Jobb becslés: a számítástól a valós munkáig

Az órabecsléseid javításához hasonlítsd össze a munka megkezdése előtt rögzített előrejelzést azzal az erőfeszítéssel, amelyet ugyanaz a munka a befejezéskor igényelt. Tartsd külön azt, amit alulbecsültél, a hozzáadott munkát és a várakozást. Ha ezt a három dolgot összekevered, egy megbízás, ami több órát igényelt, és egy másik, ami több napig blokkolva volt, ugyanannak a problémának tűnik.

Az órák összehasonlítása előtt határozd meg a munka terjedelmét az ajánlatban (útmutató angolul), és különítsd el a hibajavításokat a tervezett felülvizsgálatoktól.

Ments el egy előrejelzést, amit később ellenőrizhetsz

A „befagyasztott” becslés az, amit a munka megkezdése előtt írtak, a dátumával, az elkészítendő anyaggal és a felhasznált feltételezésekkel együtt. Ha új becslést készítesz a munka során, mentsd el egy másik verzióként: ne írd felül az eredeti referenciát.

Az eredeti hatókör tényleges erőfeszítése magában foglalja a saját hibák javítását, a koordinációt és a megállapodás szerinti felülvizsgálatot. Mérd az összes ilyen munka elvégzésére fordított aktív órákat. A hatókörön kívüli hozzáadott erőfeszítés egy másik oszlopban kerül rögzítésre, anélkül, hogy törölnéd a teljes elvégzett munkából.

A várakozás naptári órákat mér, amelyek során a megbízás egy adat, egy jóváhagyás vagy egy fájl miatt blokkolva volt. Ez idő alatt dolgozhattál máson. Ezért egy 24 órás várakozás nem egyenlő 24 órás erőfeszítéssel.

A GAO-20-195G költségbecslési útmutató tartalmazza a hatókör és a feltételezések dokumentálását, az adatok gyűjtését és a becslések valós költségekkel történő frissítését. Itt ezeket az elveket egy erőfeszítés-nyilvántartásra adaptáljuk; az útmutató nem validálja a szabadúszó példa tényezőit vagy tartományait.

Nyolc fiktív megbízás, két összehasonlítható csoport

A következő táblázat teljesen fiktív: ez egy számított példa, nem valós ügyfélnyilvántartás vagy bármely szakma reprezentatív mintája. A módszer gyakorlására szolgál, nem pedig a szabadúszó munka tipikus hibaszázalékának kinyerésére.

Két csoport van, mindegyik négy megbízással. A Landing (landing_v1) egy 500-700 szavas landing oldalra vonatkozik, mellékelt brief-fel és egy felülvizsgálattal. A Jelentés (report_v1) hat oldal elrendezését jelenti mellékelt szöveggel és egy felülvizsgálattal. Mindkét csoporton belül ugyanazt a folyamatot és tapasztalati szintet feltételezzük; a becslések szándékosan változnak, hogy mindkét irányú hibákat mutassák, túlbecslést és alulbecslést egyaránt.

Az eredeti hatókör mind a nyolc esetben teljesítésre került; semmi sem került visszavonásra. A hozzáadott munkaórák ezen hatókörön kívüli extra munkaórák, külön rögzítve: nem vonódnak le az előrejelzésből, és nem tűnnek el az összes elvégzett munkából. Ha egy valós nyilvántartásból hiányozna valami ebből —részben visszavont hatókör, kevert órák vagy egy fel nem jegyzett szakasz—, akkor nem az a helyes, hogy nullát feltételezünk vagy kényszerítünk egy számítást: hanem azt az összehasonlítást használhatatlanként jelöljük meg, amíg nem rendelkezünk egyenértékű alappal.

Hol maradtál alul és hol nem

Ahol E a kezdeti becslés és A az azonos hatókör tényleges erőfeszítése, az előjeles eltérés A − E, a hányados pedig A / E, ami E > 0-t igényel. A százalékos eltérés (A − E) / E × 100, mindig a becslés alapjára vonatkoztatva.

Az L03 mutatja a legszembetűnőbb esetet: 6 h előrejelzett, 9 h tényleges, azaz +3 h, hányados 1,5, +50%. A hozzáadott 3 h változással ez a megbízás összesen 12 aktív órát vett igénybe. A 48 h várakozás naptári időt mér: nem adódik hozzá a 12 h-hoz, és nem teszi lehetővé a szállítási dátum kiszámítását. Egy megbízásnak lehet sok várakozási ideje és kevés erőfeszítése, vagy fordítva.

Az L04 az ellenkező irányt mutatja: 8 h előrejelzett és 6 h tényleges −2 h-t, −25%-ot és 0,75-ös hányadost eredményez. Ez kevesebb erőfeszítést ír le a tervezettnél; önmagában nem bizonyítja a minőség vagy a termelékenység javulását. Először ellenőrizni kell, hogy a teljes hatókör leszállításra került-e.

A csoportonkénti összefoglalóban az idő oszlopok aktív órákat mérnek.

A 70 aktív óra összesen rögzített munka összege, nem naptári időtartam: nem tartalmazza a várakozást, ami valós nyilvántartásban átfedésben lehet különböző megbízások között. Ne használj egyetlen hányadost ezekből az összegekből eltérő jellegű munkák becslésére: a landing oldal és a jelentés nem felcserélhető.

A mintából számított tartomány a következő megbízás becslésének felülvizsgálatához

A landing oldalak hányadosai, rendezve, a következők: 0,75; 1,1; 1,25; 1,5. A mediánjuk (1,1 + 1,25) / 2 = 1,175. Egy új, fiktív 8 h landing oldalra vonatkozó kezdeti becslés esetén az ebből adódó középső referencia 8 × 1,175 = 9,4 h, skálázott szélső értékekkel 8 × 0,75 = 6 h és 8 × 1,5 = 12 h.

A jelentések esetében a hányadosok 0,8; 1; 1,1; 1,2, mediánjuk 1,05. További 8 h fiktív kezdeti becslés esetén a középső referencia 8 × 1,05 = 8,4 h, szélső értékekkel 6,4 és 9,6 h között.

Érdemes megkülönböztetni ezt a hányadosok mediánját a landing csoport összegeinek hányadosától: 36 / 32 = 1,125. Az összegek hányadosa egyenlő a becsült órákkal súlyozott hányadosok átlagával: egy 10 h-s megbízás többet nyom a latban, mint egy 6 h-s. A medián sorba rendezi a négy hányadost, és átlagolja a két középsőt, méretük súlyozása nélkül. Absztrakt értelemben egyik sem “a helyes”: különböző mérőszámok, és célszerű nem felcserélhetőként bemutatni őket.

Egy 2006-os, a PMI honlapján elérhető előadásban Christine Green elmagyarázza az erőfeszítések és jellemzők következetes definíciókkal történő rögzítésének hasznosságát, valamint a hasonlóság felülvizsgálatát az előzmények újrafelhasználása előtt. Ez egy szoftverbecsléssel kapcsolatos referencia, nem a PMI aktuális szabványa, és nem is ezen szerkesztői formula validálása.

Mikor válik használhatatlanná ez az előzmény

A landing oldalra vonatkozó 6–12 h-s tartomány csak a négy fiktív esetben megfigyelt szélső értékeket skálázza. Ez egy demonstráció, nem konfidenciaintervallum, nem teljesítési valószínűség, és nem is erőfeszítés- vagy dátumgarancia. A következő megbízás kívül eshet ezen.

Ez a fajta számítás akkor válik használhatatlanná, ha megváltoznak az eseteket összehasonlíthatóvá tevő feltételek: ha a megbízás mérete nagyon eltérő, ha több vagy kevesebb bemenet érkezik az ügyfél részéről, ha a belső folyamat megváltozott, ha a megállapodás szerinti felülvizsgálati szint már nem ugyanaz, ha az ilyen típusú feladattal kapcsolatos tapasztalat eltérő, vagy egyszerűen csak ha a rendelkezésre álló adatok hiányosak. Bármelyik ilyen esetben nincs értelme automatikusan alkalmazni az előző minta tényezőjét: meg kell vizsgálni a különbséget, mielőtt feltételeznénk, hogy az előzmény továbbra is reprezentatív.

A legegyszerűbb módja annak, hogy ezt saját adatokkal kezdjük felépíteni, ha már most rögzítjük az új megbízások kezdeti, „befagyasztott” becslését, és annak lezárásakor az azonos hatókör tényleges erőfeszítését, külön a hozzáadottat és külön a várakozást, anélkül, hogy felülírnánk a már az elején feljegyzett előrejelzést.