Cuánto tiempo guardar facturas y documentos: plazos 2026
Plazos de conservación de facturas y documentos en España: 4, 6 o 10 años según el caso, excepciones y requisitos del archivo electrónico.
TL;DR: El artículo 30 del Código de Comercio exige conservar durante 6 años libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio desde el último asiento, aunque la prescripción tributaria general sea de 4 años. Hay reglas más largas para bases negativas, deducciones, bienes de inversión y sujetos obligados por prevención de blanqueo. La conservación electrónica es posible si garantiza autenticidad, integridad, legibilidad y acceso.
Puntos clave
- El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante 6 años desde el último asiento en los libros — y cesar la actividad no te exime.
- La prescripción tributaria general es de 4 años, pero su inicio e interrupción dependen del derecho y de los actos previstos en los artículos 66 a 68 LGT.
- Si compensas bases imponibles negativas o tienes deducciones pendientes, la AEAT puede comprobar su origen hasta 10 años (artículo 66 bis LGT y 26.5 LIS): guarda la contabilidad y las autoliquidaciones de esos ejercicios.
- Las facturas de bienes de inversión se conservan durante todo el período de regularización de IVA —hasta 9 años naturales siguientes en terrenos y edificaciones— más los 4 años siguientes (artículos 107 y 165 LIVA).
- El artículo 21 LISOS exige conservar 4 años los documentos de afiliación, altas, bajas, variaciones, cotización y pago de salarios que enumera; otros documentos laborales pueden tener reglas diferentes.
- La no llevanza o conservación de la contabilidad, libros y registros exigidos puede encajar en la infracción del artículo 200 LGT; la sanción concreta depende de la conducta tipificada.
Contenidos
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas y los documentos del negocio en España? El artículo 30 del Código de Comercio fija 6 años desde el último asiento para libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio. Ese deber convive con la prescripción tributaria general de 4 años y con reglas especiales que pueden exigir 10 años o más.
Si el archivo respalda un gasto deducible o registros sujetos al RD 1007/2023, importan también autenticidad, integridad, legibilidad y disponibilidad.
La regla general: 4 años fiscales, 6 años mercantiles
Hay dos relojes corriendo a la vez sobre tu documentación, y confundirlos es el error más habitual.
El primero es el fiscal. El artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria (LGT), fija en 4 años varios derechos de la Administración y del obligado tributario. Su inicio y sus posibles interrupciones se calculan conforme a los artículos 67 y 68; no basta con sumar cuatro años a la fecha de una factura.
El segundo es el mercantil, y es más largo. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar «los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros» (vigente 2026). Seis años, y contados no desde la fecha de cada factura, sino desde el último asiento del libro en el que esa documentación tiene reflejo.
| Reloj | Plazo | Desde cuándo | Norma |
|---|---|---|---|
| Derecho de la Administración a liquidar | 4 años, salvo interrupciones | Día siguiente al fin del plazo reglamentario de declaración | Arts. 66 a 68 LGT |
| Conservación mercantil | 6 años | Último asiento realizado en los libros | Art. 30 Código de Comercio |
Como referencia operativa para la documentación sometida al artículo 30, utiliza 6 años desde el último asiento, pero comprueba antes si una regla tributaria, laboral, contractual, de blanqueo o un procedimiento en curso exige más tiempo.
| Documentación o caso | Plazo | Norma |
|---|---|---|
| Libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio | 6 años desde el último asiento | Art. 30 Código de Comercio |
| Prescripción tributaria general | 4 años | Art. 66 LGT |
| Bases imponibles negativas y deducciones pendientes | 10 años | Art. 66 bis LGT y art. 26.5 LIS |
| Facturas de bienes de inversión | Período de regularización y los cuatro años siguientes | Art. 165 LIVA |
| Regularización de bienes de inversión | 4 años naturales siguientes a la compra | Art. 107 LIVA |
| Terrenos y edificaciones | 9 años naturales siguientes y los cuatro años siguientes | Art. 107 LIVA y art. 165 LIVA |
| Documentos de afiliación, altas, bajas, variaciones, cotización y salarios enumerados en la norma | 4 años | Art. 21 LISOS |
| Prevención de blanqueo (solo sujetos obligados) | 10 años | Art. 25 Ley 10/2010 |
| Cese de la actividad | No exime: la obligación pasa a los herederos o a los liquidadores | Art. 30 Código de Comercio |
Usa la tabla como mapa y confirma cada plazo en el apartado correspondiente.
Dos detalles del artículo 30 que casi nadie lee: el cese de la actividad no te exime del deber de conservar, y si el empresario fallece la obligación pasa a sus herederos. En las sociedades disueltas, recae sobre los liquidadores. Cerrar el negocio no es tirar el archivo.
Cuándo empieza a contar el plazo (y qué lo reinicia)
Para el derecho de la Administración a liquidar, el artículo 67 LGT cuenta desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario de presentación. Otros derechos del artículo 66 tienen un punto de partida distinto.
El artículo 68 enumera las causas de interrupción. Entre ellas hay actuaciones de la Administración realizadas con conocimiento formal del obligado y determinados actos del propio interesado. Cuando existe interrupción, el plazo vuelve a computarse, con las especialidades legales aplicables.
Las excepciones que alargan el plazo hasta 10 años o más
La regla de los 4-6 años tiene excepciones importantes. Si te aplica alguna de estas, tu archivo tiene que vivir bastante más.
| Caso | Plazo de conservación | Norma |
|---|---|---|
| Bases imponibles negativas y deducciones pendientes | 10 años desde el fin del plazo de declaración del ejercicio en que se generaron (y la autoliquidación + contabilidad, también después) | Art. 66 bis LGT · Art. 26.5 LIS |
| Facturas de bienes de inversión | Período de regularización de IVA + 4 años siguientes | Art. 165 LIVA · Art. 107 LIVA |
| Terrenos y edificaciones | Período de regularización de 9 años naturales siguientes + 4 años de conservación; el inicio puede desplazarse si el uso es posterior | Art. 107.Tres LIVA |
| Prevención de blanqueo (solo sujetos obligados) | 10 años | Art. 25 Ley 10/2010 |
Bases imponibles negativas y deducciones: la década completa
Si tu sociedad compensa pérdidas de ejercicios anteriores, o si arrastras deducciones pendientes de aplicar, el artículo 66 bis LGT da a la Administración 10 años para iniciar la comprobación de esas bases o cuotas, contados desde el día siguiente al fin del plazo de declaración del ejercicio en que se generaron (vigente 2026). El artículo 26.5 de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades replica el plazo para las bases imponibles negativas.
Y ojo al matiz que viene después de los 10 años: transcurrido el plazo, sigues obligado a exhibir la autoliquidación y la contabilidad de aquel ejercicio, con acreditación de su depósito en el Registro Mercantil, mientras puedan comprobarse los ejercicios en los que se compensan (arts. 66 bis.3 y 70.3 LGT y art. 26.5 LIS). Es decir: una pérdida de 2020 que compensas en 2033 obliga a tener a mano papeles de 2020.
Bienes de inversión e inmuebles
Las cuotas de IVA deducidas por bienes de inversión se regularizan durante los 4 años naturales siguientes a la compra; si son terrenos o edificaciones, durante los 9 años naturales siguientes (artículo 107 LIVA, vigente 2026). Si el uso efectivo comienza después de la adquisición, el cómputo se desplaza al año de inicio de uso y los cuatro o nueve siguientes, respectivamente. Y el artículo 165 LIVA exige conservar las facturas de esas adquisiciones «durante el período de regularización correspondiente a dichas cuotas y los cuatro años siguientes».
En terrenos y edificaciones, el período de regularización comprende los nueve años naturales siguientes a la adquisición, y la factura debe conservarse durante ese período y los cuatro años siguientes. Si la utilización efectiva o entrada en funcionamiento es posterior a la adquisición, el artículo 107 desplaza la regularización al año de inicio de uso y los nueve siguientes. Ese desplazamiento también retrasa el final de la conservación: no utilices una fecha fija de 14 años desde la compra.
Para los sujetos obligados por la Ley 10/2010, los diez años de su artículo 25 se cuentan desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación, según el documento. A los cinco años se restringe el acceso y, al terminar el plazo, la norma exige eliminar la documentación. No es una regla de conservación indiscriminada para cualquier negocio.
Documentación laboral y de Seguridad Social: 4 años
Si tienes empleados, se suma otro bloque. El artículo 21 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000) tipifica como infracción no conservar durante 4 años la documentación o los soportes informáticos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones de afiliación, altas, bajas y variaciones, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios (vigente 2026).
El artículo 21 comprende, entre otros, documentos de afiliación, altas, bajas y variaciones, documentos de cotización y recibos justificativos del pago de salarios. Otros documentos laborales pueden estar sometidos a reglas diferentes; si además sirven de justificante contable, considera también el plazo mercantil.
¿Papel o digital? Requisitos de la conservación electrónica
El Reglamento de facturación permite conservar facturas en papel o en formato electrónico, pero la elección del soporte no elimina las garantías exigidas por sus artículos 19 a 23:
- Debes conservar las facturas recibidas, las copias o matrices de las expedidas y los justificantes contables durante el plazo previsto en la LGT, con su contenido original y ordenadamente (art. 19).
- Pueden conservarse «en papel o formato electrónico», por cualquier medio que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, y el acceso de la Administración sin demora (art. 20).
- Si conservas por medios electrónicos, debes asegurar la legibilidad en el formato original y garantizar a la Administración el acceso en línea, la búsqueda selectiva, la copia, la descarga y la impresión (art. 21). El artículo 23 del mismo reglamento añade que ese cumplimiento «será independiente del lugar en el que se conserven los documentos».
Si el archivo se conserva fuera de España, el artículo 22 exige medios electrónicos con acceso en línea para la Administración y comunicar previamente esa circunstancia a la AEAT. Revisa también esa condición al elegir proveedor.
La conservación puede delegarse en un tercero —tu gestoría o tu software de gestión—, pero el responsable último del cumplimiento sigues siendo tú (art. 19.3).
Para facturas recibidas en papel, un escaneo simple no demuestra por sí solo la autenticidad de origen, integridad y legibilidad exigidas. Antes de destruir el original, valida que el procedimiento de digitalización y conservación aplicable permite mantener esas garantías durante todo el plazo.
Qué puede ocurrir si falta la documentación
La falta de documentación puede tener consecuencias probatorias y, si la conducta encaja en un tipo sancionador, también sancionadoras.
El artículo 200 LGT tipifica distintos incumplimientos contables y registrales. Para la no llevanza o conservación de la contabilidad, libros y registros exigidos, incluidos los programas y archivos informáticos de soporte, prevé una multa proporcional del 1% de la cifra de negocios del ejercicio al que se refiere la infracción, con un mínimo de 600 €. No toda factura ausente activa automáticamente ese apartado: deben concurrir los elementos de la conducta tipificada.
Por separado está la prueba del gasto o de la cuota soportada. Si no acreditas los requisitos sustantivos y documentales, la Administración puede rechazar la deducción y regularizar. El resultado depende del impuesto, del requisito discutido y de la prueba disponible; no puede resumirse como una denegación automática en todos los casos.
VeriFactu: qué añade a la conservación desde 2027
El Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) exige a los sistemas incluidos en su ámbito generar registros de facturación y garantizar su integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. Es una capa adicional para el sistema; no deroga los deberes de conservar facturas y justificantes de otras normas.
Según el texto consolidado del BOE a 24-10-2026, la disposición final cuarta fija la adaptación antes del 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para los demás obligados del artículo 3.1. El ámbito contiene exclusiones y especialidades, por lo que no basta con la etiqueta «autónomo» o «sociedad» para resolver todos los casos.
La nota informativa de Hacienda de 5 de octubre de 2026 prevé aplazar las obligaciones pendientes hasta octubre de 2028. Es una previsión: el texto consolidado consultado el 24 de octubre mantiene las fechas de 2027.
VeriFactu no funciona con “certificados oficiales” de software. El cumplimiento se acredita mediante declaración responsable del fabricante del sistema (artículo 13 del RD 1007/2023), que debe constar por escrito y de modo visible en el propio programa y estar disponible para el cliente y para la Administración. Si tu proveedor presume de “certificado VeriFactu”, pídele la declaración responsable, que es lo que existe legalmente.
La declaración responsable documenta la conformidad del sistema, pero no convierte en automático el cumplimiento de todas las obligaciones documentales del usuario. Comprueba exportación, acceso, copias de seguridad y conservación de los justificantes que no sean registros de facturación.
Cómo organizar un archivo por plazos y riesgos
Una matriz de conservación ayuda a separar la regla general de las excepciones. Revísala antes de cada borrado y cuando cambie la normativa aplicable.
El software puede ayudar a clasificar y recuperar documentos, pero no decide por sí solo qué plazo legal corresponde ni sustituye la revisión antes de borrar. Conserva una tabla que relacione cada tipo documental, norma, fecha inicial, posibles interrupciones y fecha de eliminación autorizada.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo tirar las facturas en papel si las tengo escaneadas?
Las facturas pueden conservarse en papel o en formato electrónico si se garantizan autenticidad de origen, integridad del contenido, legibilidad y acceso sin demora (arts. 19 a 23 del RD 1619/2012). Un escaneo simple no demuestra por sí solo que se cumplan todas esas garantías; no destruyas el original sin validar el procedimiento aplicable.
¿Cuánto tiempo debe guardar facturas un autónomo que cierra el negocio?
Los mismos plazos que si siguiera activo. El artículo 30 del Código de Comercio dice expresamente que el cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación (6 años desde el último asiento), y si fallece la obligación pasa a sus herederos. La prescripción fiscal de 4 años del artículo 66 LGT también sigue corriendo con normalidad.
¿Qué pasa si la AEAT me pide una factura y no la tengo?
La Administración puede cuestionar la deducción si no acreditas sus requisitos y, cuando la conducta encaje en el artículo 200 LGT, puede existir además una infracción contable o registral. La consecuencia no es automática ni idéntica en todos los casos: depende del documento, la prueba alternativa y la conducta tipificada.
¿Cuándo empieza a contar el plazo de prescripción de 4 años?
Depende del derecho que prescriba. Para el derecho de la Administración a liquidar, el artículo 67 LGT parte del día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación. El artículo 68 enumera actos interruptivos; conviene calcular cada impuesto y período por separado.
¿VeriFactu cambia los plazos de conservación de facturas?
El RD 1007/2023 exige a los sistemas incluidos en su ámbito garantizar la conservación de los registros de facturación, pero no sustituye los plazos mercantiles y tributarios de los documentos. Según el texto consolidado del BOE a 24-10-2026, el calendario vigente exige adaptar los sistemas antes del 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para los demás obligados del artículo 3.1, con sus exclusiones.
