Πώς να εισπράξετε από έναν οφειλέτη: οδηγός 6 βημάτων και πρότυπα 2026

Πώς να εισπράξετε από έναν οφειλέτη: η πρόληψη είναι το πρώτο βήμα

Το να γνωρίζετε πώς να εισπράξετε από έναν οφειλέτη είναι μια κρίσιμη δεξιότητα για κάθε επιχείρηση, αλλά η πιο αποτελεσματική στρατηγική δεν ξεκινά όταν το τιμολόγιο λήγει, αλλά πολύ νωρίτερα. Η καλύτερη διαχείριση απλήρωτων οφειλών είναι αυτή που δεν χρειάζεται ποτέ να κάνετε. Η προληπτική πρόληψη είναι η βάση για μια υγιή ταμειακή ροή και θα σας εξοικονομήσει αμέτρητες ώρες άγχους, άβολων διαπραγματεύσεων και πιθανών οικονομικών απωλειών. Η δημιουργία ενός ισχυρού πλαισίου από την πρώτη επαφή με τον πελάτη καθορίζει τις προσδοκίες και ελαχιστοποιεί την πιθανότητα παρεξηγήσεων ή καθυστερήσεων.

Όλα ξεκινούν με τις πολιτικές πληρωμών σας. Πρέπει να είναι σαφείς, συνοπτικές και να περιλαμβάνονται σε όλα τα συμβατικά σας έγγραφα, από την αρχική προσφορά μέχρι το τελικό τιμολόγιο. Προσδιορίστε χωρίς αμφιβολία τους όρους πληρωμής (π.χ. Καθαρό 30, πληρωμή μετρητοίς), τους αποδεκτούς τρόπους πληρωμής και τις συνέπειες μιας καθυστέρησης. Η συμπερίληψη μιας ρήτρας για τόκους υπερημερίας, που καλύπτεται από τον Νόμο 3/2004, όχι μόνο σας παρέχει ένα νομικό εργαλείο, αλλά στέλνει επίσης ένα μήνυμα επαγγελματισμού και σοβαρότητας. Μην αφήνετε αυτούς τους όρους στην ερμηνεία· όσο πιο σαφείς είναι, τόσο λιγότερο περιθώριο θα υπάρχει για δικαιολογίες.

Η τεχνολογία είναι ο κύριος σύμμαχός σας σε αυτή τη φάση. Πλατφόρμες όπως το Frihet σας επιτρέπουν να αυτοματοποιήσετε την αποστολή υπενθυμίσεων λίγες ημέρες πριν από την ημερομηνία λήξης. Αυτή η απλή ενέργεια, ένα ευγενικό email που ενημερώνει “Το τιμολόγιό σας λήγει σε 3 ημέρες”, μπορεί να μειώσει δραστικά τις απλήρωτες οφειλές λόγω απλής λήθης, οι οποίες αποτελούν ένα εκπληκτικά υψηλό ποσοστό των καθυστερήσεων. Αυτή η αυτοματοποίηση όχι μόνο βελτιώνει τη ροή μετρητών σας, αλλά διατηρεί επίσης τη σχέση με τον πελάτη, αποφεύγοντας η πρώτη υπενθύμιση να είναι ήδη μια απαίτηση.

Τέλος, πριν πατήσετε το κουμπί πανικού και χαρακτηρίσετε έναν πελάτη ως οφειλέτη, πραγματοποιήστε έναν εσωτερικό έλεγχο της δικής σας τιμολόγησης. Ένα λάθος στο τιμολόγιο είναι η τέλεια δικαιολογία για έναν οφειλέτη. Επαληθεύστε ότι όλα τα στοιχεία είναι σωστά: ΑΦΜ/ΑΦΜ του πελάτη, διεύθυνση, περιγραφή των υπηρεσιών ή προϊόντων, ανάλυση φόρων, αριθμός παραγγελίας εάν υπάρχει, και η ημερομηνία λήξης. Μια απλή αστοχία, όπως ένας λάθος υπολογισμένος IVA, μπορεί να ακυρώσει την απαίτησή σας και να σας αναγκάσει να επανεκκινήσετε τη διαδικασία, δίνοντας στον πελάτη επιπλέον εβδομάδες προθεσμίας. Για μια πιο εις βάθος ανάλυση, συμβουλευτείτε τον οδηγό μας για τα 5 σφάλματα τιμολόγησης που σας κοστίζουν χρήματα.

• Σαφήνεια συμβολαίων: Καθορίστε προθεσμίες, τρόπους πληρωμής και κυρώσεις για καθυστερήσεις σε όλες τις συμφωνίες σας.
• Επαλήθευση δεδομένων: Πριν συνεργαστείτε με έναν νέο πελάτη, ειδικά για μεγάλα έργα, σκεφτείτε να συμβουλευτείτε αρχεία φερεγγυότητας όπως το RAI ή το ASNEF Empresas.
• Άμεση τιμολόγηση: Εκδώστε το τιμολόγιο μόλις ολοκληρωθεί η υπηρεσία ή παραδοθεί το προϊόν. Μην περιμένετε μέχρι το τέλος του μήνα.
• Προληπτικές υπενθυμίσεις: Χρησιμοποιήστε λογισμικό για την αποστολή αυτόματων ειδοποιήσεων πριν από την ημερομηνία λήξης.
• Άψογα τιμολόγια: Βεβαιωθείτε ότι κάθε τιμολόγιο είναι 100% σωστό για να αποφύγετε επίσημες διαφωνίες που καθυστερούν την πληρωμή.

Βήματα 1-2: Φιλική υπενθύμιση και πρώτη επαφή (Ημέρα 1-15)

Το τιμολόγιο έχει λήξει. Από αυτή τη στιγμή, κάθε μέρα μετράει, αλλά η αρχική στρατηγική πρέπει να είναι μετριοπαθής και επαγγελματική. Στην πρώτη φάση, που διαρκεί περίπου τις πρώτες 15 ημέρες μετά τη λήξη, ο στόχος σας είναι να υπενθυμίσετε την πληρωμή υποθέτοντας ότι πρόκειται για αμέλεια και όχι για άρνηση πληρωμής. Η συντριπτική πλειοψηφία των αρχικών καθυστερήσεων οφείλεται σε ξεχασμένα τιμολόγια, τιμολόγια που έχουν χαθεί ή εσωτερικές διοικητικές διαδικασίες του πελάτη. Μια επιθετική προσέγγιση σε αυτό το στάδιο είναι αντιπαραγωγική και μπορεί να βλάψει μια κατά τα άλλα υγιή εμπορική σχέση.

Βήμα 1 (Ημέρα 1-7 μετά τη λήξη): Η υπενθύμιση μέσω email. Η πρώτη ημέρα μετά τη λήξη είναι η ιδανική στιγμή για το σύστημά σας να στείλει μια αυτόματη υπενθύμιση. Αυτό το email πρέπει να είναι ευγενικό, άμεσο και όχι κατηγορηματικό. Σκοπός του είναι απλά να επαναφέρει το τιμολόγιο στο “ραντάρ” του πελάτη. Πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να διευκολυνθεί η άμεση πληρωμή: τον αριθμό του τιμολογίου, το συνολικό ποσό, την αρχική ημερομηνία λήξης και ένα συνημμένο του αρχικού τιμολογίου σε PDF. Η εξατομίκευση του χαιρετισμού αλλά η αυτοματοποίηση της αποστολής είναι το κλειδί για την αποδοτικότητα.

Βήμα 2 (Ημέρα 7-15 μετά τη λήξη): Η τηλεφωνική κλήση. Εάν το email δεν έχει φέρει αποτέλεσμα μετά από μία εβδομάδα, είναι ώρα να σηκώσετε το τηλέφωνο. Μια κλήση είναι πολύ πιο προσωπική και δύσκολο να αγνοηθεί από ένα email. Ο τόνος πρέπει να παραμείνει συνεργατικός, όχι αντιπαραθετικός. Ο στόχος είναι τριπλός: να επιβεβαιώσετε ότι έχουν λάβει το τιμολόγιο και τις υπενθυμίσεις, να καταλάβετε εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα που εμποδίζει την πληρωμή (μια διαφωνία σχετικά με την υπηρεσία, ένα λάθος στο τιμολόγιο) και, το πιο σημαντικό, να αποσπάσετε μια συγκεκριμένη ημερομηνία πληρωμής. Μην τελειώνετε την κλήση με ένα αόριστο “θα το δούμε”. Ρωτήστε άμεσα: “¿Μπορούμε να υπολογίζουμε στην πληρωμή για αυτή την Παρασκευή;”.

Καταγράψτε απολύτως τα πάντα. Μετά την κλήση, στείλτε ένα email σύνοψης επιβεβαιώνοντας όσα συζητήθηκαν: “Γεια σου [Όνομα Επαφής], ευχαριστώ για τον χρόνο σου. Όπως συζητήσαμε, επιβεβαιώνω ότι το τιμολόγιο [Αριθμός Τιμολογίου] θα εξοφληθεί την επόμενη [Συγκεκριμένη Συμφωνημένη Ημερομηνία]”. Αυτό το email δεν χρησιμεύει μόνο ως υπενθύμιση για τον πελάτη, αλλά δημιουργεί επίσης ένα ίχνος εγγράφων που θα είναι θεμελιώδες εάν χρειαστεί να κλιμακώσετε την απαίτηση. Κάθε καταγεγραμμένη επικοινωνία ενισχύει τη θέση σας.

Βήματα 3-4: Αυξήστε την αποφασιστικότητα και επισημοποιήστε την απαίτηση (Ημέρα 15-45)

Εάν έχετε ξεπεράσει το όριο των 15 ημερών και η πληρωμή εξακολουθεί να μην έχει έρθει, παρά τις φιλικές υπενθυμίσεις σας και την τηλεφωνική κλήση, ήρθε η ώρα να αλλάξετε τόνο. Η υπόθεση της λήθης δίνει τη θέση της στην ανάγκη για μια πιο σταθερή και επίσημη επικοινωνία. Σε αυτή τη φάση, ο στόχος είναι να καταστήσετε σαφές ότι το θέμα είναι σοβαρό και ότι περιμένετε άμεση επίλυση. Η υπομονή έχει ένα όριο και η ταμειακή σας ροή δεν μπορεί να περιμένει επ’ αόριστον.

Βήμα 3 (Ημέρα 15-30 μετά τη λήξη): Το δεύτερο email, πιο σταθερό. Αυτό το δεύτερο email δεν είναι πλέον μια απλή υπενθύμιση. Είναι μια επίσημη απαίτηση πληρωμής. Ο τόνος πρέπει να είναι ευγενικός αλλά σαφής. Πρέπει να αναφέρετε σαφώς την αρχική ημερομηνία λήξης, τις προηγούμενες προσπάθειες επικοινωνίας (το email της 1ης ημέρας, την κλήση της 7ης ημέρας) και την ημερομηνία πληρωμής που σας υποσχέθηκαν (εάν υπήρχε). Είναι η στιγμή να αναφέρετε τη δυνατότητα εφαρμογής τόκων υπερημερίας, όπως ορίζεται στη σύμβασή σας ή στο νόμο. Αυτό προσθέτει ένα οικονομικό κίνητρο στον πελάτη να δώσει προτεραιότητα στο τιμολόγιό σας.

Βήμα 4 (Ημέρα 30-45 μετά τη λήξη): Η επίσημη επιστολή απαίτησης (Burofax). Ένας μήνας μετά τη λήξη, η επικοινωνία μέσω email δεν είναι πλέον αρκετή. Είναι η στιγμή να στείλετε μια αποδεικτική ειδοποίηση, και στην Ισπανία, το εξαιρετικό εργαλείο για αυτό είναι το burofax με απόδειξη παραλαβής και πιστοποίηση περιεχομένου. Αυτό το βήμα έχει διπλή λειτουργία: αφενός, δείχνει στον οφειλέτη ότι είστε σοβαροί και ότι το επόμενο βήμα μπορεί να είναι η δικαστική οδός. Συχνά, η απλή παραλαβή ενός burofax είναι αρκετή για να ξεμπλοκάρει την πληρωμή. Αφετέρου, και πιο σημαντικό, σας παρέχει μια αδιαμφισβήτητη νομική απόδειξη ότι έχετε διεκδικήσει επίσημα το χρέος, κάτι που θα είναι απαραίτητο εάν αποφασίσετε να ξεκινήσετε μια διαδικασία πληρωμής διαταγής ή θέλετε να ανακτήσετε τον IVA του τιμολογίου.

Η επιστολή που αποστέλλεται με burofax πρέπει να είναι πολύ σαφής και να περιέχει όλες τις σχετικές πληροφορίες: πλήρη στοιχεία του οφειλέτη και του πιστωτή, προέλευση και ανάλυση του χρέους (αριθμός τιμολογίου, ημερομηνία, έννοια, ποσό), το ιστορικό προηγούμενων απαιτήσεων και μια νέα τελική και αμετάκλητη προθεσμία πληρωμής (συνήθως μεταξύ 5 και 10 ημερών). Προειδοποιήστε ότι, σε περίπτωση μη παραλαβής της πληρωμής εντός της εν λόγω προθεσμίας, θα ξεκινήσετε τις κατάλληλες νομικές ενέργειες για τη διεκδίκηση του κύριου ποσού, των τόκων υπερημερίας και των δικαστικών εξόδων. Αυτό το έγγραφο πρέπει να είναι άψογα γραμμένο, καθώς θα μπορούσε να γίνει βασικό αποδεικτικό στοιχείο σε μια μελλοντική διαφορά.

Βήματα 5-6: Τελευταία ειδοποίηση και απόφαση κλιμάκωσης (Ημέρα 45-60+)

Εάν έχετε φτάσει σε αυτό το σημείο, σημαίνει ότι ο οφειλέτης έχει αγνοήσει όλες τις προηγούμενες προσπάθειες επικοινωνίας σας, συμπεριλαμβανομένου του burofax. Η πιθανότητα μιας απλής λήθης είναι μηδενική· τώρα αντιμετωπίζετε άρνηση πληρωμής, είτε λόγω προβλημάτων ρευστότητας του πελάτη είτε λόγω κακής πίστης. Είναι η ώρα να στείλετε μια τελευταία ειδοποίηση πριν κλιμακώσετε τη διαμάχη στο επόμενο επίπεδο και λάβετε μια στρατηγική απόφαση για το πώς θα προχωρήσετε.

Βήμα 5 (Ημέρα 45-60 μετά τη λήξη): Ειδοποίηση επικείμενων νομικών ενεργειών. Αυτή είναι η τελευταία προειδοποίηση. Μπορείτε να την στείλετε μέσω email, αλλά ιδανικά και μέσω ενός μέσου που αφήνει απόδειξη, όπως ένα άλλο burofax. Το μήνυμα πρέπει να είναι σύντομο και επιτακτικό. Ενημερώστε τον οφειλέτη ότι, επειδή δεν έχει λάβει απάντηση στις προηγούμενες απαιτήσεις, και έχοντας λήξει όλες οι προθεσμίες που δόθηκαν, εάν η πληρωμή δεν πραγματοποιηθεί εντός τελικής και πολύ σύντομης προθεσμίας (π.χ., 72 ώρες), ο φάκελος θα μεταφερθεί στο νομικό σας τμήμα ή σε μια εξωτερική υπηρεσία για την έναρξη των αντίστοιχων ενεργειών. Καθορίστε ποιες ενέργειες θα είναι: “θα ξεκινήσουμε μια δικαστική διαδικασία πληρωμής διαταγής” ή “θα εκχωρήσουμε το χρέος σε μια εταιρεία ανάκτησης χρεών”.

Βήμα 6 (Από την 60η ημέρα και μετά): Αξιολόγηση κόστους-οφέλους και ενέργεια. Ο οφειλέτης δεν έχει πληρώσει. Τώρα πρέπει να λάβετε μια απόφαση. Αξίζει τον κόπο να συνεχίσετε; Η απάντηση εξαρτάται από το ποσό του χρέους, τη φερεγγυότητα του οφειλέτη και το κόστος της διαδικασίας. Έχετε κυρίως τρεις δρόμους, και είναι κρίσιμο να κατανοήσετε τις διαφορές για να επιλέξετε τον καταλληλότερο για την περίπτωσή σας.

Επιλογή	Κόστος	Ταχύτητα	Ιδανικό για…	Σκέψεις
Διαδικασία Πληρωμής Διαταγής	Χαμηλό (Δικαστικά τέλη, πληρεξούσιος εάν >2.000€)	Σχετικά γρήγορο (μήνες) εάν δεν υπάρχει αντίρρηση	Σαφή, τεκμηριωμένα και μη αμφισβητούμενα χρέη οποιουδήποτε ποσού.	Απαιτεί τέλεια τεκμηρίωση. Εάν ο οφειλέτης αντιταχθεί, μετατρέπεται σε προφορική ή τακτική δίκη, πιο αργή και δαπανηρή.
Εταιρεία Ανάκτησης Χρεών	Μεταβλητό (Προμήθεια επί της επιτυχίας, συνήθως 15-30%)	Μπορεί να είναι γρήγορο εάν επιτύχουν τη φιλική οδό	Ένας μεγάλος όγκος μικρών χρεών όπου η μεμονωμένη δικαστική διαμάχη δεν είναι αποδοτική.	Η δύναμή τους είναι η επιμονή και η διαπραγμάτευση. Μπορούν να βλάψουν την εμπορική σχέση. Επιλέξτε εταιρείες με καλές πρακτικές.
Πρόσληψη Δικηγόρου	Υψηλό (Σταθερές αμοιβές, ανά ώρα ή με προμήθεια)	Αργό (μπορεί να πάρει χρόνια)	Μεγάλα, σύνθετα, αμφισβητούμενα χρέη ή έναντι οφειλετών με περιουσία.	Η καλύτερη επιλογή για περίπλοκες περιπτώσεις, αλλά η πιο ακριβή. Βεβαιωθείτε ότι το κόστος δεν υπερβαίνει το ποσό που πρόκειται να ανακτηθεί.

Η τελική απόφαση πρέπει να είναι καθαρά επιχειρηματική. Για ένα χρέος 300€, μια διαδικασία πληρωμής διαταγής που μπορείτε να ξεκινήσετε μόνοι σας (εάν είναι κάτω των 2.000€ δεν χρειάζεστε δικηγόρο ή πληρεξούσιο) μπορεί να είναι η πιο αποτελεσματική λύση. Για ένα χρέος 30.000€ με έναν πελάτη που αμφισβητεί την ποιότητα της εργασίας, η παρέμβαση ενός δικηγόρου από την αρχή είναι απαραίτητη. Αξιολογήστε την πιθανότητα επιτυχίας και τους πόρους (χρόνο και χρήμα) που είστε διατεθειμένοι να επενδύσετε. Μερικές φορές, όσο και αν πονάει, η πιο έξυπνη απόφαση μπορεί να είναι να προβλέψετε την απώλεια και να επικεντρώσετε την ενέργειά σας σε πελάτες που sí πληρώνουν.

Αυτοματοποιήστε για να μην χρειάζεται να απαιτείτε (ή να το κάνετε λιγότερο)

Η διεκδίκηση χρεών είναι μια διαδικασία που καταναλώνει χρόνο, ενέργεια και δημιουργεί άσκοπη ένταση στις εμπορικές σχέσεις. Τα καλά νέα είναι ότι η σύγχρονη τεχνολογία σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε μεγάλο μέρος αυτής της διαδικασίας, όχι μόνο για να είστε πιο αποτελεσματικοί όταν συμβαίνει μια απλήρωτη οφειλή, αλλά και για να μειώσετε δραστικά τη συχνότητα με την οποία αυτές συμβαίνουν. Μια πλατφόρμα διαχείρισης όπως το Frihet μετατρέπει τη διαχείριση των εισπράξεων από μια χειροκίνητη και αντιδραστική εργασία σε ένα προληπτικό και έξυπνο σύστημα.

Το κλειδί βρίσκεται στις προσαρμοσμένες ακολουθίες είσπραξης. Αντί να χρειάζεται να θυμάστε χειροκίνητα πότε να στείλετε κάθε υπενθύμιση, μπορείτε να διαμορφώσετε μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας στο Frihet. Για παράδειγμα: 3 ημέρες πριν τη λήξη, στείλτε email “Φιλική Υπενθύμιση”. 1 ημέρα μετά τη λήξη, στείλτε “Πρώτη Ειδοποίηση”. 15 ημέρες μετά, στείλτε “Επίσημη Απαίτηση” και δημιουργήστε μια εργασία για τον διαχειριστή του λογαριασμού να πραγματοποιήσει μια κλήση. Αυτή η αυτοματοποίηση εγγυάται ότι κανένα τιμολόγιο δεν θα μείνει στον αέρα, εφαρμόζοντας συνεχή και επαγγελματική πίεση χωρίς να χρειάζεται να αφιερώσετε ούτε ένα λεπτό από τον χρόνο σας. Λιγότερη άμεση αντιπαράθεση, περισσότερη αποτελεσματικότητα.

Η ορατότητα είναι δύναμη. Ένα καλό σύστημα διαχείρισης σας προσφέρει ένα dashboard χρηματοοικονομικών σε πραγματικό χρόνο που υπερβαίνει την απλή λογιστική. Στο Frihet, μπορείτε να δείτε με μια ματιά την κατάσταση όλων των τιμολογίων σας: ποια πρόκειται να λήξουν, ποια έχουν λήξει και για πόσο καιρό. Αυτό σας επιτρέπει να αναγνωρίσετε μοτίβα αργών πληρωμών σε ορισμένους πελάτες και να προβλέψετε πιθανές ταμειακές εντάσεις πριν γίνουν πρόβλημα. Η διαπίστωση ότι ένας βασικός πελάτης αρχίζει να καθυστερεί τις πληρωμές του από 30 σε 45 ημέρες, σας δίνει την ευκαιρία να διαλέξετε μαζί του πριν η κατάσταση γίνει κρίσιμη. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για το πώς να χρησιμοποιήσετε αυτά τα δεδομένα στο άρθρο μας σχετικά με το dashboard χρηματοοικονομικών σε πραγματικό χρόνο για τη λήψη καλύτερων αποφάσεων.

Τέλος, η κεντροποίηση των πληροφοριών είναι θεμελιώδης, ειδικά αν η διαδικασία κλιμακωθεί. Όταν όλη η επικοινωνία (απεσταλμένα emails, σημειώσεις κλήσεων, απαντήσεις πελατών) και το ιστορικό ενός τιμολογίου βρίσκονται σε ένα ενιαίο μέρος, έχετε πλήρη και αδιαμφισβήτητη ιχνηλασιμότητα. Εάν χρειαστεί να παραδώσετε την υπόθεση σε έναν δικηγόρο ή να ξεκινήσετε μια διαδικασία πληρωμής διαταγής, δεν θα χρειαστεί να χάσετε ώρες ψάχνοντας emails και αναδομώντας τη χρονολόγηση. Με μερικά κλικ, μπορείτε να εξαγάγετε όλο το ιστορικό των απαιτήσεων, έναν άψογο φάκελο που αποδεικνύει την επιμέλειά σας και ενισχύει σημαντικά τη νομική σας θέση. Η αυτοματοποίηση όχι μόνο σας εξοικονομεί χρόνο σήμερα, αλλά σας προετοιμάζει και για το χειρότερο σενάριο του αύριο.

Νομικές και φορολογικές επιπτώσεις των απλήρωτων οφειλών

Όταν η φιλική οδός εξαντλείται, είναι ζωτικής σημασίας να γνωρίζετε τα νομικά εργαλεία και τις φορολογικές υποχρεώσεις που σχετίζονται με τις απλήρωτες οφειλές. Η σωστή ενέργεια σε αυτόν τον τομέα όχι μόνο αυξάνει τις πιθανότητές σας να εισπράξετε, αλλά σας επιτρέπει επίσης να μετριάσετε τις απώλειες, για παράδειγμα, ανακτώντας τον IVA που έχετε ήδη καταβάλει για ένα τιμολόγιο που δεν θα εισπράξετε ποτέ. Η αγνόηση αυτών των διαδικασιών μπορεί να σας κοστίσει πολύ ακριβά.

Η διαδικασία πληρωμής διαταγής είναι ο πιο ευέλικτος και χρησιμοποιούμενος δικαστικός μηχανισμός στην Ισπανία για τη διεκδίκηση χρεών. Έχει σχεδιαστεί για χρηματικά, ρευστά, καθορισμένα, ληξιπρόθεσμα και απαιτητά χρέη, κάτι που ταιριάζει απόλυτα με ένα απλήρωτο τιμολόγιο. Το κύριο πλεονέκτημά της είναι η αρχική ταχύτητα. Υποβάλλετε μια αίτηση συνοδευόμενη από την τεκμηρίωση που αποδεικνύει το χρέος (τιμολόγια, δελτία αποστολής, συμβόλαια, burofaxes) και το δικαστήριο ζητά την πληρωμή από τον οφειλέτη. Εάν ο οφειλέτης δεν πληρώσει ούτε αντιταχθεί εντός 20 εργάσιμων ημερών, ο δικαστής εκδίδει μια απόφαση που έχει την ίδια ισχύ με μια καταδικαστική απόφαση και μπορείτε να ζητήσετε την κατάσχεση των περιουσιακών του στοιχείων. Είναι μια διαδικασία που, για χρέη κάτω των 2.000€, δεν απαιτεί δικηγόρο ούτε πληρεξούσιο, γεγονός που μειώνει σημαντικά το κόστος.

Μία από τις μεγαλύτερες ανησυχίες με μια απλήρωτη οφειλή είναι ο IVA. Εσείς, ως εκδότης του τιμολογίου, έπρεπε να δηλώσετε και να καταβάλετε αυτόν τον IVA στην Εφορία στην τριμηνιαία σας εκκαθάριση, ακόμα κι αν δεν το είχατε εισπράξει. Ο νόμος σας επιτρέπει να ανακτήσετε αυτόν τον IVA, αλλά υπό αυστηρές προϋποθέσεις. Για να γίνει αυτό, το χρέος πρέπει να δηλωθεί εξ ολοκλήρου ή εν μέρει ως ανεξόφλητο. Αυτό συμβαίνει όταν έχουν περάσει έξι μήνες (ένα έτος για μεγάλες επιχειρήσεις) από την ημερομηνία γένεσης του φόρου χωρίς να έχει εισπραχθεί, και πάντα υπό την προϋπόθεση ότι έχετε ζητήσει την είσπραξη μέσω δικαστικής απαίτησης (όπως μια διαδικασία πληρωμής διαταγής) ή μέσω συμβολαιογραφικής απαίτησης. Δεν αρκεί να έχετε στείλει emails.

Μόλις πληρωθούν αυτές οι απαιτήσεις, πρέπει να εκδώσετε ένα διορθωτικό τιμολόγιο που ακυλώνει ή μειώνει το ποσό του αρχικού τιμολογίου. Αυτό το νέο τιμολόγιο πρέπει να σταλεί στον οφειλέτη και έχετε προθεσμία τριών μηνών από τη στιγμή που το χρέος μπορεί να θεωρηθεί ανεξόφλητο για την έκδοσή του. Αυτό το διορθωτικό τιμολόγιο θα σας επιτρέψει να αφαιρέσετε το ποσό του IVA που καταβάλατε τότε στην επόμενη δήλωσή σας. Πρόκειται για μια τυπική διαδικασία όπου οι προθεσμίες είναι κρίσιμες. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα για τη λειτουργία, μπορείτε να συμβουλευτείτε τον οδηγό μας σχετικά με το πώς να δημιουργήσετε ένα πιστωτικό σημείωμα ή διορθωτικό τιμολόγιο. Επιπλέον, με την έναρξη ισχύος συστημάτων όπως το VeriFactu, η ιχνηλασιμότητα αυτών των λειτουργιών είναι ακόμη πιο σημαντική.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο χρόνο έχω για να διεκδικήσω ένα απλήρωτο τιμολόγιο στην Ισπανία;

Η γενική προθεσμία παραγραφής για τη διεκδίκηση εμπορικών χρεών μεταξύ εταιρειών είναι πέντε έτη από την ημερομηνία λήξης του τιμολογίου, σύμφωνα με τον Αστικό Κώδικα. Ωστόσο, είναι ζωτικής σημασίας να ενεργήσετε πολύ νωρίτερα, καθώς όσο περνάει ο καιρός, τόσο πιο δύσκολο είναι να εισπράξετε το χρέος.

Είναι νόμιμο να χρεώνω τόκους υπερημερίας σε έναν καθυστερούμενο πελάτη;

Ναι, είναι απολύτως νόμιμο. Ο Νόμος 3/2004 για την καταπολέμηση των καθυστερήσεων στις εμπορικές συναλλαγές καθορίζει το δικαίωμα είσπραξης τόκων υπερημερίας, οι οποίοι υπολογίζονται ως το επιτόκιο της ΕΚΤ συν οκτώ ποσοστιαίες μονάδες. Για την εφαρμογή τους, συνιστάται να το έχετε συμπεριλάβει στους συμβατικούς σας όρους.

Τι είναι μια διαδικασία πληρωμής διαταγής και πότε πρέπει να τη χρησιμοποιήσω;

Είναι μια γρήγορη και απλή δικαστική διαδικασία για τη διεκδίκηση τεκμηριωμένων χρηματικών χρεών (όπως τιμολόγια). Πρέπει να τη χρησιμοποιήσετε όταν η φιλική οδός έχει αποτύχει και έχετε σαφείς αποδείξεις του χρέους. Είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική για μη αμφισβητούμενα χρέη, καθώς εάν ο οφειλέτης δεν αντιταχθεί, μπορείτε να ζητήσετε την κατάσχεση των περιουσιακών του στοιχείων γρήγορα.

Πότε είναι συμφέρουσα η πρόσληψη μιας εταιρείας ανάκτησης χρεών;

Είναι συμφέρουσα όταν έχετε έναν σημαντικό όγκο χρεών μικρής αξίας, όπου το κόστος μιας μεμονωμένης δικαστικής διαδικασίας δεν θα αποζημίωνε. Είναι επίσης χρήσιμες για την εξωτερική ανάθεση της διαδικασίας και για να μην αφιερώνετε εσωτερικούς πόρους. Συνήθως εργάζονται με προμήθεια επί της επιτυχίας, οπότε πληρώνετε μόνο εάν καταφέρουν να εισπράξουν.

Τι κάνω αν ένας πελάτης κηρύξει πτώχευση (concurso de acreedores);

Εάν ένας πελάτης κηρύξει πτώχευση, πρέπει να κοινοποιήσετε την απαίτησή σας στη διοίκηση πτώχευσης εντός ενός μηνός από τη δημοσίευση της πτώχευσης στο BOE. Πρόκειται για μια επίσημη διαδικασία που απαιτεί την παροχή όλης της τεκμηρίωσης του χρέους. Από εκείνη τη στιγμή, δεν μπορείτε πλέον να διεκδικήσετε μέσω των συνήθων οδών· γίνεστε πιστωτής εντός της διαδικασίας πτώχευσης.