Projektin päättäminen: luovutusmuistio ja avoimet asiat

Projektin päättäminen tarkoittaa työn luovuttamista henkilölle, joka osaa käyttää sitä, sekä jäljellä olevan työn tekemistä näkyväksi. Viimeisen tiedoston lähettäminen ei osoita, että asiakas on tarkistanut sen, pystyy muokkaamaan sitä tai tietää seuraavan ongelman vastuuhenkilön. Alla oleva operatiivinen päätösmuistio erottaa tilanteet ilman turhia muodollisuuksia.

Aloita toimituksen jälkeen. Tarjouksen valmistelussa, englanniksi on jo pitänyt määritellä tuotokset. Hae sovittu versio ja muutokset. Älä tuo päätösvaiheessa uusia ehtoja tai pyydä uudelleen dokumentoituja päätöksiä.

Lähetetty ei tarkoita tarkistettua

Kuvaa jokaisen tuotoksen kohdalla, mitä vastaanottajan pitää pystyä tekemään. ”Esitys lähetetty” kuvaa omaa toimintaasi. ”Vastuuhenkilö avaa lopullisen version ja vie kopion ilman puuttuvia fontteja” kuvaa testiä. Tarkista sovittu käyttötapa ja sitä estävät riippuvuudet, älä ohjelman jokaista toimintoa.

Asanan projektin päättämisopas sisältää lopputarkistukset, luovutuksen ja arkistoinnin. Ehdotamme palvelutyöhön pienempää rekisteriä: tuotos, todiste, päätös ja seuraava vastuuhenkilö. Tämä on toiminnallinen suositus, ei sertifiointistandardi.

Erota toimitettu, tarkistettu ja odottaa. Ilman vastausta tarkistus odottaa edelleen. ”Vastaanotettu” kuittaa toimituksen, ei välttämättä koko työn hyväksymistä. Nimeä asiakkaan puolesta vahvistava henkilö ja yhdistä vastaus tarkistettuun versioon.

Yksi toimitus, kolme tilannetta

Kuvitteellinen esimerkki: konsultti toimittaa muokattavan esityksen, PDF

Kirjaa P-01

Älä merkitse ”kaikki valmista”. D-02 estää sovitun käytön. D-03 voi edellyttää projektin jatkamista tai asian siirtämistä seurauksen ja yhteisen päätöksen mukaan. Tehtävän näennäinen pienuus ei ratkaise asiaa.

Seuraavan vastuuhenkilön on hyväksyttävä tehtävä ja ymmärrettävä toimenpide. Nimi solussa ei todista vastuun vastaanottamista. Jos kukaan ei ota P-01

Testaa oikeudet ennen omiesi poistamista

Pyydä vastaanottajaa avaamaan paketti omalla tilillään ja tekemään sovittu tehtävä. Linkkisi saattaa toimia vain sinulle. Kirjaa resurssi, omistava tili tai rooli, tulos ja myöhemmin poistettavat tilapäiset oikeudet. Älä kirjoita salasanoja muistioon.

Drivessa kansion omistajuuden siirtäminen ei siirrä automaattisesti sen tiedostojen omistajuutta. Google rajaa työ- ja koulutilien siirrot myös saman organisaation sisälle. Tarkista tilityyppi ja käytettävissä oleva toiminto ennen siirtolupausta. Google Driven virallinen ohje.

Jos siirto ei onnistu, sopikaa toinen sallittu toimitustapa ja testatkaa tulos. Älä poista oikeuksia summittaisesti: tili voi tukea muita projekteja tai jatkuvaa palvelua. Nimeä kunkin oikeuden tarkistaja ja poistamisen ehto.

Arkisto seuraavalle käyttäjälle

Tee lyhyt hakemisto: lopullinen versio, sovitut muokattavat tiedostot, ohjeet, päätökset ja avoimet asiat. Erota lopullinen aineisto hylätyistä versioista. Säilytä tarvittavat viitteet sovellettavien sääntöjen mukaan; opas ei määrää yleistä säilytysaikaa eikä ehdota asiakirjojen poistamista.

Pyydä seuraavaa vastuuhenkilöä löytämään tuotos ja selittämään sen päivitys ilman yksityistä keskusteluasi. Jos hänen täytyy kysyä, mikä neljästä tiedostosta on lopullinen, hakemistosta puuttuu päätös. Toimistossa, esittely englanniksi vastaanottaja voi olla myös kollega.

Kopioi muistio

Korvaa hakasulkeet. D-01 tarkoittaa tuotosta ja P-01 avointa asiaa; tunnisteet yhdistävät viitteet. Lisää oma merkintä jokaiselle asialle sen sijaan, että niputtaisit ne ”viimeisiin yksityiskohtiin”.

Projekti ja sovittu viite: [asiakirja ja versio]
Lopullinen paketti: [sijainti, versio ja päivämäärä]
D-01: [tuotos / testi / todiste / tila]
P-01: [puute / seuraus / seuraava toimi]
P-01:n vaikutuksen alaiset tuotokset: [tunnisteet / versiot / uusi tarkistus: vastuuhenkilö, todiste ja päivä]
P-01 vastuu: [hyväksyjä / vahvistus]
P-01 tarkistus: [sovittu päivä tai ehto]
Käyttöoikeudet: [omistaja / testi / poisto odottaa]
Arkisto: [hakemisto / muokattavat tiedostot / ohjeet]
Hallinto: [viite / todellinen tila / vastuuhenkilö]
Jatko: [kanava / vastuuhenkilö / sovittu kattavuus]
Päätös: [avoin / päätetty siirretyin asioin / päätetty]
Vahvistus: [henkilö / versio / päivä; tai odottaa]

Kerro, mikä päättyy ja mikä jatkuu

Muokattava viesti: ”Tässä paketti [versio] ja muistio [viite]. [Rooli] tekee vielä [tarkistus]. [Avoin asia] jatkuu henkilöllä [vastuun hyväksynyt]. Vahvista [konkreettinen päätös]. Siihen asti [todellinen tila].”

Kirjaa laskun tila erikseen: valmisteltu, laadittu, avoin tai maksettu todisteiden mukaan. Operatiivinen päätös ei itsessään täytä velvoitetta eikä todista maksua. Ota myös tämän vaiheen tunnit mukaan kuluseurantaan, englanniksi.

Yhdistä ongelmat tuotokseen ja erota sovitun työn korjaaminen uudesta työstä. Älä keksi tukipalvelun kattavuutta muistiossa. Lopeta konkreettiseen parannukseen ja vastuuhenkilöön, esimerkiksi käyttöoikeustestiin ennen seuraavaa toimitusta. Päätösten pitää olla ymmärrettäviä ilman koko keskustelun rekonstruointia.