Hogyan hívom meg a könyvelőmet a Frihetbe?

A Beállítások > Csapat menüpontból add meg a könyvelőd email-címét, és válaszd a 'Könyvelő' szerepkört. Kriptográfiai tokent tartalmazó meghívó email érkezik (7 napos érvényességgel). Elfogadás után a workspace megjelenik a könyvelő kliens-panelján.

Mit láthat és tehet a könyvelőm a workspace-emben?

Könyvelő szerepkörrel látja a számlákat, ajánlatokat, kiadásokat, ügyfeleket, szállítókat és termékeket. Létrehozhat és szerkeszthet számlákat és kiadásokat. Nem törölhet semmit, nem kezelheti a csapatot és nem változtathatja a beállításokat.

Kell fizetnie a könyvelőmnek a Frihet használatáért?

A könyvelőd ingyenesen regisztrálhat. A lényeges csomag a tiéd: az ingyenes csomag 1 csapattagot engedélyez, a Pro 3-at, a Business legfeljebb 10-et.

El vannak különítve az ügyfelek adatai?

Teljesen. Minden workspace egy különálló Firestore-gyűjtemény, saját biztonsági szabályokkal. A könyvelőd vált a workspace-ek között, de soha nem keveri az adatokat. Nincs megosztott adatbázis.

Könyvelő és vállalkozó: Frihet multi-kliens workspace

A spanyolországi autónomos és könyvelők közötti kommunikáció így működik: a vállalkozó lefényképezi a blokkot, elküldi WhatsAppon, a könyvelő letölti, átnevezi, feltölti a programjába, manuálisan besorolja, és reméli, hogy nem hiányzik semmi a negyedév végén.

50 ügyféllel rendelkező gestoríákban az összes munkaidő 80%-a a már valahol meglévő dokumentumok összegyűjtésére megy el. A probléma nem a könyvelés. A csatorna a probléma.

A Frihet ezt multi-kliens workspace-szel oldja meg. A könyvelő közvetlenül belép a vállalkozó ERP-jébe. Ugyanazt látja, amit a vállalkozó. Nincs továbbítás, nincs letöltés, nincs kettős adatbevitel.

Hogyan működik

A folyamat egyszerű:

A vállalkozó meghívja a könyvelőjét. A Beállítások > Csapat menüpontból megadja a könyvelő email-címét, és kiválasztja a “Könyvelő” szerepkört. A rendszer kriptográfiai tokent és 7 napos érvényességű meghívó linket generál.
A könyvelő elfogadja a meghívást. Rákattint az email-ben lévő linkre, regisztrál a Frihetbe (ingyenesen), és a meghívás automatikusan validálódik. A kliens workspace megjelenik a paneljén.
A könyvelő egy kattintással vált ügyfelek között. Az oldalsávban megjelenik “Klientjeim”. Az egyik kiválasztásával az egész rendszer az adott ügyfél adataival töltődik be: számlák, kiadások, termékek, ügyfelek, adónaptár.

Nincs szinkronizálás. Nincs importálás. Az adatok azonosak, mert ugyanaz a rendszer.

Négy szerepkör, valódi jogosultságokkal

Ez nem általános “megosztott hozzáférés”. Négy szerepkör van, részletes jogosultságokkal:

Szerepkör	Mindent lát	Létrehoz/szerkeszt	Töröl	Csapatot kezel	Beállításokat változtat
Admin	✓	Mindent	Mindent	✓	✓
Szerkesztő	✓	Számlák, ajánlatok, kiadások, ügyfelek, termékek	Csak kiadásokat	✗	✗
Könyvelő	✓	Számlák és kiadások	Semmit	✗	✗
Megfigyelő	✓	Semmit	Semmit	✗	✗

A “Könyvelő” szerepkör a gestoríáknak készült: látja az összes adóügyi információt, létrehozhat számlákat a kliens nevében és rögzíthet kiadásokat, de nem törölhet adatokat és nem változtathatja meg az üzlet beállításait.

Mit lát a könyvelő

Kliensek panelje

Frihetbe belépve a könyvelő egy rácsot lát az összes kliensével. Minden kártyán megjelenik:

Az üzlet neve
A kliens email-je
A könyvelő szerepköre az adott workspace-ben
A következő adókötelezettség dátuma (április 20., július 20., október 20., január 30.)

A workspace-en belül

Egy klienst kiválasztva a rendszer valós időben betölti az összes adatgyűjteményt. A könyvelő pontosan ugyanazt látja, mint a vállalkozó:

Egy felső sáv mindig jelzi, hogy melyik felhasználó workspace-ét nézi: “Megtekintve: [Üzlet neve] · Szerepkör: Könyvelő”. Egy kattintás a “Vissza a fiókhoz” gombra visszaviszi a saját paneljére.

Delegált számlázás

A könyvelő számlákat hozhat létre a kliens workspace-ében. A számla a kliens számozási sorozatát használja, nem a könyvelőét. A VeriFactu automatikusan érvényesül: hash, QR, szekvencia. Nincs extra konfiguráció.

Mit lát a kliens

A kliensnek semmit nem kell külön tennie. Normálisan használja a Frihetet. Az egyetlen különbség:

Ha aktív könyvelője van, kontextuális értesítést kap, amely arra bátorítja, hogy töltse fel kiadásait és dokumentumait: “A könyvelőd hozzáfér a workspace-edhez. Töltsd fel kiadásaidat, hogy kezelhesse azokat.”
Ha blokkot tölt fel a kiadások szekcióból, az OCR kinyeri az adatokat és kategorizálja. A könyvelő azonnal látja.

Nincs külön portál. Nincs különböző app. Ugyanaz a Frihet.

VeriFactu minden workspace-en

Minden kiállított számla minden workspace-en automatikusan megfelel a VeriFactu-nak:

SHA-256 hash-lánc: Minden számla tartalmazza az előző hash-ét. A lánc az AEAT által ellenőrizhető.
Ellenőrizhető QR: QR-kód minden PDF-en, beolvasható az AEAT elektronikus székhelyén.
Szekvenciális számozás: Hézag nélkül, szerveren kezelt atomi számlálókkal.

Egy gestoría számára ez azt jelenti, hogy az összes kliens az első naptól VeriFactu-kompatibilis, egyedi konfiguráció nélkül.

Export a könyvelőszoftverhez

A multi-kliens workspace közvetlen exportot tartalmaz a könyvelőprogram által használt formátumokban:

Formátum	Kompatibilis	Felhasználás
ContaPlus (xDiario.txt)	Sage 50, ContaSol, A3	Fixed-width, Latin-1, PGC-számlák
DATEV EXTF	DATEV (Németország)	Pontosvesszők, 31 mezős fejléc
Xero CSV	Xero (globális)	43 oszlop, NN/HH/ÉÉÉÉ
QuickBooks CSV	QuickBooks (globális)	11 oszlop, HH/NN/ÉÉÉÉ
Általános CSV	Excel, Google Sheets, LibreOffice	UTF-8 BOM-mal

Kiválasztod a formátumot, évet, negyedévet és klienst. Egy kattintás és importra kész fájl töltődik le. Több kliensnél a “Batch M303” gomb az összes kiválasztott kliens 303-as modelljét egy ZIP-ben generálja.

Értesítést kapsz, ha egy kliens kiadást rögzít vagy számlát hoz létre – anélkül, hogy minden workspace-t ellenőrizned kellene.

Kinek való ez?

Adótanácsadó iroda autónomos kliensekkel. Hozzáférhet a klienseid adataihoz közvetítők nélkül. A 303-as modell már kiszámítva. A kiadások OCR-rel kategorizálva. Csak ellenőrizned és exportálnod kell.

Vállalkozó, aki azt akarja, hogy könyvelője kényelmesen dolgozzon. Hívja meg a workspace-edbe. Nem kell több WhatsApp-os blokkfotó. Nem kell “tudod küldeni a márciusi számlát?”.

Irodán belüli könyvelővel rendelkező KKV. A “Szerkesztő” szerepkör teljes hozzáférést ad a számlázáshoz anélkül, hogy romboló változtatásokat engedne. Ideális adminisztrátori alkalmazottnak.

A multi-kliens workspace elérhető az ingyenes csomagtól (1 tag) a Business-ig (10 tag). 10 kliensszámot meghaladó gestoríáknál Enterprise-tervért érdemes kapcsolatba lépni.