Omarbejde i et bureau: hvilken rettelse bør du undersøge først?

Når du vil måle omarbejde i et bureau, skal du begynde med de rettelser, hvor arbejde gentages for at opfylde noget, der allerede er aftalt. Registrér minutterne, gruppér rettelserne efter det, der gik galt, og gem det materiale, der kan bruges til at undersøge, hvor problemerne opstod. Tre lange rettelser kan kræve mere arbejde end fire korte. Den forskel er vigtig, før du tilføjer endnu en gennemgang.

For et bureau er arbejdet i det accepterede tilbud grundlaget for sammenligningen.

Loggen nedenfor giver dig mulighed for at øve den beslutning. De femten episoder og deres dokumentation er fiktive: De beskriver hverken kunder, Frihet-teamets produktivitet eller et normalt niveau i branchen.

En fejl kræver et sammenligningsgrundlag

Et billede på 1080 × 1080 pixel opfylder ikke opgaven, hvis det accepterede krav var 1200 × 628. At sammenligne to gyldige kompositioner under en planlagt gennemgang er en anden aktivitet. Det samme gælder at lave en prototype om for at lære en teknik eller at udarbejde et ekstra format, som netop er blevet bestilt.

Den skelnen forhindrer, at enhver iteration bliver betragtet som spild. Hvis du ikke kan pege på det krav, der var accepteret, før arbejdet begyndte, skal klassificeringen stå åben. Gør ikke en senere præference til en fejl hos den person, der udførte arbejdet.

ASQ’s model for kvalitetsomkostninger skelner mellem forebyggelse, kontrol samt interne og eksterne fejl. Rettelse af fejl regnes som interne fejlomkostninger, når fejlene opdages inden levering. Her bruger vi den skelnen til at udvælge rettelser. Loggen beregner ikke de samlede kvalitetsomkostninger og er ikke en ASQ-metode udviklet specifikt til bureauer.

En log med femten interne episoder

Hver række registrerer aktive minutter brugt på episoden uden ventetid. Enheden er personminutter: To personer, der arbejder i ti minutter hver, giver tyve personminutter. Tæl den samme arbejdsindsats én gang, selv om problemet opdages i flere faser. Tid til rutinekontrol og til at undersøge en årsag registreres særskilt; den lægges ikke til minutterne brugt på rettelser. Alle episoder opdages eller besluttes inden levering. Loggen er et udvalg til undervisningsbrug: Den indeholder ikke alt det arbejde, et bureau udfører i en periode.

De ti rettelser udgør 450 minutter. De planlagte gennemgange udgør 105 minutter, afprøvning 120 og det ekstra format 90. Loggen indeholder i alt 765 minutter. De fem aktiviteter, som er udeladt fra fejlanalysen, udgør 315 minutter og er stadig arbejde: En anden betegnelse fjerner dem ikke fra projektets faktiske timer.

At dividere 450 med 765 ville beskrive sammensætningen af dette udvalg i loggen. Det ville ikke give bureauets andel af omarbejde, fordi de øvrige produktionstimer mangler. Vi kender heller ikke omsætning, timeomkostninger eller avance her. At omregne resultatet til et beløb ville være at opfinde oplysninger.

Tre eksporter vejer tungere end fire versionsfejl

For at vælge et problem, der skal undersøges ud fra arbejdsindsatsen, grupperer vi kun de ti episoder med fejlrettelser. Nævneren i procentberegningerne er 450 minutter. Denne sorterede tabel danner grundlag for et Pareto-diagram over tidsforbruget:

Beregningen for første række er 270 / 450 × 100 = 60%. De akkumulerede andele beregnes ud fra minutter uden afrunding; procenterne vises med to decimaler. Resultatet behøver ikke at følge en 80/20-fordeling.

Hvis du tæller episoder, kommer forkerte versioner først: fire mod tre. Hvis du summerer minutter, fører forkerte dimensioner: 270 mod 75. Ingen af rækkefølgerne forklarer årsagen; de besvarer forskellige spørgsmål. ASQ’s Pareto-procedure giver mulighed for at vælge hyppighed, tid eller et andet mål og sortere fra størst til mindst. Valget af mål er en del af beslutningen.

Her er den registrerede arbejdsindsats i fokus, men den bør ikke alene afgøre prioriteten for ethvert problem. En sjælden fejl, der forhindrer levering, fortjener opmærksomhed, selv om den tager få minutter at rette. Eksemplet måler hverken alvor eller eksponering; brug det ikke til at se bort fra nogen af delene.

Det, du ser, er endnu ikke det, der forårsagede problemet

I E01 ved vi, at den eksporterede fil har forkerte dimensioner. »Der blev valgt en forkert forudindstilling« er en hypotese. Og »fundet i kontrollen inden levering« angiver, hvornår problemet blev opdaget, ikke hvor det blev indført.

For at undersøge episoden ville du gemme det accepterede sammenligningsgrundlag, den konfiguration, der faktisk blev brugt, outputfilen og versionsrækkefølgen. ASQ’s forklaring af grundårsagsanalyse beskriver tilgange, der indsamler dokumentation og rekonstruerer hændelsesforløb. At omformulere et symptom, som om det var en årsag, udfører ikke det arbejde.

I den fiktive undersøgelse af E01 kræver reference F01 1200 × 628, og konfiguration F02 viser den korrekte forudindstilling. Outputfil F03 er stadig 1080 × 1080. Sporingslog F04 viser, at processen brugte en gammel skabelon fra cachen; F05 repræsenterer en gentagelse med den aktuelle skabelon og samme forudindstilling, som giver de forventede dimensioner.

Denne dokumentation indgår i undervisningseksemplet; den stammer ikke fra et program, der er blevet kørt, eller fra et eksperiment med et bureau. Inden for eksemplets rammer afkræfter den forklaringen om, at nogen manuelt valgte en forkert forudindstilling, og begrunder en undersøgelse af brugen af den gamle skabelon. Den beviser ikke, at E02 og E03 har samme oprindelse. Et fælles symptom er ikke nok: Deres konfigurationer og sporingslogs skal stadig undersøges.

Gør den næste kontrol klar

En brugbar registrering gemmer det accepterede krav, det observerede problem, fasen hvor det blev opdaget, hypotesen og den manglende dokumentation sammen med ID og minutter. Så kan du vende tilbage til den konkrete episode. Undgå betegnelser som »uopmærksomhed« eller »dårlig kommunikation«, hvis de ikke beskriver noget, der kan undersøges.

For denne log er den velbegrundede beslutning at undersøge dokumentationen for E02 og E03, før du anbefaler undervisning i forudindstillinger eller ændrer hele processen. Det er ikke et løfte om at frigøre de 270 minutter: Loggen fortæller ikke, hvor stor en del af arbejdet der kunne undgås, hvor meget arbejde en ændring af processen ville kræve, eller om andre fejl ville opstå.

Begynd med en periode og en type levering, som du kan observere på en ensartet måde. Gem også de tilfælde, du endnu ikke kan klassificere. Det første resultat, du søger, er lille og konkret: et prioriteret problem, en hypotese tydeligt formuleret som en hypotese og den næste dokumentation, der skal til for at acceptere eller afvise den.