Factura Proforma: Qué Es, Cuándo Usarla y Plantilla Gratis (2026)

Una factura proforma es un documento comercial previo a la venta que describe una operación en formato de factura pero sin valor fiscal ni contable. No genera IVA, no obliga al pago y no sustituye a la factura real. Se usa para que el comprador apruebe la compra internamente, tramite financiación, solicite una licencia de importación o gestione el despacho aduanero. Cuando la operación se confirma, se emite la factura ordinaria que sí tiene efectos fiscales.

¿Qué es una factura proforma?

La palabra “proforma” viene del latín pro forma, que significa “como formalidad” o “a efectos de forma”. Un documento proforma describe una transacción futura como si ya hubiera ocurrido, pero sin que los efectos jurídicos y fiscales se hayan producido todavía.

En la práctica, una factura proforma tiene el aspecto de una factura real: incluye datos del vendedor y del comprador, descripción de productos o servicios, precios, impuestos y totales. La diferencia fundamental es que lleva la palabra “PROFORMA” visible en el documento y que, legalmente, no es ninguna factura.

Esto tiene dos consecuencias directas:

• El vendedor no debe declarar el IVA de ese documento en su modelo 303 hasta que emita la factura real.
• El comprador no puede deducir el IVA de una proforma porque simplemente no existe IVA devengado.

Es un documento de compromiso informal: el vendedor dice “esto es lo que te voy a facturar”, y el comprador lo usa para gestionar su lado de la operación antes de dar luz verde.

Proforma vs factura real: las diferencias clave

La diferencia se ve mejor en una tabla:

Característica	Factura proforma	Factura real
Validez fiscal	Ninguna	Sí (AEAT, deducción de IVA)
Genera IVA exigible	No	Sí
Documenta la deuda	No	Sí (base para reclamar el cobro, p. ej. por monitorio)
Debe numerarse correlativamente	No (numeración propia optativa)	Sí (obligatorio por ley)
Plazo de emisión	Sin plazo legal	En el momento de la operación; si el cliente es empresa o profesional, antes del día 16 del mes siguiente al devengo (art. 11 RD 1619/2012, vigente 2026)
Aparece en libros de registro	No	Sí (libro de facturas emitidas)
Sirve en aduanas (exportación)	Sí (valoración previa, licencia de importación)	Sí (la factura comercial acompaña el despacho)

La distinción más importante para el día a día: si envías una proforma y el cliente te paga antes de que emitas la factura, debes emitir la factura inmediatamente al recibir el cobro. El pago convierte la operación en hecho imponible, y la proforma no lo documenta.

¿Tiene validez fiscal o contable la proforma?

No. Este es el punto que más confusión genera y conviene dejarlo claro de forma directa.

Fiscalmente, la proforma no existe a ojos de la AEAT. No aparece en tus libros de registro de facturas emitidas, no forma parte de la base imponible de tu IVA trimestral (modelo 303) y no puede usarse para justificar un gasto ante una inspección.

Contablemente, no genera ningún asiento en tu contabilidad. No es un ingreso devengado, no es una cuenta a cobrar y no afecta a tu cuenta de resultados.

Para el comprador, una proforma no sirve para deducir IVA soportado ni para justificar un gasto ante su gestoría o Hacienda.

Lo que sí puede hacer una proforma:

• Servir como referencia interna para que el departamento de compras del cliente apruebe la operación.
• Actuar como documento de referencia en operaciones de exportación para que las aduanas del país destino calculen aranceles.
• Documentar un acuerdo de precio antes de que el trabajo haya comenzado.

Cuándo usar una proforma

Hay cuatro situaciones donde la proforma tiene sentido real:

1. Presupuestos formales antes de confirmar la venta

Cuando un cliente te pide los detalles de la operación en formato de factura —con todos los datos fiscales, precios desglosados e impuestos— para llevarlo a su proceso de aprobación interna, la proforma es el documento adecuado. Es más formal que un presupuesto estándar y facilita la tramitación en empresas con departamentos de compras o finanzas que necesitan ver exactamente cómo quedará la factura final.

Si quieres profundizar en la fase de presupuestación, esta guía sobre cómo hacer un presupuesto que convierte cubre la estructura y la psicología detrás de una propuesta que se acepta a la primera.

2. Operaciones de exportación fuera de la UE

Aquí la proforma es habitual. El importador la necesita antes del envío para tramitar su licencia de importación, abrir un crédito documentario o anticipar el cálculo de aranceles, y muchas aduanas la usan para valorar la mercancía antes de que entre al país. El documento que acompaña el despacho formal es la factura comercial (junto con el DUA de exportación), pero la proforma es la pieza previa que destraba todo el proceso.

Para exportaciones con mercancía, la proforma debe incluir el valor de los bienes, su origen, el incoterm pactado (EXW, FOB, CIF…) y una descripción suficientemente detallada. Sin esos datos, no sirve para el cálculo aduanero.

3. Anticipos y pagos a cuenta

Es habitual pedir un anticipo antes de comenzar un proyecto, especialmente en trabajos de larga duración o con un coste de materiales elevado. La proforma permite al cliente ver el importe total de la operación y el anticipo solicitado, y usarla como referencia interna para autorizar el pago.

Recuerda: cuando recibes el anticipo, tienes que emitir una factura real por ese importe. La proforma solo es el documento previo. El anticipo no “activa” la proforma; la convierte en una factura ordinaria desde el momento en que el dinero entra en tu cuenta.

4. Operaciones donde el precio puede cambiar

Si facturas en divisas extranjeras, con materias primas sujetas a fluctuación de precio o cuando el tipo de cambio es relevante, la proforma establece el precio a una fecha determinada sin crear una obligación inmediata. Incluye siempre una fecha de validez (15 o 30 días es lo habitual) para que quede claro hasta cuándo aplica ese precio.

Qué datos debe incluir una factura proforma

No hay un formato legal obligatorio para la proforma —precisamente porque no es una factura legal— pero estos datos son estándar y necesarios para que cumpla su función:

Encabezado y mención obligatoria

• La palabra “FACTURA PROFORMA” en lugar de “Factura” — visible, preferiblemente en la parte superior.
• Número de proforma (puede ser una numeración propia, por ejemplo PRO-2026-001).
• Fecha de emisión y fecha de validez.

Datos del vendedor

• Nombre completo o razón social.
• NIF/CIF.
• Domicilio fiscal.
• Datos de contacto (email, teléfono).

Datos del comprador

• Nombre o razón social del destinatario.
• NIF/CIF (o número de identificación fiscal en el país destino si es exportación).
• Dirección de facturación y, si es diferente, de entrega.

Descripción de la operación

• Descripción detallada de los productos o servicios.
• Cantidad y precio unitario.
• Base imponible.
• Tipo de IVA aplicable y cuota de IVA (aunque no sea exigible, se incluye para que el comprador sepa cuánto será la factura real).
• Total.

Información adicional según el caso

• Para exportación: incoterm, país de origen, peso o volumen, código arancelario.
• Para divisas: tipo de cambio de referencia y moneda de facturación.
• Condiciones de pago acordadas.

Una proforma bien elaborada debe dejar claro en todo momento que no es una factura real y que no implica ninguna obligación de pago inmediata. Si alguien que la recibe puede confundirla con una factura exigible, hay un problema de redacción.

Plantilla de factura proforma gratis (Excel, Word y PDF)

La forma más rápida de crear tu primera proforma es usar una plantilla que ya tenga la estructura correcta.

Puedes descargar la plantilla de factura proforma gratis en los tres formatos más habituales directamente desde Frihet:

• Excel: editable, con fórmulas para calcular IVA y total automáticamente.
• Word: para quienes prefieren un documento editable sin fórmulas.
• PDF: para imprimir o enviar directamente sin que el destinatario pueda modificarlo.

La plantilla incluye todos los campos descritos arriba, la mención “FACTURA PROFORMA” en el encabezado y un campo de fecha de validez preconfigurado. Puedes personalizarla con tu logo y datos fiscales.

Si ya tienes tus datos de empresa guardados en algún sitio, crear la primera proforma no debería llevarte más de 5 minutos.

Para facturas reales, la plantilla de factura para freelancers cubre el formato oficial con todos los campos que exige el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).

De proforma a factura real en un clic con Frihet

La plantilla descargable funciona. Pero si creas proformas con regularidad, hay un problema estructural con las plantillas manuales: cuando el cliente confirma, tienes que reintroducir todos los datos en tu software de facturación. Nombre del cliente, NIF, líneas de producto, precios, IVA. Todo otra vez. Y ahí es donde se producen los errores.

Frihet resuelve esto con proformas como documento de primera clase en la plataforma.

Así funciona el flujo:

1. Creas la proforma directamente en Frihet con los datos del cliente y los conceptos.
2. La envías al cliente por email con el PDF generado.
3. Cuando el cliente confirma, pulsas “Convertir a factura”.
4. La factura real se genera con todos los datos ya rellenos, numeración correlativa correcta y lista para enviarse.

Cero reintroducción de datos. Cero riesgo de que el precio de la proforma no coincida con el de la factura. Y la proforma queda guardada con su propio historial, separada del registro de facturas reales.

Las proformas en Frihet tienen su propia numeración (PRO-YYYYMMDD-XXXX), no interfieren con la numeración correlativa de tus facturas reales y están completamente separadas del ciclo de VeriFactu y de los libros de registro fiscales.

Si trabajas con clientes que necesitan el documento para tramitaciones internas, también puedes generar el albarán a partir de la misma operación: otro documento no fiscal que acredita la entrega. Y desde la factura real convertida puedes enviar el enlace de pago directamente al cliente para que liquide con tarjeta o transferencia sin tener que perseguirle por email.

Todo el ciclo de venta —presupuesto, proforma, factura, cobro— en una sola herramienta. Si quieres ver cómo funciona el proceso completo de facturación como autónomo, esta guía para facturar como autónomo en España cubre los requisitos legales, los plazos y las obligaciones registro por registro.

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Preguntas frecuentes

¿La factura proforma tiene validez fiscal?

No. La factura proforma no tiene validez fiscal ni contable. No genera IVA, no obliga al pago y no puede usarse para deducir impuestos. Es un documento informativo que describe la operación antes de que se confirme. La validez fiscal la tiene únicamente la factura ordinaria o simplificada.

¿Es obligatorio poner la palabra PROFORMA en el documento?

Sí. Para que el documento sea una proforma y no pueda confundirse con una factura real, debe incluir de forma clara y visible la palabra “PROFORMA” o “FACTURA PROFORMA”. Sin esa mención, un documento con los mismos datos que una factura podría interpretarse como factura real a efectos de terceros.

¿La proforma sustituye al presupuesto?

No exactamente. Un presupuesto describe los servicios o productos y propone un precio; la proforma va un paso más allá y presenta la información en formato de factura, con datos fiscales completos, ideal para que el comprador tramite la compra internamente o realice un pedido formal. En la práctica muchos negocios usan ambos términos de forma intercambiable, pero conceptualmente son documentos diferentes.

¿Cuándo debo emitir una proforma en lugar de una factura?

Emite una proforma cuando aún no se ha confirmado la venta: para que el comprador obtenga aprobación interna, financiación o licencia de importación; en operaciones de exportación para el despacho aduanero; para solicitar un anticipo antes de iniciar el trabajo. Una vez confirmada la operación, emite la factura real.

¿Puedo pedir un anticipo con una proforma?

La proforma sirve para que el cliente vea el importe y proceda al pago del anticipo, pero el anticipo debe quedar recogido en una factura real (o factura de anticipo) una vez recibido el dinero. La proforma es el documento de referencia; la factura es el documento fiscal.

¿Tiene plazo de validez una factura proforma?

No existe plazo legal obligatorio, pero es una buena práctica incluir una fecha de validez (por ejemplo, 15 o 30 días) para protegerte de variaciones de precio, disponibilidad de stock o tipos de cambio. Pasada esa fecha, emites una nueva proforma actualizada.