ERP vs Online Λογιστική: Ποιο να Επιλέξετε για την Επιχείρησή σας;

Όταν ένας ελεύθερος επαγγελματίας ή μια μικρομεσαία επιχείρηση επιδιώκει να ψηφιοποιήσει τη διαχείρισή της, η πρώτη ερώτηση είναι συνήθως: «χρειάζομαι ένα πρόγραμμα λογιστικής ή ένα ERP;». Η απάντηση δεν είναι τετριμμένη, επειδή η γραμμή μεταξύ των δύο κατηγοριών έχει θολώσει. Πολλά λογιστικά λογισμικά έχουν προσθέσει λειτουργίες διαχείρισης, και πολλά σύγχρονα ERPs έχουν απλοποιηθεί σε σημείο να μοιάζουν με εφαρμογές λογιστικής.

Αυτός ο οδηγός σας βοηθά να κατανοήσετε τις πραγματικές διαφορές, όχι αυτές του μάρκετινγκ, και να λάβετε μια τεκμηριωμένη απόφαση ανάλογα με τη συγκεκριμένη σας κατάσταση.

Τι είναι ένα online λογιστικό λογισμικό

Ένα online λογιστικό λογισμικό είναι ένα εργαλείο που επικεντρώνεται στην καταγραφή και τον έλεγχο των οικονομικών της επιχείρησής σας. Ο λειτουργικός του πυρήνας περιλαμβάνει:

• Καταγραφή εσόδων και εξόδων. Κατηγοριοποίηση κινήσεων, τραπεζική συμφωνία, έλεγχος ταμείου.
• Βασική τιμολόγηση. Έκδοση τιμολογίων, προσφορών και δελτίων αποστολής με προκαθορισμένα πρότυπα.
• Φορολογική συμμόρφωση. Δημιουργία φορολογικών εντύπων (303, 130, 390 στην Ισπανία), βιβλίων IVA, αναφορών για τη φορολογική δήλωση.
• Οικονομικές αναφορές. Ισολογισμός, κατάσταση αποτελεσμάτων, ταμειακές ροές.

Γνωστά παραδείγματα στην ισπανική αγορά: Contasol, Quipu, Anfix. Είναι αποτελεσματικά εργαλεία για όποιον χρειάζεται να έχει τους αριθμούς του σε τάξη και να συμμορφώνεται με την Εφορία, αλλά δεν στοχεύουν να πάνε πολύ παραπέρα.

Τι είναι ένα ERP

ERP σημαίνει Enterprise Resource Planning (σχεδιασμός πόρων επιχείρησης). Ένα ERP είναι ένα σύστημα που ενσωματώνει όλες τις διαδικασίες διαχείρισης μιας επιχείρησης σε μια ενιαία πλατφόρμα. Εκτός από τη λογιστική, ένα τυπικό ERP περιλαμβάνει:

• Πλήρης εμπορική διαχείριση. CRM πελατών και προμηθευτών, κατάλογος προϊόντων και υπηρεσιών, έλεγχος ευκαιριών πωλήσεων.
• Απόθεμα και αποθήκη. Έλεγχος αποθέματος, κινήσεων, αποτίμηση αποθέματος, ειδοποιήσεις αναπλήρωσης.
• Προηγμένη τιμολόγηση. Σειρές τιμολόγησης, επαναλαμβανόμενα τιμολόγια, πολυ-νομίσματα, ενσωμάτωση με πύλες πληρωμών.
• Αυτοματοποίηση διαδικασιών. Αυτόματες ροές εργασίας, υπενθυμίσεις είσπραξης, δημιουργία εγγράφων.
• Αναλυτικά στοιχεία και dashboards. 360 μοιρών εικόνα της επιχείρησης σε πραγματικό χρόνο, όχι μόνο των οικονομικών.
• Ενσωματώσεις. Σύνδεση με τράπεζες, πύλες πληρωμών, εργαλεία email marketing, πλατφόρμες e-commerce.

Παραδείγματα στην Ισπανία: SAP Business One, Sage 200, Holded, και φυσικά το Frihet.

Βασικές διαφορές μεταξύ ERP και λογιστικής

Λειτουργικό εύρος

Η πιο προφανής διαφορά είναι το εύρος. Ένα λογιστικό λογισμικό απαντά στην ερώτηση «πώς πάνε οι αριθμοί μου;». Ένα ERP απαντά στο «πώς πάει η επιχείρησή μου;».

Με ένα εργαλείο λογιστικής ξέρετε πόσα έχετε τιμολογήσει και πόσα έχετε ξοδέψει. Με ένα ERP ξέρετε αυτό και επιπλέον ποιος είναι ο καλύτερος πελάτης σας, ποιο προϊόν έχει το μεγαλύτερο περιθώριο κέρδους, πόσο καιρό χρειάζεται μια προσφορά για να μετατραπεί σε τιμολόγιο, ποιος προμηθευτής σας δίνει καλύτερους όρους και πόσο απόθεμα σας απομένει από κάθε κωδικό.

Ενσωματώσεις

Τα λογιστικά προγράμματα συνήθως έχουν περιορισμένες ενσωματώσεις: τραπεζική σύνδεση και λίγα ακόμη. Τα ERPs είναι σχεδιασμένα ως συνδεδεμένες πλατφόρμες. Ενσωματώνονται με πύλες πληρωμών (Stripe, PayPal), τράπεζες, εργαλεία email marketing, online καταστήματα και άλλες υπηρεσίες που αποτελούν μέρος της καθημερινότητας μιας επιχείρησης.

Αυτή η δυνατότητα ενσωμάτωσης είναι αυτό που μετατρέπει ένα ERP σε έναν κεντρικό κόμβο: αντί να μεταπηδάτε μεταξύ πέντε διαφορετικών εργαλείων, όλα ρέουν από και προς το ίδιο σημείο.

Επεκτασιμότητα

Ένα λογιστικό πρόγραμμα σας εξυπηρετεί όσο η λειτουργία σας είναι απλή. Το πρόβλημα εμφανίζεται όταν αναπτύσσεστε: χρειάζεστε να διαχειριστείτε μια ομάδα, να ελέγξετε έργα, να αυτοματοποιήσετε εισπράξεις, να διαχειριστείτε πολλαπλές σειρές προϊόντων. Σε αυτό το σημείο, το λογιστικό εργαλείο αποδεικνύεται ανεπαρκές και καταλήγετε να προσθέτετε υπολογιστικά φύλλα, συμπληρωματικές εφαρμογές και «μπαλώματα» που δεν επικοινωνούν μεταξύ τους.

Ένα ERP απορροφά αυτήν την πολυπλοκότητα εγγενώς. Δεν χρειάζεται να προσθέσετε εργαλεία: ενεργοποιείτε ενότητες.

Πότε να επιλέξετε online λογιστική

Ένα καθαρό λογιστικό λογισμικό είναι επαρκές αν:

• Είστε ελεύθερος επαγγελματίας με απλή δραστηριότητα (συμβουλευτικές υπηρεσίες, επαγγελματικές υπηρεσίες) και λιγότερα από 30 τιμολόγια το μήνα.
• Δεν διαχειρίζεστε απόθεμα ή φυσικά προϊόντα.
• Η μόνη σας ανάγκη είναι να συμμορφώνεστε με τις φορολογικές υποχρεώσεις και να τηρείτε τα βιβλία σας ενημερωμένα.
• Δεν χρειάζεστε CRM επειδή διαχειρίζεστε λίγους πελάτες άμεσα.
• Ο προϋπολογισμός σας είναι πολύ περιορισμένος και χρειάζεστε την πιο οικονομική δυνατή επιλογή.

Σε αυτό το σενάριο, ένα εργαλείο λογιστικής καλύπτει τις ανάγκες σας χωρίς να προσθέτει περιττή πολυπλοκότητα.

Πότε να επιλέξετε ένα ERP

Ένα ERP είναι η καλύτερη επιλογή όταν:

• Εκδίδετε περισσότερα από 50 τιμολόγια το μήνα ή διαχειρίζεστε επαναλαμβανόμενη τιμολόγηση.
• Χρειάζεστε να ελέγχετε απόθεμα, προϊόντα ή υπηρεσίες με κάποια πολυπλοκότητα.
• Θέτετε μια ενοποιημένη εικόνα πελατών, πωλήσεων, εξόδων και οικονομικών.
• Χρησιμοποιείτε 3 ή περισσότερα ξεχωριστά εργαλεία για να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας (και χάνετε χρόνο μεταπηδώντας μεταξύ τους).
• Η επιχείρησή σας αναπτύσσεται και χρειάζεστε το λογισμικό να κλιμακώνεται μαζί σας.
• Θέλετε να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες όπως υπενθυμίσεις είσπραξης, επαναλαμβανόμενη τιμολόγηση ή κατηγοριοποίηση εξόδων.

Η τρίτη οδός: Ελαφριά ERPs

Ιστορικά, η επιλογή ήταν δυαδική: απλή και φθηνή λογιστική, ή ισχυρό αλλά πολύπλοκο και ακριβό ERP. Τα παραδοσιακά ERPs όπως η SAP ή η Sage απαιτούν υλοποιήσεις μηνών, εξειδικευμένη εκπαίδευση και προϋπολογισμούς πέντε ψηφίων.

Αυτό έχει αλλάξει. Υπάρχει μια νέα γενιά cloud ERPs που σπάει αυτή τη διχοτομία. Είναι πλατφόρμες που προσφέρουν πλήρη λειτουργικότητα ERP – τιμολόγηση, έξοδα, CRM, απόθεμα, αναλυτικά στοιχεία, ενσωματώσεις – αλλά με μια εμπειρία χρήστη σχεδιασμένη ώστε οποιοσδήποτε να μπορεί να τις χρησιμοποιήσει από την πρώτη μέρα, χωρίς εκπαίδευση ή συμβούλους.

Το Frihet ανήκει σε αυτήν την κατηγορία. Είναι ένα πλήρες ERP με τη φιλοσοφία μιας σύγχρονης εφαρμογής: καθαρή διεπαφή, ελάχιστη καμπύλη εκμάθησης, και τη δύναμη που χρειάζεστε χωρίς την πολυπλοκότητα που δεν χρειάζεστε. Ξεκινάτε με τα βασικά και ενεργοποιείτε λειτουργικότητες καθώς η επιχείρησή σας τις απαιτεί.

Η σωστή απόφαση εξαρτάται από την πραγματικότητά σας

Δεν υπάρχει μια καθολική απάντηση. Ένας ελεύθερος επαγγελματίας που εκδίδει 10 τιμολόγια το μήνα δεν χρειάζεται ένα ERP, όπως και μια μικρομεσαία επιχείρηση με 20 υπαλλήλους και 500 μηνιαία τιμολόγια δεν θα πρέπει να αρκεστεί σε ένα πρόγραμμα λογιστικής.

Το σημαντικό είναι να είστε ειλικρινείς με την τρέχουσα κατάστασή σας και, κυρίως, με το πού πηγαίνει η επιχείρησή σας. Η επιλογή ενός εργαλείου που θα αποδειχθεί ανεπαρκές σε έξι μήνες είναι πιο ακριβή από την επιλογή, εξαρχής, αυτού που θα αναπτυχθεί μαζί σας.

Αν βρίσκεστε σε αυτήν την ενδιάμεση ζώνη όπου η καθαρή λογιστική είναι ανεπαρκής αλλά τα παραδοσιακά ERPs σας φαίνονται υπερβολικά, αξίζει να εξερευνήσετε τη νέα γενιά ελαφρών ERPs. Είναι πιθανό εκεί να βρείτε ακριβώς αυτό που χρειάζεστε.