Spese deducibili per i liberi professionisti nel 2026

Ogni spesa che non deduci è denaro che regali all’Agenzia delle Entrate. E la maggior parte dei liberi professionisti in Spagna lascia tra i 1.000 e i 5.000 EUR all’anno sul tavolo per non sapere cosa può dedurre, per non chiedere fattura o per non registrare la spesa in tempo.

Questa guida copre tutte le spese deducibili per i liberi professionisti nel 2026, con le condizioni esatte che l’Agenzia delle Entrate richiede per accettarle. Senza zone grigie né “dipende dal tuo commercialista”.

Le 3 regole d’oro della deduzione

Affinché una spesa sia deducibile nell’IRPF è necessario che soddisfi tre condizioni contemporaneamente:

Se una delle tre condizioni viene meno, la spesa non è deducibile. Non importa se è legittima. Non importa se hai lo scontrino. Se non hai una fattura con il tuo NIF e non è registrata, l’Agenzia delle Entrate la rifiuta.

Spese 100% deducibili (senza discussione)

Queste spese sono deducibili al 100% nell’IRPF e la loro IVA è recuperabile. L’Agenzia delle Entrate non le contesta se hai la fattura:

Affitto di ufficio o coworking

Se lavori in un locale, ufficio o coworking, l’affitto è deducibile al 100%. L’IVA dell’affitto di un locale commerciale (21%) è anch’essa deducibile.

Utenze del locale

Elettricità, acqua, internet e telefono del luogo di lavoro. Se è un locale esclusivo per la tua attività, 100% deducibile.

Materiale e attrezzature

Computer, stampanti, mobili da ufficio, software, abbonamenti professionali. Tutto ciò che usi per lavorare e che è fatturato a tuo nome.

• Se il bene costa meno di 300 EUR: spesa diretta dell’esercizio
• Se costa più di 300 EUR: si ammortizza (percentuale annuale secondo le tabelle dell’Agenzia delle Entrate)

Assicurazioni professionali

Assicurazione di responsabilità civile, assicurazione del locale, assicurazione dell’attrezzatura informatica. Deducibili al 100%.

Servizi professionali

Commercialista, avvocati, consulenti fiscali, designer, programmatori, consulenti. Qualsiasi servizio professionale fatturato per la tua attività.

Contributo dei liberi professionisti

Il tuo contributo mensile alla Sicurezza Sociale è deducibile al 100% nell’IRPF. Non ha IVA, ma riduce direttamente la tua base imponibile.

Software e abbonamenti

ERP, CRM, strumenti di produttività, archiviazione cloud, domini, hosting. Tutto fatturato a tuo nome e utilizzato per l’attività.

Formazione correlata

Corsi, conferenze, workshop, libri tecnici, certificazioni. Se sono collegati alla tua attività professionale, sono deducibili nell’IRPF e nell’IVA.

Spese parzialmente deducibili (con condizioni)

È qui che la maggior parte dei liberi professionisti perde denaro o si assume rischi. Queste spese sono deducibili, ma con limiti e condizioni specifiche.

Abitazione principale (se lavori da casa)

Se utilizzi parte della tua abitazione come ufficio, puoi dedurre una percentuale delle spese:

1. Dichiarare la percentuale di utilizzo professionale all’Agenzia delle Entrate (modello 036/037). La prassi è tra il 20% e il 30% della superficie.
2. Applicare un ulteriore 30% su tale percentuale per le utenze (elettricità, acqua, internet, gas).

Esempio: Il tuo appartamento misura 80 m² e utilizzi una stanza di 16 m² come ufficio (20%). La tua bolletta elettrica è di 100 EUR/mese. Porzione deducibile: 20% × 100 = 20 EUR. Con il 30% aggiuntivo per le utenze: 20 × 1,30 = 26 EUR/mese deducibili.

Veicolo

L’auto è la spesa più controversa per i liberi professionisti. Le regole:

Nell’IRPF: È deducibile al 100% solo se il veicolo è utilizzato esclusivamente per l’attività. Questo si applica a: agenti di commercio, trasportatori, tassisti, corrieri, scuole guida. Se sei un consulente e usi l’auto per andare alle riunioni e anche per il fine settimana, l’Agenzia delle Entrate non accetta la deduzione nell’IRPF.

Nell’IVA: Puoi dedurre il 50% dell’IVA se dimostri l’uso professionale. Ma l’Agenzia delle Entrate è molto restrittiva e in caso di ispezione di solito richiede prove di uso professionale (agenda delle riunioni, fatture dei pedaggi in rotta commerciale, ecc.).

Benzina, assicurazioni, parcheggio, pedaggi: Stesse regole del veicolo. Se non puoi dedurre l’auto, non puoi nemmeno dedurre le spese associate.

Pasti e diarie

I pasti correlati all’attività sono deducibili nell’IRPF con limiti giornalieri:

• Spagna: 26,67 EUR/giorno
• Estero: 48,08 EUR/giorno
• Pernottamento in Spagna: 53,34 EUR/giorno
• Pernottamento all’estero: 91,35 EUR/giorno

Hai bisogno di fattura (non scontrino) e giustificazione che il pasto sia collegato alla tua attività (riunione con cliente, viaggio di lavoro, ecc.).

L’IVA dei ristoranti è deducibile se hai una fattura completa con il tuo NIF. Uno scontrino di cassa senza i tuoi dati non consente la deduzione dell’IVA.

Telefono cellulare

Se usi lo stesso telefono per lavoro e uso personale, puoi dedurre il 50% della spesa. Se hai una linea esclusiva per l’attività, il 100%.

Spese di difficile giustificazione

La legge consente di dedurre una percentuale aggiuntiva a titolo di “spese di difficile giustificazione” per coprire piccole spese che non possono essere documentate con fattura:

• Stima diretta semplificata: 7% del reddito netto, massimo 2.000 EUR/anno
• Stima diretta normale: 5% del reddito netto

Questa percentuale si applica automaticamente nel calcolo dell’IRPF. Non è necessario giustificare queste spese con fatture. Ma funziona solo se sei in stima diretta semplificata (la stragrande maggioranza dei liberi professionisti).

I 5 errori più costosi nelle spese

1. Non chiedere fattura. Uno scontrino non è una fattura. Ogni volta che paghi qualcosa senza chiedere fattura con il tuo NIF, perdi la deduzione. Prendi l’abitudine: sempre fattura, mai scontrino.

2. Non registrare le spese al momento. Lo scontrino si perde, la fattura si dimentica, la spesa non viene contabilizzata. Quando arriva il trimestre, mancano centinaia di euro in deduzioni. Utilizza un sistema con OCR che registri le spese al momento.

3. Dedurre l’auto senza soddisfare i requisiti. È l’ispezione più comune. Se non sei un agente di commercio, trasportatore o simile, l’Agenzia delle Entrate rifiuterà la deduzione del veicolo nell’IRPF. E ti chiederà la quota non dedotta più gli interessi.

4. Mescolare spese personali e professionali. Un conto bancario per tutto. Un telefono per tutto. Un computer per tutto. Quando l’Agenzia delle Entrate chiede giustificazione, non puoi dimostrare cosa è professionale e cosa è personale. Separa conti e dispositivi.

5. Non dichiarare la percentuale di abitazione. Se lavori da casa e non hai dichiarato la percentuale di uso professionale nel 036/037, non puoi dedurre le spese di abitazione. È una procedura che si fa una volta e ti dà il diritto di dedurre le utenze per anni.

Quanto puoi risparmiare

Un libero professionista con un reddito di 40.000 EUR/anno e spese deducibili correttamente registrate può risparmiare tra 2.000 e 6.000 EUR annuali nell’IRPF, a seconda della sua aliquota marginale e del volume delle spese.

Spese deducibili	IRPF stimato (30%)	Risparmio rispetto al non dedurre
3.000 EUR	Risparmio: 900 EUR	900 EUR/anno
6.000 EUR	Risparmio: 1.800 EUR	1.800 EUR/anno
10.000 EUR	Risparmio: 3.000 EUR	3.000 EUR/anno
15.000 EUR	Risparmio: 4.500 EUR	4.500 EUR/anno

A questo si aggiunge l’IVA recuperata. Se hai 8.000 EUR di spese con il 21% di IVA, recuperi 1.680 EUR di IVA a credito che sconti dall’IVA che devi all’Agenzia delle Entrate ogni trimestre.

Come Frihet facilita la gestione delle spese

Frihet è progettato affinché la registrazione delle spese sia immediata:

• OCR automatico: Scansiona uno scontrino o una fattura con il cellulare e Frihet estrae i dati automaticamente (importo, data, fornitore, IVA)
• Categorizzazione intelligente: Le spese vengono classificate per tipo fiscale (100% deducibile, parzialmente deducibile, non deducibile)
• Dashboard delle spese: Vedi in tempo reale quanto hai speso, quanto è deducibile e quanta IVA hai a credito
• Calcolo automatico del 303: Frihet pre-calcola i tuoi dati del Modello 303, inclusa l’IVA a credito delle tue spese

Il piano gratuito include OCR e gestione delle spese. Non è una funzione a pagamento. Perché un libero professionista che non registra correttamente le sue spese sta pagando di più all’Agenzia delle Entrate, e questo non dovrebbe dipendere dal fatto che paghi o meno per un software.