frihet'e ücretsiz kaydolur. Önemli olan sizin planınızdır: ücretsiz plan 1 ekip üyesine izin verir, Pro 3'e ve Business 10'a kadar izin verir.
Müşterilerimin verileri ayrı mı?
Tamamen. Her çalışma alanı, kendi güvenlik kurallarına sahip bağımsız bir Firestore koleksiyonudur. Muhasebeciniz çalışma alanları arasında geçiş yapar ancak asla verileri karıştırmaz. Paylaşılan bir veri tabanı yoktur.
