Λογιστής και Αυτοαπασχολούμενος στο Frihet: Workspace Πολλαπλών Πελατών
Πώς λειτουργεί το multi-client workspace του Frihet. Ο λογιστής σου έχει πρόσβαση στα τιμολόγια, έξοδα και φορολογικά σου χωρίς WhatsApp, email, χαρτί.
Κύρια σημεία
- Ο λογιστής σου έχει πρόσβαση στο workspace σου με ρόλο Λογιστή: βλέπει τιμολόγια, έξοδα και φορολογικά χωρίς να του στέλνεις τίποτα
- Εναλλαγή μεταξύ πελατών με ένα κλικ. Τα δεδομένα φορτώνονται σε πραγματικό χρόνο, χωρίς ανανέωση σελίδας
- VeriFactu, hash chain και διαδοχική αρίθμηση ισχύουν σε όλα τα workspaces εξίσου
- Άμεση εξαγωγή σε ContaPlus, DATEV, Xero και QuickBooks από τον πίνακα λογιστικής
Περιεχόμενα
Η επικοινωνία μεταξύ αυτοαπασχολούμενων και λογιστών συνήθως λειτουργεί έτσι: ο αυτοαπασχολούμενος φωτογραφίζει απόδειξη, τη στέλνει στο WhatsApp, ο λογιστής την κατεβάζει, τη μετονομάζει, την ανεβάζει στο πρόγραμμά του, την ταξινομεί χειροκίνητα.
Λογιστικά γραφεία με 50 πελάτες όπου το 80% του χρόνου πηγαίνει στη συλλογή τεκμηρίωσης που ο πελάτης ήδη έχει κάπου. Το πρόβλημα δεν είναι η λογιστική. Είναι το κανάλι.
Το Frihet λύνει αυτό με ένα multi-client workspace. Ο λογιστής σου μπαίνει απευθείας στο ERP σου. Βλέπει ό,τι βλέπεις εσύ. Δεν υπάρχει προώθηση, λήψη, διπλή εισαγωγή.
Πώς Λειτουργεί
Η ροή είναι απλή:
-
Ο αυτοαπασχολούμενος προσκαλεί τον λογιστή. Από Ρυθμίσεις > Ομάδα, εισάγει το email του λογιστή και επιλέγει ρόλο “Λογιστής”. Το σύστημα δημιουργεί link με κρυπτογραφικό token (7 ημέρες ισχύς).
-
Ο λογιστής αποδέχεται την πρόσκληση. Κάνει κλικ στο link, εγγράφεται στο Frihet (δωρεάν) και η πρόσκληση επαληθεύεται αυτόματα. Το workspace του πελάτη εμφανίζεται στον πίνακα.
-
Ο λογιστής αλλάζει μεταξύ πελατών με ένα κλικ. Στο sidebar εμφανίζεται “Οι Πελάτες μου”. Επιλέγοντας έναν, όλο το σύστημα φορτώνεται με τα δεδομένα εκείνου: τιμολόγια, έξοδα, πελάτες, προϊόντα, φορολογικό ημερολόγιο.
Δεν υπάρχει συγχρονισμός. Δεν υπάρχει εισαγωγή. Τα δεδομένα είναι τα ίδια γιατί είναι το ίδιο σύστημα.
Τέσσερις Ρόλοι, Πραγματικά Δικαιώματα
Δεν είναι γενική “κοινόχρηστη πρόσβαση”. Υπάρχουν τέσσερις ρόλοι με λεπτομερή δικαιώματα:
| Ρόλος | Βλέπει όλα | Δημιουργεί/επεξεργάζεται | Διαγράφει | Διαχειρίζεται ομάδα | Αλλάζει ρυθμίσεις |
|---|---|---|---|---|---|
| Admin | ✓ | Όλα | Όλα | ✓ | ✓ |
| Editor | ✓ | Τιμολόγια, έξοδα, πελάτες | Μόνο έξοδα | ✗ | ✗ |
| Λογιστής | ✓ | Τιμολόγια και έξοδα | Τίποτα | ✗ | ✗ |
| Επισκέπτης | ✓ | Τίποτα | Τίποτα | ✗ | ✗ |
Τι Βλέπει ο Λογιστής
Πίνακας Πελατών
Κατά την είσοδο στο Frihet, ο λογιστής βλέπει πλέγμα με όλους τους πελάτες του. Κάθε κάρτα δείχνει:
- Επωνυμία επιχείρησης
- Email πελάτη
- Ρόλο σε αυτό το workspace
- Επόμενη φορολογική υποχρέωση
Μέσα στο Workspace
Μια επάνω γραμμή υποδεικνύει ανά πάσα στιγμή ότι βλέπει το workspace άλλου χρήστη: “Βλέποντας ως [Επωνυμία] · Ρόλος: Λογιστής”.
VeriFactu σε Όλα τα Workspaces
Κάθε τιμολόγιο που εκδίδεται σε οποιοδήποτε workspace συμμορφώνεται αυτόματα με VeriFactu:
- Hash chain SHA-256: Κάθε τιμολόγιο περιλαμβάνει hash του προηγούμενου. Αλυσίδα επαληθεύσιμη από την AEAT.
- Επαληθεύσιμο QR: Κώδικας QR σε κάθε PDF.
- Διαδοχική αρίθμηση: Χωρίς κενά.
Εξαγωγή για το Λογιστικό Σου Πρόγραμμα
| Μορφή | Συμβατό με | Χρήση |
|---|---|---|
| ContaPlus (xDiario.txt) | Sage 50, ContaSol, A3 | Fixed-width, Latin-1, λογαριασμοί PGC |
| DATEV EXTF | DATEV (Γερμανία) | Semicolons, header 31 πεδία |
| Xero CSV | Xero (global) | 43 στήλες |
| QuickBooks CSV | QuickBooks (global) | 11 στήλες |
| CSV γενικό | Excel, Google Sheets | UTF-8 με BOM |
Επιλέγεις μορφή, έτος, τρίμηνο και πελάτη. Ένα κλικ κατεβάζει το αρχείο έτοιμο για εισαγωγή.
Για Ποιον Είναι
Φορολογικό γραφείο με αυτοαπασχολούμενους πελάτες. Πρόσβαση στα δεδομένα των πελατών χωρίς μεσάζοντες. Οι φορολογικές δηλώσεις είναι ήδη υπολογισμένες.
Αυτοαπασχολούμενος που θέλει ο λογιστής να δουλεύει άνετα. Πρόσκληση στο workspace. Χωρίς WhatsApp με φωτογραφίες αποδείξεων.
ΜΜΕ με εσωτερικό λογιστή. Ο ρόλος “Editor” δίνει πλήρη πρόσβαση σε τιμολόγηση χωρίς να επιτρέπει καταστρεπτικές αλλαγές.
Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο;
Συχνές ερωτήσεις
Πώς προσκαλώ τον λογιστή μου στο Frihet;
Από Ρυθμίσεις > Ομάδα, εισάγεις το email του λογιστή σου και επιλέγεις τον ρόλο 'Λογιστής'. Λαμβάνει email με ασφαλές link (κρυπτογραφικό token, ισχύει 7 ημέρες). Μόλις αποδεχτεί, το workspace σου εμφανίζεται στον πίνακα πελατών του.
Τι μπορεί να βλέπει και να κάνει ο λογιστής μου στο workspace μου;
Με ρόλο Λογιστή μπορεί να βλέπει τιμολόγια, προσφορές, έξοδα, πελάτες, προμηθευτές και προϊόντα. Μπορεί να δημιουργεί και να επεξεργάζεται τιμολόγια και έξοδα. Δεν μπορεί να διαγράψει τίποτα, ούτε να διαχειρίζεται την ομάδα σου ή να αλλάξει ρυθμίσεις.
Ο λογιστής μου πρέπει να πληρώσει για να χρησιμοποιήσει το Frihet;
Ο λογιστής σου εγγράφεται στο Frihet δωρεάν. Το πλάνο που έχει σημασία είναι το δικό σου: το δωρεάν πλάνο επιτρέπει 1 μέλος ομάδας, το Pro επιτρέπει 3 και το Business μέχρι 10.
Τα δεδομένα των πελατών μου είναι ξεχωριστά;
Απολύτως. Κάθε workspace είναι ανεξάρτητη συλλογή Firestore με δικούς του κανόνες ασφαλείας. Ο λογιστής αλλάζει μεταξύ workspaces αλλά δεν αναμιγνύει ποτέ δεδομένα. Δεν υπάρχει κοινόχρηστη βάση δεδομένων.
