Karar kaydı: ekibiniz için bir şablon

Bir ekip karar kaydı, bir seçeneğin neden tercih edildiğini ve gözden geçirmek için nelerin değişmesi gerektiğini yanıtlamaya olanak tanır. Birisi eski bir kararla çalıştığında, başka bir kişi bir istisnayı hatırladığında ve kimse orijinal nedeni bulamadığında bu gereklidir. Sohbetin son cümlesi nadiren tüm bu bilgiyi içerir.

Bir ajansta (İngilizce), kayıt, her karar için bir kart içeren paylaşılan bir belge ve bir dizin olabilir. Faydası, bağlamı korumak, doğrulanmışı varsayılandan ayırmak ve yeni bir kararı yerini aldığı karara bağlamakla ortaya çıkar. İşte bunu yapmak için bir şablon ve eksiksiz bir vaka.

İşi değiştiren kararları kaydedin

Seçim birden fazla kişinin işini etkilediğinde, önemli bir belirsizliğe bağlı olduğunda veya yeniden oluşturulması maliyetli olduğunda bir kart açın. Ortak bir teslimat yolu seçmek kayda değerdir; bir yazım hatasını düzeltmek görevde kalabilir. Belge, birinin daha sonra anlaması gerekecek bir kararı saklamalıdır.

Kapatılabilecek bir soru formüle edin: «Müşteri salonundaki atölyeyi sunmak için hangi formatı kullanacağız?» «Sunumları iyileştirmek» bir kararı tanımlamaz. Nelerin dışarıda kaldığını ekleyin: içerikler, oturum sayısı veya katılımcılar için materyaller, teklifteki iş kapsamı tanımında (İngilizce) daha önce kararlaştırıldığı gibi.

Kanıt ve varsayımları ayırın. «Atölyeyi koordine eden kişi slaytları düzenleyebilmek istediğini belirtti» bir mesajı açıklar. «Salondaki bilgisayar düzenlenebilir dosyayı açabilecektir» doğrulanana kadar beklemededir. Bir varsayım üzerinde anlaşmak onu bir gerçeğe dönüştürmez.

Kimin hazırladığını ve kimin karar verdiğini açıkça belirtin

Bilgiyi toplayan kişi, nihai karar verme sorumluluğuna sahip kişiden farklı olabilir. Atlassian’ın DACI yaklaşımı, bilgi sağlayanları ve sonucu alması gerekenleri ayırmanın yanı sıra bu rolleri de ayırır. Bu ayrımı küçük bir kartta koruyabilirsiniz.

Karar vermekten sorumlu bir kişiyi, kanıt sunması gerekenleri ve sonucun kimleri etkilediğini yazın. Bu atamayı onaylayın; bir hücreye isim yazmak yetki vermez veya kabul edildiğini göstermez. Harici bir yanıt gerekiyorsa, onu bekleyen bir bağımlılık olarak bırakın.

Seçenekler somut sonuçlar gerektirir. «Düzenlenebilir kullanmak», «bir PDF sunmak» ve «seçimi salonu test edene kadar ertelemek» neyin kazanıldığını, neyin beklemede kaldığını ve işi neyin engelleyebileceğini karşılaştırmaya olanak tanır. Sadece tercih edileni daha sonra haklı çıkarmak için kimsenin dikkate almadığı seçenekleri eklemeyin.

İki ayrı duruma sahip bir şablon

Kartı kopyalayın ve köşeli parantezlerdeki açıklamalara göre doldurun. Hem dizinde hem de görevlerde DEC-01 ve DEC-02 gibi kısa referanslar kullanın. Tanımlayıcılar dahili örneklerdir; belirli bir araç gerektirmezler. Kimlik bilgilerini veya gereksiz bilgileri kopyalamadan ekibin erişebileceği kanıtları bağlayın.

Referans ve soru: [tanımlayıcı / somut karar]
Kapsam: [etkilenen iş / dışarıda kalan]
Hazırlayan: [bilgiyi toplayan kişi]
Karar vermekten sorumlu: [kişi / onaylanmış atama]
Katkılar ve alıcılar: [kim katkıda bulunur / kim bilmeli]
Kanıt: [gerçek / referans / doğrulama tarihi]
Varsayımlar: [neyin doğrulanması gerekiyor / sorumlu / sonuç]
Seçenekler: [gerçek alternatifler ve her birinin sonuçları]
Sonuç: [seçilen seçenek ve nedeni; veya beklemede]
Karar: [önerildi / kabul edildi / reddedildi / yerine yeni karar geçti]
Onay: [kişi / tarih / referans; veya beklemede]
Geçerlilik: [başlangıç zamanı / gerekli koşul]
İnceleme: [tetikleyen koşul / tarih / sorumlu]
Geçmiş: [yerini aldığı / yerine geçen / tarihli not]
Uygulama durumu: [beklemede / devam ediyor / engellendi / doğrulandı]
Bir sonraki eylem: [görev / sorumlu / tarih veya koşul]
Doğrulama: [beklenen sonuç / kanıt / sorumlu]

Kabul edildi teyit edilmiş bir kararın var olduğu anlamına gelir. Doğrulandı ise uygulamasını, öngörülen kanıtlarla açıklar. Reddedilen bir karar uygulamaya geçmemelidir. Karar verme ertelenirse, «önerildi» olarak bırakın, neyin eksik olduğunu ve kimin çözeceğini yazın; sessizlik onayı tamamlamaz.

Örnek: kanıt değişir, karar değişir

Kurgusal Vaka. Bir ajans bir atölye çalışması hazırlıyor. Referans isimleri, günler ve sonraki sonuçlar öğreticidir; gerçek bir müşteriyi tanımlamazlar. Atölye içeriği üzerinde anlaşmaya varılmıştır. Sunum sırasında hangi dosyanın kullanılacağına karar verilmesi gerekiyor.

DEC-02 zaten kabul edilmiş durumda, ancak henüz «sunum doğrulandı» yazmaya izin vermiyor. Sonraki eylem, son PDF’i salondaki bilgisayarda açmak ve öngörülen slaytları incelemektir. Eğer atölye, dışa aktarılırken kaybolan bir animasyona bağlıysa, formatı geçerli kılmadan önce testin bunu tespit etmesi gerekir.

Gerekçeyi koruma fikri, AWS tarafından açıklanan mimari karar kayıtlarından (ADR) gelir: yeni bir karar önceki bir kararın yerini alabilir. Burada onu hizmet operasyonlarına uyarlıyoruz; atölyeye bir mimari kuralı uygulamıyoruz.

DEC-01’de yazılı gerçekleri ve nedenleri sağlam tutun. Tarihli ve DEC-02’ye bağlantı veren değiştirme notunu ekleyin. Geçmişi okuyan kişi, açık bir varsayım altındaki makul bir kararı, geriye dönük bir düzenlemeyle gizlenmiş bir hatadan ayırabilecektir.

Belirli bir koşula göre gözden geçirin

«Daha sonra inceleyeceğiz» kimsenin neyi gözlemlemesi gerektiğini açıklamaz. Başarısız bir test, değişen bir bağımlılık veya yeni bir gereksinim incelemeyi açmaya izin verir. Eğer işin bir süresi varsa, bu koşulu kimin takip edeceğini ve kontrol etmek için bir tarih atayın.

Tarih, kararı otomatik olarak geri çekmez. Yeni bilgi görünmezse, hala geçerli olup olmadığını ve hangi doğrulamaların eksik olduğunu kaydedin. Devam etmek yerine getirilmeyen bir koşula bağlı olduğunda, engellemeyi koruyun. Örnekte, DEC-01’i kabul etmek salondaki bilgisayarı test etmeden kullanma yetkisi vermiyordu.

Bir yazım hatasını düzeltmek DEC-03 gerektirmez. Seçilen formatı veya kullanım koşulunu değiştirmek ise başka bir referansı hak eder. Bir kanıtın yanlış not edildiğini keşfederseniz, tarihli bir düzeltme ekleyin ve sonuçlarını gözden geçirin; kaydın yanlış bir kesinliği sürdürmesine izin vermeyin.

Başka bir kişinin devam edebileceğini doğrulayın

Referans, soru, geçerli karar ve geçmişe bağlantı içeren bir dizini koruyun. Uygulama görevinde, hangi kararın geçerli olduğunu belirtin. Değişirse, etkilenen kişileri bilgilendirin ve beklemede işi olan kişinin yeni referansı aldığını doğrulayın. Belgeyi düzenlemek, herkesin okuduğunu garanti etmez.

Konuşmanın dışında birinden üç şeyi bulmasını isteyin: şimdi ne yapılması gerekiyor, neden değişti ve ne beklemede. Eğer size sorması gerekiyorsa, kartı düzeltin. Fazla bir bakım görevi varsa, başka bir rutin oluşturmadan önce silme, otomasyon ve devretme (İngilizce) kriterini uygulayın.

Nedenini kurtarması zor olan geçerli bir kararla başlayın. Bilineni yazın, hala bir varsayım olanı işaretleyin ve sorumlu ile bir sonraki eylemi bırakın. Sonraki kişi oradan devam edebilmelidir.