依頼の見積もりを改善する：予測と実際の作業を比べる

時間見積もりを改善するには、作業を開始する前に保存した予測と、その作業が完了までに必要とした実際の労力を比較します。過小評価した部分、追加された作業、待ち時間は別々に管理してください。これら3つの要素を混同すると、より多くの時間が必要だった依頼と、数日間ブロックされた依頼が同じ問題に見えてしまいます。

時間を比較する前に、見積書で作業範囲を定め（英語のガイド）、ミスの修正と予定されたレビューを区別してください。

後で比較できる予測を保存する

凍結された見積もりとは、作成日、成果物、使用された前提条件とともに、作業開始前に作成されたものです。作業中に新しい予測を作成する場合は、別のバージョンとして保存し、最初の参照を上書きしないでください。

元の範囲に対する実際の労力には、自分のミスの修正、調整、および合意されたレビューが含まれます。そのすべての作業を完了するために費やされたアクティブな時間を測定します。範囲外の追加された労力は、作業合計から削除せずに別の列に記録されます。

待ち時間は、データや承認、ファイルを待つために、その依頼の作業を進められなかった経過時間です。その間、別の作業を行っていた可能性があります。したがって、24時間の待ち時間は24時間の労力に相当しません。

コスト見積もりガイドGAO-20-195Gには、範囲と前提の文書化、データ収集、および実際のコストでの見積もり更新が含まれます。ここでは、それらの原則を労力記録に適用しています。このガイドは、フリーランスの例の係数や範囲を検証するものではありません。

8つの架空の依頼、2つの比較可能なグループ

以下の表は完全に架空のものです。これは計算例であり、実際の顧客記録でも、いかなる職業の代表的なサンプルでもありません。この方法は練習のためであり、フリーランスの仕事における典型的なエラー率を導き出すためのものではありません。

それぞれ4つの依頼からなる2つのグループがあります。ランディングページ (landing_v1) は、提供されたブリーフと1回のレビューを含む500〜700語のランディングページを想定しています。レポート (report_v1) は、提供されたテキストと1回のレビューを含む6ページのレイアウトを想定しています。各グループ内では同じプロセスと経験レベルが前提とされており、見積もりは、両方向（過大および過小）のエラーを示すために意図的に変更されています。

8つのケースすべてで元の範囲がすべて納品され、何も取り下げられませんでした。追加されたのは、その範囲外の追加作業時間であり、別途記録されています。これは予測から差し引かれたり、総作業時間から消えたりすることはありません。もし実際の記録でこれらが欠けている場合—範囲の一部が取り下げられたり、時間が混ざっていたり、一部が記録されていなかったりする場合—、ゼロと仮定したり、計算を強制したりするのは正しくありません。同等の基準が得られるまで、その比較を使用できないとマークするのが正しい方法です。

不足した点と不足しなかった点

E を初期見積もり、A を同じ範囲での実際の労力とすると、符号付き偏差は A − E であり、比率は A / E となります (ただし E > 0 が条件です)。パーセンテージ偏差は (A − E) / E × 100 であり、常に予測を基準とします。

L03は最も顕著なケースを示しています。予測6時間、実際9時間、つまり +3時間、比率1.5、+50% です。追加された3時間の変更により、この依頼の実作業時間は合計で 12時間 になりました。48時間の待ち時間 はカレンダー上の時間を測定するものであり、この12時間に追加されたり、納期を計算するために使用されたりすることはありません。依頼は多くの待ち時間と少ない労力を持つこともあれば、その逆もあります。

L04は逆のケースを示しています。予測8時間に対し、実際6時間で、−2時間、−25%、比率は0.75となります。これは予測よりも少ない労力を示していますが、それ自体が品質や生産性の向上を証明するものではありません。まず、すべての範囲が納品されたことを確認する必要があります。

グループ別の概要では、時間の列はアクティブ時間を測定しています。

合計70時間の実作業時間は、記録された作業の合計であり、カレンダー上の期間ではありません。実際の記録では異なる依頼間で重なる可能性のある待ち時間は含まれていません。これら合計からの単一の比率を異なる性質の作業の見積もりに使用しないでください。ランディングページとレポートは相互に交換可能ではありません。

次の依頼を見直すためのサンプル範囲

ランディングページの比率を順に並べると、0.75、1.1、1.25、1.5です。その中央値は (1.1 + 1.25) / 2 = 1.175 です。架空のランディングページ8時間の新しい初期見積もりに対し、結果として得られる中央参照値は 8 × 1.175 = 9.4時間 となり、スケーリングされた両端は 8 × 0.75 = 6時間 と 8 × 1.5 = 12時間 です。

レポートの場合、比率は0.8、1、1.1、1.2で、中央値は1.05です。別の架空の初期8時間に対し、中央参照値は 8 × 1.05 = 8.4時間 となり、両端は6.4時間から9.6時間の間です。

この比率の中央値と、ランディングページグループの合計の比率 36 / 32 = 1.125 とを区別することが重要です。合計の比率は、見積もり時間によって重み付けされた比率の平均に相当します。つまり、10時間の依頼は6時間の依頼よりも重みがあります。中央値は4つの比率を順序付けし、中央の2つをサイズによって重み付けせずに平均します。抽象的に言ってどちらが「正しい」というものではありません。これらは異なる測定値であり、相互に交換可能であると提示しないように注意すべきです。

PMIのウェブサイトに掲載された2006年の発表資料で、クリスティーン・グリーンは、一貫した定義を用いて労力と特性を記録すること、および履歴を再利用する前に類似性を確認することの有用性を説明しています。これはソフトウェア見積もりに関する参考文献であり、PMIの現在の標準でも、この編集上の式を検証するものでもありません。

その履歴が役に立たなくなる時

ランディングページの6〜12時間という範囲は、4つの架空のケースで観察された極端な値にスケールを合わせたものにすぎません。これはデモンストレーションであり、信頼区間でも、達成確率でも、労力や日付を保証するものでもありません。次の依頼はこの範囲外になる可能性があります。

この種の計算は、事例を比較可能にしていた条件が変わった場合、役に立たなくなります。例えば、依頼の規模が大きく異なる場合、クライアントからの入力が多すぎる、または少なすぎる場合、内部プロセスが変更された場合、合意されたレビューレベルがもはや同じではない場合、その種のタスクに関する経験が異なる場合、あるいは単に利用可能なデータが不完全な場合などです。これらのいずれの場合でも、以前のサンプルの係数を自動的に適用することには意味がありません。履歴が引き続き代表的であると仮定する前に、その違いを調査する必要があります。

自身のデータでこれを構築し始める最も簡単な方法は、今日から、各新規依頼の凍結された初期見積もりを記録し、それをクローズする際には、同じ範囲の実際の労力、別途追加された作業、および別途の待ち時間を、最初に記録された予測を書き換えることなく記録することです。