Bedre estimering af en opgave: fra beregning til reelt arbejde

For at forbedre dine tidsestimater, sammenlign den prognose, du gemte, før du startede, med den indsats, som det samme arbejde krævede ved afslutningen. Hold det, du undervurderede, det tilføjede arbejde og ventetiden adskilt. Hvis du blander disse tre ting, vil en opgave, der krævede flere timer, og en anden, der var blokeret i flere dage, virke som det samme problem.

Definér omfanget i tilbuddet, og skeln mellem rettelser og planlagte gennemgange, før du sammenligner timerne.

Gem en prognose, du kan sammenligne senere

Den fastlåste estimering er den, der blev skrevet før start, sammen med dens dato, det leverede resultat og de anvendte antagelser. Hvis du laver en ny prognose under arbejdet, skal du gemme den som en anden version: overskriv ikke den oprindelige reference.

Den faktiske indsats for det originale omfang inkluderer rettelser af egne fejl, koordinering og den aftalte revision. Mål de aktive timer, der er brugt på at levere alt dette arbejde. Den tilføjede indsats uden for omfanget registreres i en anden kolonne, uden at fjerne den fra det samlede udførte arbejde.

Ventetiden måler kalendertimer, hvor opgaven var blokeret på grund af data, en godkendelse eller en fil. I løbet af den tid kan du have arbejdet på noget andet. Derfor svarer 24 timers ventetid ikke til 24 timers indsats.

GAO-20-195G-vejledningen til omkostningsestimering omfatter dokumentation af omfang og antagelser, indsamling af data og opdatering af estimater med faktiske omkostninger. Her tilpasser vi disse principper til en registrering af indsats; vejledningen validerer ikke faktorerne eller intervallerne i freelance-eksemplet.

Otte fiktive opgaver, to sammenlignelige grupper

Den følgende tabel er udelukkende fiktiv: det er et beregnet eksempel, ikke en registrering af faktiske kunder eller et repræsentativt udsnit af et erhverv. Den tjener til at øve metoden, ikke til at udlede en typisk fejlrate for freelancearbejde.

Der er to grupper med fire opgaver hver. Landing (landing_v1) antager en landing page på 500-700 ord med en leveret brief og en revision. Rapport (report_v1) antager layout af seks sider med leveret tekst og en revision. Inden for hver gruppe antages den samme proces og erfaringsniveau; estimaterne varierer bevidst for at vise fejl i begge retninger, både for høj og for lav.

Hele det oprindelige omfang blev leveret i alle otte tilfælde; intet blev trukket tilbage. Det tilføjede er ekstra arbejdstimer uden for dette omfang, registreret separat: det trækker ikke fra prognosen og forsvinder ikke fra det samlede udførte arbejde. Hvis noget af dette manglede i en faktisk registrering – en del af omfanget trukket tilbage, blandede timer eller et tidsrum uden registrering – er det korrekte ikke at antage nul eller tvinge en beregning: det er at markere denne sammenligning som ubrugelig, indtil der er et ækvivalent grundlag.

Hvor du kom til kort, og hvor ikke

Med E som det initiale estimat og A som den faktiske indsats for samme omfang, er afvigelsen med fortegn A − E og kvotienten er A / E, hvilket kræver E > 0. Den procentvise afvigelse er (A − E) / E × 100, altid baseret på prognosen.

L03 illustrerer det mest markante tilfælde: 6 t forventet, 9 t faktisk, dvs. +3 t, kvotient 1,5, +50%. Med de 3 t ekstra ændring forbrugte denne opgave 12 aktive timer i alt. De 48 timers ventetid måler kalendertid: de lægges ikke til de 12 timer og tillader ikke beregning af en leveringsdato. En opgave kan have megen ventetid og lidt indsats, eller omvendt.

L04 viser den modsatte retning: 8 t forventet og 6 t faktisk giver −2 t, −25% og en kvotient på 0,75. Dette beskriver mindre indsats end forventet; det beviser ikke i sig selv en forbedring af kvalitet eller produktivitet. Først skal man tjekke, at hele omfanget er leveret.

I opsummeringen pr. gruppe måler tidskolonnerne aktive timer.

De samlede 70 aktive timer er en sum af registreret arbejde, ikke en kalenderlængde: den inkluderer ikke ventetid, som i en faktisk registrering kunne overlappe mellem forskellige opgaver. Brug ikke en enkelt kvotient af disse totaler til at estimere arbejde af forskellig karakter: landing og rapport er ikke udskiftelige.

Et interval fra stikprøven til revision af næste opgave

Kvotienterne for landing, ordnet, er 0,75; 1,1; 1,25; 1,5. Deres median er (1,1 + 1,25) / 2 = 1,175. For et nyt fiktivt initialt estimat på 8 timers landing er den resulterende centrale reference 8 × 1,175 = 9,4 t, med skalerede yderpunkter på 8 × 0,75 = 6 t og 8 × 1,5 = 12 t.

For rapport er kvotienterne 0,8; 1; 1,1; 1,2, med median 1,05. Baseret på yderligere 8 fiktive initialtimer er den centrale reference 8 × 1,05 = 8,4 t, med yderpunkter mellem 6,4 og 9,6 t.

Det er vigtigt at skelne denne median af kvotienter fra kvotienten af summerne for landinggruppen: 36 / 32 = 1,125. Kvotienten af summer svarer til et gennemsnit af kvotienterne vægtet efter de estimerede timer: en opgave på 10 t vejer mere end en på 6 t. Medianen ordner de fire kvotienter og beregner gennemsnittet af de to midterste, uden at vægte dem efter størrelse. Ingen af de to er “den korrekte” i abstrakt forstand: de er forskellige mål, og det er vigtigt ikke at præsentere dem som udskiftelige.

I et foredrag fra 2006, hostet af PMI, forklarer Christine Green nytten af at registrere indsats og karakteristika med konsistente definitioner og at gennemgå lighed, før man genbruger en historik. Det er en reference om softwareestimering, ikke en aktuel PMI-standard eller en validering af denne redaktionelle formel.

Hvornår den historik ikke længere er brugbar

Intervallet på 6-12 t for landing skalerer kun de observerede yderpunkter i fire fiktive tilfælde. Det er en demonstration, ikke et konfidensinterval, en sandsynlighed for opfyldelse eller en garanti for indsats eller dato. Den næste opgave kan falde uden for.

Denne type beregning holder op med at være nyttig, når de betingelser, der gjorde tilfældene sammenlignelige, ændrer sig: hvis opgavens størrelse er meget anderledes, hvis der er flere eller færre input fra kunden, hvis den interne proces ændrede sig, hvis det aftalte revisionsniveau ikke længere er det samme, hvis erfaringen med denne type opgave er anderledes, eller simpelthen hvis de tilgængelige data er ufuldstændige. I ethvert af disse tilfælde giver det ikke mening at anvende faktoren fra den tidligere stikprøve automatisk: man skal undersøge forskellen, før man antager, at historikken stadig er repræsentativ.

Det enkleste at starte med at opbygge dette med egne data er at registrere, fra nu af, det frosne initiale estimat for hver ny opgave, og ved afslutningen, den faktiske indsats for samme omfang, det tilføjede separat og ventetiden separat, uden at omskrive den prognose, der allerede blev noteret i starten.