Frihet ya cumple con KSeF — el sistema de factura electrónica obligatorio de Polonia
KSeF (Krajowy System e-Faktur) es el sistema centralizado de facturación electrónica de Polonia. Desde febrero de 2026 es obligatorio para las grandes empresas y desde abril de 2026 para todos los contribuyentes del IVA. Frihet se conecta directamente a la API de KSeF.
¿Qué es KSeF y por qué es obligatorio?
KSeF es el sistema nacional de facturas electrónicas estructuradas de Polonia, gestionado por el Ministerio de Finanzas polaco. A diferencia de Peppol, KSeF es un sistema centralizado: todas las facturas pasan por el registro central del gobierno, que las valida, asigna un identificador único (KSeF ID) y las archiva. Solo las facturas con KSeF ID tienen validez fiscal en Polonia.
1 feb 2026
Fecha grandes empresas
1 abr 2026
Fecha resto VAT
KSeF API
Sistema centralizado
Calendario de implantación de KSeF
Requisitos técnicos de KSeF
Formato: FA(2) — XML estructurado nacional
Las facturas deben seguir el esquema FA(2) definido por el Ministerio de Finanzas polaco. Es un formato XML propio, basado en los principios de EN16931 pero con estructura nacional.
Envío vía API KSeF
Todas las facturas se envían directamente a la API centralizada de KSeF del gobierno polaco. La API asigna el KSeF ID a cada factura aceptada.
KSeF ID obligatorio
Cada factura recibe un identificador único KSeF ID que debe incluirse en cualquier comunicación comercial relacionada y en los registros contables.
Autenticación con firma digital
El acceso a la API KSeF requiere autenticación mediante certificado digital o token de autorización generado por la administración polaca.
Cómo Frihet gestiona el cumplimiento con KSeF
Frihet se integra directamente con la API KSeF para que no tengas que preocuparte por la complejidad técnica.
Generación automática en formato FA(2)
Frihet genera automáticamente facturas en el esquema XML FA(2) requerido por KSeF cuando el destinatario es un contribuyente del IVA polaco.
Envío directo a la API KSeF
Frihet se conecta directamente a la API del sistema KSeF del gobierno polaco, gestiona la autenticación y el envío de facturas sin intermediarios adicionales.
Recepción y gestión del KSeF ID
Una vez la factura es aceptada por KSeF, Frihet almacena el KSeF ID asignado y lo vincula a la factura en tu sistema. El KSeF ID queda disponible para todos los documentos relacionados.
Recepción de facturas KSeF de proveedores
Frihet también gestiona la recepción de facturas de tus proveedores polacos enviadas a través de KSeF, importándolas automáticamente en tu contabilidad.
Preguntas frecuentes — KSeF Polonia
¿Qué es el KSeF ID y por qué es importante?
El KSeF ID es el identificador único que asigna el sistema KSeF a cada factura aceptada. Sin KSeF ID, una factura no tiene validez fiscal en Polonia a partir de las fechas del mandato. Es también necesario para reclamar la devolución del IVA y para los registros contables.
¿Afecta KSeF a empresas extranjeras que venden en Polonia?
El mandato KSeF afecta a todas las empresas registradas como contribuyentes del IVA en Polonia, independientemente de su sede. Si tienes un número de IVA polaco (NIP), debes usar KSeF. Si vendes en Polonia sin estar registrado allí, el mandato no te aplica directamente.
¿Qué pasa si envío una factura sin usar KSeF después del mandato?
Las facturas emitidas fuera del sistema KSeF después de las fechas del mandato no tienen validez legal en Polonia. El receptor puede rechazarlas y el emisor puede enfrentarse a sanciones de la administración fiscal polaca (KAS).
¿Necesito un certificado digital polaco para usar KSeF?
Para acceder a la API KSeF es necesaria autenticación, que puede ser mediante certificado digital cualificado polaco o mediante token de autorización. Frihet gestiona este proceso de autenticación por ti, simplificando el acceso técnico.
¿KSeF sustituye a la obligación de conservar facturas?
Las facturas almacenadas en KSeF se conservan en el sistema del gobierno polaco. Sin embargo, las empresas siguen teniendo la responsabilidad de mantener sus registros contables completos. Frihet archiva adicionalmente todas las facturas con sus metadatos KSeF en tu cuenta.
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