Päätösten kirjaaminen: malli tiimillesi
Kirjaa tiimin päätökset, perustelut ja oletukset. Malli ja esimerkki näyttävät, miten päätöksiä muutetaan säilyttäen aiemmat perustelut.
TL;DR: Päätösrekisteri säilyttää kysymyksen, todisteet, oletukset, vaihtoehdot ja päättäjän. Lisää tarkistusehto ja erota päätös sen toteutuksesta. Jos kriteeri muuttuu, luo uusi viite, joka korvaa edellisen ja selitä, mikä uusi todiste sitä perustelee.
Tärkeimmät kohdat
- Oletus on edelleen epävarmuus, vaikka kaikki olisivatkin siitä yhtä mieltä.
- Tehty päätös voi olla edelleen odottamassa toteutusta tai tarkistusta.
- Uuden päätöksen on linkitettävä edelliseen ja selitettävä, mikä muuttui, poistamatta sen perusteluja.
Sisältö
Tiimin päätösrekisteri mahdollistaa vastaamisen siihen, miksi tietty vaihtoehto valittiin ja mitä pitäisi muuttaa sen tarkistamiseksi. Sitä tarvitaan, kun joku työskentelee vanhan päätöksen parissa, toinen muistaa poikkeuksen eikä kukaan löydä alkuperäistä syytä. Chatin viimeinen lause sisältää harvoin kaiken tämän tiedon.
Toimistossa (englanniksi) rekisteri voi olla jaettu asiakirja, jossa on yksi kortti per päätös ja hakemisto. Hyöty ilmenee, kun konteksti säilytetään, todennettu erotetaan oletetusta ja uusi päätös linkitetään siihen, jonka se korvaa. Tässä on mallipohja ja täydellinen tapaus sen tekemiseen.
Kirjaa työtä muuttavat päätökset
Avaa kortti, kun valinta vaikuttaa usean henkilön työhön, riippuu tärkeästä epävarmuudesta tai sen uudelleenrakentaminen olisi kallista. Jaetun toimitustavan valitseminen ansaitsee kirjauksen; kirjoitusvirheen korjaaminen voi jäädä tehtävään. Asiakirjan on säilytettävä päätös, joka jonkun on ymmärrettävä myöhemmin.
Muotoile kysymys, joka voidaan päättää: «Mitä muotoa käytämme esitelläksemme työpajan asiakkaan huoneessa?». «Esitysten parantaminen» ei yksilöi päätöstä. Lisää, mikä jää ulkopuolelle: sisällöt, istuntojen määrä tai osallistujien materiaalit, joista on jo sovittu tarjouksessa määritellyssä työn laajuudessa (englanniksi).
Erota todisteet ja oletukset. «Työpajaa koordinoiva henkilö pyysi mahdollisuutta korjata dioja edelliseen päivään asti» kuvaa viestiä. «Huoneen tietokone pystyy avaamaan muokattavan tiedoston» on edelleen odottamassa tarkistusta. Oletuksen hyväksyminen ei tee siitä faktaa.
Tee selväksi, kuka valmistelee ja kuka päättää
Tiedon kerääjä voi olla eri henkilö kuin se, jolla on lopullinen päätösvastuu. Atlassianin DACI-lähestymistapa erottaa nämä roolit, sekä ne, jotka tuovat tietämystä ja ne, joiden tulee saada tulos. Voit säilyttää tämän eron pienessä kortissa.
Kirjoita päätöksentekijä, kenen tulee antaa todisteet ja kehen tulos vaikuttaa. Vahvista tämä vastuunjako; nimen lisääminen soluun ei anna päätösvaltaa eikä osoita, että se on hyväksytty. Jos tarvitaan ulkopuolista vastausta, jätä se odottavaksi riippuvuudeksi.
Vaihtoehdot tarvitsevat konkreettisia seurauksia. «Käytä muokattavaa», «esitä PDF» ja «lykkää valintaa huoneen testaamiseen asti» mahdollistavat sen vertailun, mitä saavutetaan, mitä jää odottamaan ja mikä voi estää työn. Älä lisää vaihtoehtoja, joita kukaan ei harkinnut vain perustellaksesi suosituinta myöhemmin.
Mallipohja kahdella erillisellä tilalla
Kopioi kortti ja korvaa hakasulkeissa oleva teksti. Käytä lyhyitä viitteitä, kuten DEC-01 ja DEC-02, sekä hakemistossa että tehtävissä. Tunnisteet ovat sisäisiä esimerkkejä; ne eivät vaadi erityistä työkalua. Linkitä tiimin saatavilla olevat todisteet kopioimatta kirjautumistietoja tai tarpeetonta tietoa.
Viite ja kysymys: [tunniste / konkreettinen päätös]Laajuus: [työ, johon päätös vaikuttaa / mikä jää ulkopuolelle]Valmistelu: [tiedon kerääjä]Päätöksentekijä: [henkilö / vahvistettu vastuunjako]Osallistujat ja vastaanottajat: [kuka tuo tietoa / kenen tulee tietää]Todisteet: [tosiasia / viite / tarkistuspäivä]Oletukset: [mitä on vielä tarkistettava / vastuuhenkilö / seuraus]Vaihtoehdot: [todelliset vaihtoehdot ja kunkin seuraukset]Tulos: [valittu vaihtoehto ja syy; tai odottamassa]Päätös: [ehdotettu / hyväksytty / hylätty / korvattu]Vahvistus: [henkilö / päiväys / viite; tai odottamassa]Soveltaminen: [mistä lähtien / tarvittava ehto]Uudelleenarviointi: [käynnistävä ehto / päivämäärä / vastuuhenkilö]Historia: [minkä korvaa / millä korvattu / päivätty huomautus]Toteutus: [odottamassa / käynnissä / estetty / todennettu]Seuraava toimenpide: [tehtävä / vastuuhenkilö / päiväys tai ehto]Todentaminen: [odotettu tulos / todisteet / vastuuhenkilö]Hyväksytty tarkoittaa, että vahvistettu päätös on olemassa. Todennettu tarkoittaa, että toteutus on tarkistettu odotettujen todisteiden avulla. Hylätty päätös ei saa edetä toteutukseen. Jos päätöstä lykätään, säilytä «ehdotettu», kirjoita mitä puuttuu ja kuka sen ratkaisee; hiljaisuus ei ole vahvistus.
Esimerkki: todisteet muuttuvat, päätös muuttuu
Fiktiivinen tapaus. Toimisto valmistelee työpajaa. Viitenimet, päivät ja seuraavat tulokset ovat opettavaisia; ne eivät kuvaa todellista asiakasta. Työpajan sisältö on sovittu. On vielä päätettävä, mitä tiedostoa käytetään esityksen aikana.
| Rekisteri | DEC-01, päivä 1 | DEC-02, päivä 3 |
|---|---|---|
| Todiste | Koordinointi pyytää mahdollisuutta korjata dioja edelliseen päivään asti. | Huoneessa tehty testi osoittaa, että saatavilla oleva laite avaa PDF-tiedoston, mutta ei muokattavaa. |
| Oletus | Huoneen laite avaa muokattavan; testaaminen puuttuu. | PDF säilyttää tarvittavan sisällön; lopullisen viennin tarkistaminen puuttuu. |
| Vahvistettu päätös | Valmistele muokattava ja ehdollista sen käyttö huoneessa testiin. | Esitä tarkistettu PDF ja säilytä muokattava työtiedostona. |
| Päätöksentekijä | Työpajan vastuuhenkilö, vastuunjako vahvistettu. | Sama henkilö vahvistaa muutoksen kuultuaan esittelijää. |
| Tarkistus | Huoneessa tehdyn testin tulos. | Sisällön muutos PDF tarkistuksen jälkeen. |
| Historia | Korvattu DEC-02 päivänä 3. | Korvaa DEC-01; testi kumoaa sen oletuksen. |
| Toteutus päivän 3 lopussa | Muokattavaa tiedostoa ei hyväksytty käytettäväksi huoneessa. | Vienti valmisteltu; PDF tarkistus edelleen odottamassa. |
DEC-02 on jo hyväksytty, mutta se ei vielä salli kirjoittamista «esitys tarkistettu». Seuraava toimenpide on avata lopullinen PDF huoneen laitteella ja tarkistaa suunnitellut diat. Jos työpaja riippuu animaatiosta, joka katoaa viennin yhteydessä, testin on havaittava tämä ennen kuin formaatti hyväksytään päteväksi.
Ajatus perustelujen säilyttämisestä tulee AWS
kuvaamista arkkitehtuuripäätösrekistereistä (ADR): uusi päätös voi korvata edellisen. Tässä mukautamme sen palvelutoimintoihin; emme sovella arkkitehtuurisääntöä työpajaan.Pidä DEC-01
kirjoitetut tosiasiat ja syyt ennallaan. Lisää korvausmerkintä päivämäärällä ja linkillä DEC-02. Historiasta lukija voi erottaa kohtuullisen päätöksen nimenomaisen oletuksen pohjalta virheestä, joka on piilotettu takautuvalla muokkauksella.Tarkista konkreettisen ehdon perusteella
«Tarkistamme sen myöhemmin» ei selitä, mitä kenenkään tulisi havaita. Epäonnistunut testi, muuttuva riippuvuus tai uusi vaatimus sen sijaan mahdollistavat tarkistuksen avaamisen. Määritä, kuka seuraa tätä ehtoa, ja päivämäärä sen tarkistamiseksi, jos työllä on määräaika.
Päivämäärä ei kumoa päätöstä automaattisesti. Jos uutta tietoa ei ilmesty, kirjaa, onko se edelleen sovellettavissa ja mikä tarkistus puuttuu. Kun jatkaminen riippuu täyttymättömästä ehdosta, säilytä esto. Esimerkissä DEC-01
hyväksyminen ei oikeuttanut ohittamaan laitteiston testausta.Kirjoitusvirheen korjaaminen ei vaadi DEC-03
. Valitun formaatin tai sen käyttöehdon muuttaminen sen sijaan ansaitsee uuden viitteen. Jos havaitset, että todiste oli merkitty väärin, lisää päivätty korjaus ja tarkista sen seuraukset; älä anna rekisterin tukea edelleen virheellistä varmuutta.Varmista, että toinen henkilö voi jatkaa
Pidä yllä hakemistoa, jossa on viite, kysymys, voimassa oleva päätös ja linkki historiaan. Toteutustehtävässä ilmoita, mikä päätös on voimassa. Jos se muuttuu, ilmoita asianomaisille henkilöille ja varmista, että ne, joilla on työtä kesken, ovat saaneet uuden viitteen. Asiakirjan muokkaaminen ei takaa, että kaikki ovat sen lukeneet.
Pyydä keskustelun ulkopuolista henkilöä löytämään kolme asiaa: mitä pitää nyt tehdä, miksi se muuttui ja mikä on edelleen kesken. Jos hänen on kysyttävä sinulta, korjaa kortti. Jos ylläpitotehtävä on tarpeeton, sovella poista, automatisoi ja delegoi (englanniksi) -kriteeriä ennen uuden rutiinin luomista.
Aloita voimassa olevalla päätöksellä, jonka syytä on vaikea selvittää. Kirjoita tunnettu, merkitse mikä on edelleen oletus ja kirjaa seuraava toimenpide ja sen vastuuhenkilö. Seuraavan henkilön on kyettävä jatkamaan siitä.
Oliko tästä artikkelista hyötyä?
Usein kysytyt kysymykset
Onko kaikki tiimin päätökset kirjattava?
Kirjaa ne, jotka muuttavat jaettua työtä, riippuvat tärkeästä oletuksesta tai joiden uudelleenrakentaminen olisi vaikeaa. Pieni ja helposti korjattava valinta voi jäädä vastaavaan tehtävään.
Mitä tapahtuu, jos tarkistuspäivä saapuu eikä uutta tietoa ole?
Päivämäärä vaatii tarkistamaan; se ei automaattisesti kumoa päätöstä. Merkitse, onko se edelleen sovellettavissa, mitä todisteita puuttuu ja kenen tulee hankkia ne. Jos jatkaminen edellyttää ehtoa, joka ei täyty, pidä este näkyvissä.
Voinko päivittää edellisen dokumentin, kun päätös muuttuu?
Säilytä alkuperäiset perustelut ja todisteet. Lisää päivätty huomautus, joka linkittää uuteen päätökseen, ja merkitse edellinen korvatuksi tarvittaessa. Sanamuodon korjaus tulee erottaa kriteerien muutoksesta.
