Arvioi toimeksianto paremmin: laskelmasta todelliseen työhön

Parantaaksesi tuntiarvioitasi, vertaa ennen työn aloittamista tallentamaasi ennustetta siihen todelliseen työmäärään, jonka sama työ vaati valmistuessaan. Pidä erillään se, mitä aliarvioit, lisätyö ja odotus. Jos sekoitat nämä kolme asiaa, toimeksianto, joka tarvitsi enemmän tunteja, ja toinen, joka oli jumissa useita päiviä, näyttävät samalta ongelmalta.

Määrittele työn laajuus tarjouksessa ja erota korjaukset suunnitelluista arvioinneista ennen tuntien vertailua.

Tallenna ennuste, jonka voit tarkistaa myöhemmin

Jäädytetty arvio on se, joka kirjoitettiin ennen aloittamista, yhdessä päivämäärän, toimitettavan tuotteen ja käytettyjen olettamusten kanssa. Jos teet uuden ennusteen työn aikana, tallenna se toisena versiona: älä ylikirjoita alkuperäistä viitettä.

Alkuperäisen laajuuden todellinen työmäärä sisältää omien virheiden korjaukset, koordinaation ja sovitun tarkistuksen. Mittaa aktiiviset tunnit, jotka käytettiin kaiken tämän työn toimittamiseen. Laajuuden ulkopuolinen lisätyö kirjataan toiseen sarakkeeseen, poistamatta sitä kokonaistyöajasta.

Odotus mittaa kalenteritunteja, jolloin kyseinen toimeksianto oli estettynä tiedon, hyväksynnän tai tiedoston vuoksi. Tänä aikana olet saattanut työskennellä jonkin muun asian parissa. Siksi 24 tunnin odotus ei vastaa 24 tunnin työmäärää.

Kustannusarviointiopas GAO-20-195G sisältää laajuuden ja olettamusten dokumentoinnin, tietojen keräämisen ja arvioiden päivittämisen todellisten kustannusten perusteella. Tässä sovellamme näitä periaatteita työmäärien kirjaamiseen; opas ei vahvista freelancereiden esimerkin kertoimia tai vaihteluvälejä.

Kahdeksan fiktiivistä toimeksiantoa, kaksi vertailukelpoista ryhmää

Seuraava taulukko on täysin kuvitteellinen: se on laskettu esimerkki, ei todellisten asiakkaiden kirjanpito eikä edustava otos mistään ammatista. Sen tarkoituksena on harjoitella menetelmää, ei poimia tyypillistä virheprosenttia freelancetyöstä.

Ryhmiä on kaksi, kummassakin neljä toimeksiantoa. Landing (landing_v1) tarkoittaa 500-700 sanan laskeutumissivua toimitetulla briefillä ja yhdellä tarkistuksella. Raportti (report_v1) tarkoittaa kuuden sivun taittoa toimitetulla tekstillä ja yhdellä tarkistuksella. Kummassakin ryhmässä oletetaan sama prosessi ja kokemustaso; arviot vaihtelevat tarkoituksellisesti näyttääkseen virheitä molempiin suuntiin, yli- ja aliarviointia.

Kaikki alkuperäinen laajuus toimitettiin kaikissa kahdeksassa tapauksessa; mitään ei poistettu. Lisätyt tunnit ovat ylimääräistä työtä tämän laajuuden ulkopuolella, kirjattuna erikseen: ne eivät vähennä ennustetta eivätkä katoa kokonaistyöajasta. Jos todellisesta kirjanpidosta puuttuisi jotain tästä — osa poistetusta laajuudesta, sekoitetut tunnit tai kirjaamaton osuus — oikea tapa ei ole olettaa nollaa tai pakottaa laskelmaa: se on merkitä vertailu käyttökelvottomaksi, kunnes käytettävissä on vastaava perusta.

Missä aliarvioit ja missä et

Kun E on alkuperäinen arvio ja A saman laajuuden todellinen työmäärä, etumerkillinen poikkeama on A − E ja suhde on A / E, mikä edellyttää E > 0. Prosentuaalinen poikkeama on (A − E) / E × 100, aina ennusteen pohjalta.

L03 havainnollistaa selkeintä tapausta: 6 h ennakoitu, 9 h todellinen, eli +3 h, suhde 1,5, +50%. Lisätyillä 3 h

tämä toimeksianto kulutti yhteensä 12 aktiivista tuntia. 48 h odotusta mittaa kalenteriaikaa: niitä ei lisätä noihin 12 tuntiin eikä niillä voi laskea toimituspäivää. Toimeksiannolla voi olla paljon odotusta ja vähän työtä, tai päinvastoin.

L04 näyttää päinvastaisen suunnan: 8 h ennakoitua ja 6 h todellista antaa −2 h, −25% ja suhteen 0,75. Tämä kuvaa ennakoitua pienempää työmäärää; se ei itsessään osoita laadun tai tuottavuuden paranemista. Ensin on tarkistettava, että koko laajuus toimitettiin.

Ryhmäyhteenvedossa aikasarakkeet mittaavat aktiivisia tunteja.

Yhteensä 70 aktiivista tuntia on kirjattujen työtuntien summa, ei kalenterikesto: se ei sisällä odotusaikaa, joka todellisessa kirjanpidossa voisi olla päällekkäin eri toimeksiantojen välillä. Älä käytä näiden kokonaismäärien yhtä suhdetta arvioidaksesi eri luonteisia töitä: laskeutumissivu ja raportti eivät ole vaihdettavissa.

Näytteen vaihteluväli seuraavan toimeksiannon tarkistamiseen

Laskeutumissivun suhteet, järjestettyinä, ovat 0,75; 1,1; 1,25; 1,5. Niiden mediaani on (1,1 + 1,25) / 2 = 1,175. Uuden kuvitteellisen 8 tunnin laskeutumissivun alkuperäiselle arviolle tuloksena oleva keskeinen viite on 8 × 1,175 = 9,4 h, skaalatuilla ääripäillä 8 × 0,75 = 6 h ja 8 × 1,5 = 12 h.

Raportille suhteet ovat 0,8; 1; 1,1; 1,2, mediaanin ollessa 1,05. Toisten kuvitteellisten 8 alkuperäisen tunnin perusteella keskeinen viite on 8 × 1,05 = 8,4 h, ääripäiden ollessa 6,4 ja 9,6 h.

On hyödyllistä erottaa tämä suhteiden mediaani laskeutumissivuryhmän summien suhteesta: 36 / 32 = 1,125. Summien suhde vastaa arvioiduilla tunneilla painotettua suhteiden keskiarvoa: 10 tunnin toimeksianto painaa enemmän kuin 6 tunnin toimeksianto. Mediaani järjestää neljä suhdetta ja laskee kahden keskimmäisen keskiarvon painottamatta niitä koon mukaan. Kumpikaan ei ole abstraktisti “oikea”: ne ovat erilaisia mittareita, ja niitä ei pidä esittää vaihdettavina.

PMI

verkkosivustolla saatavilla olevassa vuoden 2006 konferenssiartikkelissa Christine Green selittää työmäärien ja ominaisuuksien kirjaamisen hyödyllisyyttä johdonmukaisilla määritelmillä ja samankaltaisuuden tarkistamisen ennen historian uudelleenkäyttöä. Se on viite ohjelmistoarvioinnista, ei nykyinen PMI-standardi eikä tämän toimituksellisen kaavan validointi.

Milloin tämä historia ei enää palvele

Laskeutumissivun 6–12 tunnin vaihteluväli skaalaa vain neljässä kuvitteellisessa tapauksessa havaittuja ääripäitä. Se on osoitus, ei luottamusväli, toteutumistodennäköisyys eikä työmäärän tai päivämäärän takuu. Seuraava toimeksianto voi jäädä sen ulkopuolelle.

Tämäntyyppinen laskelma lakkaa olemasta hyödyllinen, kun tapauksia vertailukelpoisiksi tehneet olosuhteet muuttuvat: jos toimeksiannon koko on hyvin erilainen, jos asiakkaan panosta on enemmän tai vähemmän, jos sisäinen prosessi muuttui, jos sovittu tarkistustaso ei ole enää sama, jos kokemus kyseisen tyyppisestä tehtävästä on erilainen, tai yksinkertaisesti jos käytettävissä olevat tiedot ovat puutteellisia. Missä tahansa näistä tapauksista ei ole järkevää soveltaa edellisen otoksen kerrointa automaattisesti: ero on tutkittava ennen kuin oletetaan, että historia on edelleen edustava.

Yksinkertaisin tapa aloittaa tämän rakentaminen omilla tiedoilla on kirjata heti alusta alkaen kunkin uuden toimeksiannon jäädytetty alkuperäinen arvio ja sen päätyttyä saman laajuuden todellinen työmäärä, lisätyt työt erikseen ja odotus erikseen, kirjoittamatta uudelleen alun perin kirjattua ennustetta.