Καταγραφή αποφάσεων: πρότυπο για την ομάδα σου
Κατάγραψε τις αποφάσεις της ομάδας, τα στοιχεία και τις προϋποθέσεις επανεξέτασης. Πρότυπο και παράδειγμα που διατηρούν το ιστορικό.
TL;DR: Μια καταγραφή αποφάσεων διατηρεί την ερώτηση, τα στοιχεία, τις υποθέσεις, τις επιλογές και ποιος αποφασίζει. Πρόσθεσε έναν όρο αναθεώρησης και διαχώρισε την απόφαση από την εκτέλεσή της. Αν αλλάξει το κριτήριο, δημιούργησε μια νέα αναφορά που αντικαθιστά την προηγούμενη και εξήγησε ποια νέα στοιχεία το δικαιολογούν.
Κύρια σημεία
- Μια υπόθεση παραμένει μια αβεβαιότητα ακόμα κι αν όλοι συμφωνούν.
- Μια εγκριθείσα απόφαση μπορεί να παραμείνει σε εκκρεμότητα εκτέλεσης ή επαλήθευσης.
- Η νέα απόφαση πρέπει να συνδέεται με την προηγούμενη και να εξηγεί τι άλλαξε, χωρίς να διαγράφει το σκεπτικό της.
Περιεχόμενα
Ένα μητρώο αποφάσεων της ομάδας επιτρέπει να απαντήσουμε γιατί επιλέχθηκε μια επιλογή και τι θα έπρεπε να αλλάξει για να αναθεωρηθεί. Είναι απαραίτητο όταν κάποιος εργάζεται με μια παλιά απόφαση, ένα άλλο άτομο θυμάται μια εξαίρεση και κανείς δεν βρίσκει τον αρχικό λόγο. Η τελευταία πρόταση της συνομιλίας σπάνια περιέχει όλες αυτές τις πληροφορίες.
Σε ένα πρακτορείο (στα αγγλικά), το μητρώο μπορεί να είναι ένα κοινόχρηστο έγγραφο με ένα δελτίο ανά απόφαση και ένα ευρετήριο. Η χρησιμότητα εμφανίζεται διατηρώντας το πλαίσιο, διακρίνοντας το επαληθευμένο από το υποτιθέμενο και συνδέοντας μια νέα απόφαση με αυτή που αντικαθιστά. Εδώ θα βρεις ένα πρότυπο και ένα πλήρες παράδειγμα για το πώς να το κάνεις.
Καταγραφή των αποφάσεων που αλλάζουν την εργασία
Άνοιξε ένα δελτίο όταν η επιλογή επηρεάζει την εργασία πολλών ατόμων, εξαρτάται από μια σημαντική αβεβαιότητα ή είναι δαπανηρό να ανακατασκευαστεί. Η επιλογή μιας κοινής οδού παράδοσης αξίζει καταγραφή· η διόρθωση ενός τυπογραφικού λάθους μπορεί να παραμείνει στην εργασία. Το έγγραφο πρέπει να αποθηκεύει μια απόφαση που κάποιος θα χρειαστεί να κατανοήσει αργότερα.
Διαμόρφωσε μια ερώτηση που μπορεί να κλείσει: «Ποιο φορμάτ θα χρησιμοποιήσουμε για να παρουσιάσουμε το εργαστήριο στην αίθουσα του πελάτη;». «Βελτίωση των παρουσιάσεων» δεν προσδιορίζει μια απόφαση. Πρόσθεσε τι μένει εκτός: περιεχόμενα, αριθμός συνεδριών ή υλικά για τους συμμετέχοντες, σύμφωνα με όσα έχουν ήδη συμφωνηθεί στο αντικείμενο εργασίας που ορίζεται στην προσφορά (στα αγγλικά).
Διαχώρισε στοιχεία και υποθέσεις. «Το άτομο που συντονίζει το εργαστήριο ζήτησε να μπορεί να διορθώνει τις διαφάνειες» περιγράφει ένα μήνυμα. «Ο υπολογιστής της αίθουσας θα μπορεί να ανοίξει το επεξεργάσιμο αρχείο» παραμένει σε εκκρεμότητα μέχρι να ελεγχθεί. Η συμφωνία με μια υπόθεση δεν την μετατρέπει σε γεγονός.
Ξεκαθάρισε ποιος προετοιμάζει και ποιος αποφασίζει
Το άτομο που συλλέγει τις πληροφορίες μπορεί να είναι διαφορετικό από αυτό που έχει την τελική ευθύνη της απόφασης. Η προσέγγιση DACI της Atlassian διαχωρίζει αυτούς τους ρόλους, εκτός από αυτούς που προσφέρουν γνώση και αυτούς που πρέπει να λάβουν το αποτέλεσμα. Μπορείς να διατηρήσεις αυτή τη διάκριση σε ένα μικρό δελτίο.
Σημείωσε ένα άτομο υπεύθυνο για την απόφαση, ποιους πρέπει να προσκομίσουν στοιχεία και ποιους επηρεάζει το αποτέλεσμα. Επιβεβαίωσε αυτή την ανάθεση· η τοποθέτηση ενός ονόματος σε ένα κελί δεν προσδίδει εξουσία ούτε αποδεικνύει ότι έχει αποδεχθεί. Εάν απαιτείται εξωτερική απάντηση, άφησέ την ως εκκρεμή εξάρτηση.
Οι επιλογές χρειάζονται συγκεκριμένες συνέπειες. «Χρήση του επεξεργάσιμου», «παρουσίαση ενός PDF» και «αναβολή της επιλογής μέχρι να δοκιμαστεί η αίθουσα» επιτρέπουν τη σύγκριση του τι κερδίζεται, τι παραμένει σε εκκρεμότητα και τι μπορεί να μπλοκάρει την εργασία. Μην προσθέτεις επιλογές που κανείς δεν εξέτασε μόνο και μόνο για να δικαιολογήσεις την προτιμώμενη αργότερα.
Ένα πρότυπο με δύο ξεχωριστές καταστάσεις
Αντίγραψε το δελτίο και αντικατάστησε τις οδηγίες μέσα στις αγκύλες με τα στοιχεία της απόφασής σου. Χρησιμοποίησε σύντομες αναφορές όπως DEC-01 και DEC-02, τόσο στο ευρετήριο όσο και στις εργασίες. Οι αναγνωριστικοί κωδικοί είναι εσωτερικά παραδείγματα· δεν απαιτούν ένα συγκεκριμένο εργαλείο. Σύνδεσε στοιχεία προσβάσιμα στην ομάδα χωρίς να αντιγράφεις διαπιστευτήρια ή περιττές πληροφορίες.
Αναφορά και ερώτηση: [αναγνωριστικό / συγκεκριμένη απόφαση]Πεδίο: [εργασία που επηρεάζεται / τι μένει εκτός]Προετοιμασία: [άτομο που συλλέγει πληροφορίες]Υπεύθυνος για την απόφαση: [άτομο / επιβεβαιωμένη ανάθεση]Συνεισφορές και παραλήπτες: [ποιος συνεισφέρει / ποιος πρέπει να το γνωρίζει]Στοιχεία: [γεγονός / αναφορά / ημερομηνία επαλήθευσης]Υποθέσεις: [τι μένει να ελεγχθεί / υπεύθυνος / συνέπεια]Επιλογές: [πραγματικές εναλλακτικές και συνέπειες κάθε μιας]Αποτέλεσμα: [επιλεγμένη επιλογή και λόγος· ή σε εκκρεμότητα]Απόφαση: [προτεινόμενη / εγκριθείσα / απορριφθείσα / αντικατασταθείσα]Επιβεβαίωση: [άτομο / ημερομηνία / αναφορά· ή σε εκκρεμότητα]Εφαρμογή: [από πότε / απαραίτητη προϋπόθεση]Αναθεώρηση: [συνθήκη που την ενεργοποιεί / ημερομηνία / υπεύθυνος]Ιστορικό: [αντικαθιστά / αντικαταστάθηκε από / χρονολογημένη σημείωση]Εκτέλεση: [σε εκκρεμότητα / σε εξέλιξη / μπλοκαρισμένη / ελεγμένη]Επόμενη ενέργεια: [εργασία / υπεύθυνος / ημερομηνία ή συνθήκη]Έλεγχος: [αναμενόμενο αποτέλεσμα / στοιχεία / υπεύθυνος]Εγκριθείσα σημαίνει ότι υπάρχει μια επιβεβαιωμένη απόφαση. Ελεγμένη περιγράφει την εφαρμογή της, με τα προβλεπόμενα στοιχεία. Μια απορριφθείσα απόφαση δεν πρέπει να προχωρήσει σε εκτέλεση. Εάν η απόφαση αναβληθεί, διατήρησε την «προτεινόμενη», γράψε τι λείπει και ποιος θα το λύσει· η σιωπή δεν ολοκληρώνει την επιβεβαίωση.
Παράδειγμα: αλλάζουν τα στοιχεία, αλλάζει η απόφαση
Εικονική περίπτωση. Ένα πρακτορείο ετοιμάζει ένα εργαστήριο. Τα ονόματα αναφοράς, οι ημέρες και τα ακόλουθα αποτελέσματα είναι διδακτικά· δεν περιγράφουν πραγματικό πελάτη. Το περιεχόμενο του εργαστηρίου έχει συμφωνηθεί. Απομένει να αποφασιστεί ποιο αρχείο θα χρησιμοποιηθεί κατά τη διάρκεια της παρουσίασης.
| Καταγραφή | DEC-01, ημέρα 1 | DEC-02, ημέρα 3 |
|---|---|---|
| Στοιχεία | Ο συντονισμός ζητά να μπορεί να διορθώνει διαφάνειες μέχρι την παραμονή. | Η δοκιμή στην αίθουσα δείχνει ότι ο διαθέσιμος εξοπλισμός ανοίγει PDF, αλλά όχι το επεξεργάσιμο. |
| Υπόθεση | Ο εξοπλισμός της αίθουσας θα ανοίξει το επεξεργάσιμο· μένει να δοκιμαστεί. | Το PDF θα διατηρήσει το απαραίτητο περιεχόμενο· μένει να ελεγχθεί η τελική εξαγωγή. |
| Επιβεβαιωμένη απόφαση | Προετοιμασία του επεξεργάσιμου και εξάρτηση της χρήσης του στην αίθουσα από τη δοκιμή. | Παρουσίαση του ελεγμένου PDF και διατήρηση του επεξεργάσιμου ως αρχείου εργασίας. |
| Υπεύθυνος για την απόφαση | Υπεύθυνος του εργαστηρίου, επιβεβαιωμένη ανάθεση. | Το ίδιο άτομο επιβεβαιώνει την αλλαγή μετά από συνεννόηση με τον παρουσιαστή. |
| Αναθεώρηση | Αποτέλεσμα της δοκιμής της αίθουσας. | Αλλαγή περιεχομένου μετά τον έλεγχο του PDF. |
| Ιστορικό | Αντικαταστάθηκε από την DEC-02 την ημέρα 3. | Αντικαθιστά την DEC-01· η δοκιμή απορρίπτει την υπόθεσή της. |
| Εκτέλεση στο τέλος της ημέρας 3 | Η χρήση του επεξεργάσιμου στην αίθουσα δεν ενεργοποιήθηκε ποτέ. | Εξαγωγή προετοιμασμένη· ο έλεγχος του PDF ακόμα σε εκκρεμότητα. |
Η DEC-02 έχει ήδη εγκριθεί, αλλά ακόμα δεν επιτρέπει την αναγραφή «ελεγμένη παρουσίαση». Η επόμενη ενέργεια συνίσταται στο άνοιγμα του τελικού PDF στον εξοπλισμό της αίθουσας και την αναθεώρηση των προβλεπόμενων διαφανειών. Εάν το εργαστήριο εξαρτάται από μια κινούμενη εικόνα που εξαφανίζεται κατά την εξαγωγή, η δοκιμή πρέπει να το εντοπίσει πριν θεωρηθεί έγκυρη η μορφή.
Η ιδέα της διατήρησης του σκεπτικού προέρχεται από τα μητρώα αποφάσεων αρχιτεκτονικής, ή ADR, που περιγράφονται από την AWS: μια νέα απόφαση μπορεί να αντικαταστήσει μια προηγούμενη. Εδώ την προσαρμόζουμε σε λειτουργίες υπηρεσιών· δεν εφαρμόζουμε έναν κανόνα αρχιτεκτονικής στο εργαστήριο.
Διατήρησε ανέπαφα τα γεγονότα και τους λόγους που αναγράφονται στην DEC-01. Πρόσθεσε τη σημείωση αντικατάστασης με ημερομηνία και σύνδεσμο προς την DEC-02. Όποιος διαβάσει το ιστορικό θα μπορεί να διακρίνει μια λογική απόφαση υπό μια ρητή υπόθεση από ένα λάθος που αποκρύφθηκε μέσω αναδρομικής επεξεργασίας.
Αναθεώρηση βάσει συγκεκριμένης προϋπόθεσης
«Θα το αναθεωρήσουμε αργότερα» δεν εξηγεί τι πρέπει να παρατηρήσει κανείς. Μια αποτυχημένη δοκιμή, μια εξάρτηση που αλλάζει ή μια νέα απαίτηση επιτρέπουν το άνοιγμα της αναθεώρησης. Ανάθεσε ποιος παρακολουθεί αυτή την προϋπόθεση και μια ημερομηνία για τον έλεγχό της αν η εργασία έχει προθεσμία.
Η ημερομηνία δεν ανακαλεί αυτόματα την απόφαση. Εάν δεν εμφανιστούν νέες πληροφορίες, καταγράψε αν παραμένει εφαρμόσιμη και ποιος έλεγχος λείπει. Όταν η συνέχιση εξαρτάται από μια μη εκπληρωμένη προϋπόθεση, διατήρησε την παρεμπόδιση. Στο παράδειγμα, η αποδοχή της DEC-01 δεν εξουσιοδοτούσε την παράλειψη της δοκιμής του εξοπλισμού.
Η αλλαγή ενός τόνου δεν απαιτεί DEC-03. Η αλλαγή της επιλεγμένης μορφής ή της συνθήκης χρήσης της αξίζει άλλη αναφορά. Εάν ανακαλύψεις ότι ένα στοιχείο ήταν λάθος καταγεγραμμένο, πρόσθεσε μια χρονολογημένη διόρθωση και εξέτασε τις συνέπειές της· μην αφήνεις το μητρώο να συνεχίζει να υποστηρίζει μια ψευδή βεβαιότητα.
Βεβαιώσου ότι ένα άλλο άτομο μπορεί να συνεχίσει
Διατήρησε ένα ευρετήριο με αναφορά, ερώτηση, ισχύουσα απόφαση και σύνδεσμο προς το ιστορικό. Στην εργασία εκτέλεσης, επισήμανε ποια απόφαση εφαρμόζεται. Εάν αλλάξει, ενημέρωσε τα ενδιαφερόμενα άτομα και βεβαιώσου ότι αυτός που έχει εκκρεμή εργασία έλαβε τη νέα αναφορά. Η επεξεργασία του εγγράφου δεν εγγυάται ότι όλοι το έχουν διαβάσει.
Ζήτησε από κάποιον εκτός της συζήτησης να βρει τρία πράγματα: τι πρέπει να γίνει τώρα, γιατί άλλαξε και τι παραμένει σε εκκρεμότητα. Εάν χρειάζεται να σε ρωτήσει, διόρθωσε το δελτίο. Εάν περισσεύει μια εργασία συντήρησης, εφάρμοσε το κριτήριο της εξάλειψης, αυτοματοποίησης και ανάθεσης (στα αγγλικά) πριν δημιουργήσεις μια άλλη ρουτίνα.
Ξεκίνησε με μια ισχύουσα απόφαση της οποίας ο λόγος είναι δύσκολο να ανακτηθεί. Γράψε τα γνωστά, επισήμανε αυτό που είναι ακόμα μια υπόθεση και άφησε μια επόμενη ενέργεια με υπεύθυνο. Το επόμενο άτομο πρέπει να μπορεί να συνεχίσει από εκεί.
Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο;
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να καταγράφονται όλες οι αποφάσεις της ομάδας;
Κατάγραψε εκείνες που αλλάζουν κοινή εργασία, εξαρτώνται από μια σημαντική υπόθεση ή θα ήταν δύσκολο να ανακατασκευαστούν. Μια μικρότερη και εύκολα διορθώσιμη επιλογή μπορεί να παραμείνει στην αντίστοιχη εργασία.
Τι συμβαίνει αν έρθει η ημερομηνία αναθεώρησης και δεν υπάρχει νέα πληροφορία;
Η ημερομηνία ζητά αναθεώρηση· δεν ανακαλεί αυτόματα την απόφαση. Σημείωσε αν παραμένει εφαρμόσιμη, ποια στοιχεία λείπουν και ποιος πρέπει να τα βρει. Εάν η συνέχιση απαιτεί μια προϋπόθεση που δεν πληρούται, διατήρησε την παρεμπόδιση ορατή.
Μπορώ να ενημερώσω το προηγούμενο έγγραφο όταν αλλάζει η απόφαση;
Διατήρησε το αρχικό σκεπτικό και τα στοιχεία. Πρόσθεσε μια χρονολογημένη σημείωση που συνδέεται με τη νέα απόφαση και σήμανε την προηγούμενη ως αντικατασταθείσα όπου χρειάζεται. Μια διόρθωση σύνταξης πρέπει να διακρίνεται από μια αλλαγή κριτηρίου.
