Korjaustyö toimistossa: mitä korjausta kannattaa tutkia ensin?

Kun haluat mitata toimiston korjaustyötä, aloita korjauksista, joissa työ tehdään uudelleen jo sovitun vaatimuksen täyttämiseksi. Kirjaa minuutit, ryhmittele korjaukset havaitun virheen mukaan ja säilytä aineisto, jonka avulla niiden alkuperää voisi tutkia. Kolme pitkää korjausta voi vaatia enemmän työtä kuin neljä lyhyttä. Tällä erolla on merkitystä ennen kuin lisäät uuden arviointikierroksen.

Toimistossa vertailun lähtökohtana on hyväksytyssä tarjouksessa määritelty työ.

Alla olevan lokin avulla voit harjoitella tätä päätöstä. Kaikki viisitoista tapausta ja niihin liittyvä aineisto ovat kuvitteellisia: ne eivät kuvaa asiakkaita, Frihet-tiimin tuottavuutta eivätkä alan tavanomaista tasoa.

Virhe tarvitsee vertailukohdan

Kuva, jonka koko on 1080 × 1080 pikseliä, ei täytä toimeksiantoa, jos hyväksytty vaatimus oli 1200 × 628. Kahden vaatimukset täyttävän sommittelun vertaileminen suunnitellussa arvioinnissa on eri toimintaa. Sitä on myös prototyypin tekeminen uudelleen tekniikan oppimiseksi tai juuri pyydetyn lisäformaatin valmistaminen.

Tämä erottelu estää pitämästä jokaista iteraatiota hukkana. Jos et pysty osoittamaan, mikä vaatimus oli hyväksytty ennen työn aloittamista, jätä luokittelu avoimeksi. Älä muuta jälkikäteen syntynyttä mieltymystä työn tekijän virheeksi.

ASQ

laatukustannusmalli erottaa ennaltaehkäisyn, arvioinnin sekä sisäiset ja ulkoiset virheet. Virheiden korjaaminen kuuluu sisäisiin virhekustannuksiin, kun virheet havaitaan ennen toimitusta. Tässä käytämme tätä erottelua korjausten valitsemiseen. Loki ei laske laadun kokonaiskustannuksia eikä ole ASQ erityisesti toimistoille kehittämä menetelmä.

Viisitoista sisäistä tapausta samassa lokissa

Jokaiselle riville kirjataan tapaukseen käytetyt aktiiviset työminuutit ilman odotusaikaa. Yksikkö on henkilöminuutti: kun kaksi ihmistä työskentelee kumpikin kymmenen minuuttia, kertyy kaksikymmentä henkilöminuuttia. Laske sama työpanos vain kerran, vaikka ongelma havaittaisiin useassa vaiheessa. Rutiinitarkastukseen ja syyn tutkimiseen käytetty aika kirjataan erikseen; sitä ei lisätä korjausminuutteihin. Kaikki tapaukset havaitaan tai niistä päätetään ennen toimitusta. Loki on opetusta varten tehty valikoima: se ei sisällä kaikkea toimiston tietyn ajanjakson aikana tekemää työtä.

Kymmenen korjauksen yhteismäärä on 450 minuuttia. Suunniteltuihin arviointeihin kuluu 105 minuuttia, kokeiluun 120 ja lisäformaattiin 90. Lokin kokonaismäärä on 765 minuuttia. Virheanalyysin ulkopuolelle jäävät viisi toimintoa vievät yhteensä 315 minuuttia ja ovat edelleen työtä: eri nimike ei poista niitä projektin toteutuneista tunneista.

Lasku 450 jaettuna 765

kuvaisi tämän valikoidun lokin koostumusta. Se ei kertoisi toimiston korjaustyön osuutta, koska muut tuotantotunnit puuttuvat. Emme myöskään tunne tässä tuloja, tuntikustannuksia tai katetta. Tuloksen muuttaminen rahamääräksi tarkoittaisi tietojen keksimistä.

Kolme vientiä painaa enemmän kuin neljä versiovirhettä

Kun valitsemme tutkittavaa ongelmaa työmäärän perusteella, ryhmittelemme vain kymmenen korjaustapausta. Prosenttilaskujen nimittäjä on 450 minuuttia. Tämä järjestetty taulukko muodostaa ajankäyttöä kuvaavan Pareto-kaavion pohjan:

Ensimmäisen rivin laskutoimitus on 270 / 450 × 100 = 60%. Kumulatiiviset osuudet lasketaan pyöristämättömistä minuuteista; prosentit esitetään kahden desimaalin tarkkuudella. Tuloksen ei tarvitse noudattaa 80/20-jakaumaa.

Jos lasket tapauksia, väärät versiot tulevat ensimmäiseksi: neljä vastaan kolme. Jos lasket minuutit yhteen, väärät mitat nousevat kärkeen: 270 vastaan 75. Kumpikaan järjestys ei selitä syytä; ne vastaavat eri kysymyksiin. ASQ

Pareto-menettelyssä voi valita mittariksi esiintymistiheyden, ajan tai muun suureen ja järjestää arvot suurimmasta pienimpään. Mittarin valinta on osa päätöstä.

Tässä kiinnostuksen kohteena on kirjattu työmäärä, mutta sen ei pidä yksin ratkaista kaikkien ongelmien tärkeysjärjestystä. Harvinainenkin virhe, joka estää toimituksen, ansaitsee huomiota, vaikka sen korjaaminen veisi vain vähän minuutteja. Esimerkki ei mittaa vakavuutta eikä altistumista; älä käytä sitä perusteena kummankaan sivuuttamiselle.

Havainto ei vielä kerro ongelman syytä

Tapauksessa E01 tiedämme, että tulostiedoston mitat ovat väärät. ”Valittiin väärä esiasetus” on hypoteesi. ”Havaittiin toimitusta edeltävässä tarkastuksessa” puolestaan kertoo havaitsemisvaiheen, ei sitä, missä ongelma syntyi.

Tapauksen tutkimista varten säilyttäisit hyväksytyn vertailukohdan, todellisuudessa käytetyt asetukset, tulostiedoston ja versioiden järjestyksen. ASQ

kuvaus juurisyyanalyysistä esittelee lähestymistapoja, joissa kerätään näyttöä ja rekonstruoidaan tapahtumien kulku. Oireen muotoileminen uudelleen ikään kuin se olisi syy ei tee tätä työtä.

E01

kuvitteellisessa tarkastelussa vertailukohta F01 edellyttää kokoa 1200 × 628 ja asetustieto F02 näyttää oikean esiasetuksen. Tulostiedosto F03 on silti 1080 × 1080. Jäljitysloki F04 näyttää, että prosessi käytti vanhaa välimuistiin tallennettua mallipohjaa; F05 kuvaa toistoa, jossa käytetään ajantasaista mallipohjaa ja samaa esiasetusta ja saadaan tarkoitetut mitat.

Tämä aineisto kuuluu opetusesimerkkiin. Se ei ole peräisin suoritetusta ohjelma-ajosta tai toimistossa tehdystä kokeesta. Esimerkin sisällä se kumoaa selityksen, jonka mukaan joku valitsi käsin väärän esiasetuksen, ja antaa aiheen tutkia vanhan mallipohjan käyttöä. Se ei osoita, että E02

ja E03

olisi sama alkuperä. Yhteinen oire ei riitä: niiden asetukset ja jäljityslokit on vielä tutkittava.

Valmistele seuraava tarkistus

Hyödyllinen kirjaus säilyttää tunnisteen ja minuuttien lisäksi hyväksytyn vaatimuksen, havaitun ongelman, havaitsemisvaiheen, hypoteesin ja puuttuvan näytön. Näin voit palata juuri kyseiseen tapaukseen. Vältä nimityksiä kuten ”huolimattomuus” tai ”huono viestintä”, jos ne eivät kuvaa jotakin tutkittavissa olevaa.

Tämän lokin perusteella perusteltu päätös on tutkia E02

ja E03 aineisto ennen kuin suosittelet esiasetuksiin liittyvää koulutusta tai muutat koko prosessia. Se ei ole lupaus saada 270 minuuttia takaisin: loki ei kerro, kuinka suuri osa työstä voitaisiin välttää, kuinka paljon työtä prosessin korjaaminen vaatisi tai syntyisikö muita virheitä.

Aloita ajanjaksosta ja toimitustyypistä, joita voit havainnoida johdonmukaisesti. Säilytä myös tapaukset, joita et vielä pysty luokittelemaan. Ensimmäinen tavoiteltava tulos on pieni ja konkreettinen: ensisijaisesti tutkittava ongelma, selvästi hypoteesiksi nimetty oletus ja seuraava näyttö, jota tarvitaan sen hyväksymiseen tai hylkäämiseen.