Hoe nodig ik mijn boekhouder uit voor Frihet?

Via Instellingen > Team, voert u het e-mailadres van uw boekhouder in en selecteert u de rol 'Boekhouder'. Hij of zij ontvangt een e-mail met een veilige link (cryptografisch token, 7 dagen geldig). Na acceptatie verschijnt uw workspace in het klantenoverzicht van uw boekhouder.

Wat kan mijn boekhouder zien en doen in mijn workspace?

Met een boekhoudersrol kan hij of zij facturen, offertes, uitgaven, klanten, leveranciers en producten bekijken. Hij of zij kan facturen en uitgaven aanmaken en bewerken. Hij of zij kan niets verwijderen, uw team beheren of instellingen wijzigen.

Moet mijn boekhouder betalen om Frihet te gebruiken?

Uw boekhouder registreert zich gratis bij Frihet. Het plan dat telt, is het uwe: het gratis plan staat 1 teamlid toe, Pro 3 en Business tot 10.

Zijn de gegevens van mijn klanten gescheiden?

Volledig. Elke workspace is een onafhankelijke Firestore-collectie met eigen beveiligingsregels. Uw boekhouder schakelt tussen workspaces, maar mengt nooit gegevens. Er is geen gedeelde database.

Boekhouder en zzp'er in Frihet: de multi-client workspace.

De communicatie tussen zzp’ers en boekhouders in Spanje werkt zo: de zzp’er fotografeert een bonnetje, stuurt het via WhatsApp, de boekhouder downloadt het, hernoemt het, uploadt het naar zijn programma, classificeert het handmatig en hoopt dat er niets ontbreekt wanneer het kwartaal aanbreekt.

Er zijn boekhoudkantoren met 50 klanten waar 80% van de uren wordt besteed aan het verzamelen van documentatie die de klant ergens anders al heeft. Het probleem is niet de boekhouding. Het is het kanaal.

Frihet lost dit op met een multi-client workspace. Uw boekhouder heeft direct toegang tot uw ERP. Hij of zij ziet precies hetzelfde als u. Geen doorsturen, geen downloaden, geen dubbele invoer.

Hoe het werkt

De workflow is eenvoudig:

De zzp’er nodigt zijn boekhouder uit. Via Instellingen > Team voert hij het e-mailadres van zijn boekhouder in en kiest de rol “Boekhouder”. Het systeem genereert een link met een cryptografisch token en een geldigheid van 7 dagen.
De boekhouder accepteert de uitnodiging. Hij klikt op de link in de e-mail, registreert zich bij Frihet (gratis) en de uitnodiging wordt automatisch gevalideerd. De workspace van de klant verschijnt in zijn dashboard.
De boekhouder schakelt met één klik tussen klanten. In de zijbalk verschijnt “Mijn klanten”. Bij het selecteren van een klant wordt het hele systeem opnieuw geladen met de gegevens van die klant: facturen, uitgaven, producten, klanten, fiscale kalender.

Er is geen synchronisatie. Er is geen import. De gegevens zijn hetzelfde omdat het hetzelfde systeem is.

Vier rollen, echte rechten

Het is geen generieke “gedeelde toegang”. Er zijn vier rollen met gedetailleerde rechten:

Rol	Ziet alles	Maakt/bewerk	Verwijdert	Beheert team	Wijzigt instellingen
Admin	✓	Alles	Alles	✓	✓
Editor	✓	Facturen, offertes, uitgaven, klanten, producten	Alleen uitgaven	✗	✗
Boekhouder	✓	Facturen en uitgaven	Niets	✗	✗
Kijker	✓	Niets	Niets	✗	✗

De rol “Boekhouder” is bedoeld voor boekhoudkantoren: hij of zij kan alle fiscale informatie bekijken, facturen aanmaken namens de klant en uitgaven registreren, maar kan geen gegevens verwijderen of bedrijfsinstellingen wijzigen.

Wat de boekhouder ziet

Klantenoverzicht

Bij het inloggen in Frihet ziet de boekhouder een raster met al zijn klanten. Elke kaart toont:

Bedrijfsnaam
E-mailadres van de klant
Zijn rol in die workspace
De volgende fiscale deadline (20 april, 20 juli, 20 oktober, 30 januari)

Binnen de workspace

Bij het openen van een klant laadt het systeem in realtime alle gegevenscollecties van die klant. De boekhouder ziet precies hetzelfde als de zzp’er:

Een bovenste balk geeft te allen tijde aan dat hij de workspace van een andere gebruiker bekijkt: “Bekijkt als [Bedrijfsnaam] · Rol: Boekhouder”. Een klik op “Terug naar mijn account” brengt hem terug naar zijn eigen dashboard.

Gedelegeerde facturering

De boekhouder kan facturen aanmaken binnen de workspace van de klant. De factuur gebruikt de nummeringsreeks van de klant, niet die van de boekhouder. VeriFactu wordt automatisch toegepast: hash, QR, reeks. Er is geen aanvullende configuratie.

Wat de klant ziet

De klant hoeft niets speciaals te doen. Hij gebruikt Frihet normaal. Het enige verschil:

Als hij een actieve boekhouder heeft, ziet hij een contextuele melding die hem aanmoedigt om uitgaven en documenten te uploaden: “Uw adviseur heeft toegang tot uw workspace. Upload uw uitgaven zodat hij deze kan beheren.”
Als hij een bonnetje uploadt vanuit de uitgavenafdeling, extraheert OCR de gegevens en classificeert deze. Zijn boekhouder ziet ze onmiddellijk.

Er is geen aparte portal. Er is geen aparte app. Het is dezelfde Frihet.

VeriFactu in alle workspaces

Elke factuur die in een workspace wordt uitgegeven, voldoet automatisch aan VeriFactu:

Hash chain SHA-256: Elke factuur bevat de hash van de vorige. Verifieerbare keten door de AEAT.
Verifieerbare QR: QR-code in elke PDF, scanbaar op de elektronische zetel van de AEAT.
Sequentiële nummering: Zonder hiaten, beheerd door atomaire tellers op de server.

Voor een boekhoudkantoor betekent dit dat al hun klanten vanaf de eerste dag voldoen aan VeriFactu, zonder individuele configuratie. De hash wordt automatisch gegenereerd, de QR verschijnt in de PDF en de reeks wordt per klant bijgehouden.

Export voor uw boekhoudsoftware

De multi-client workspace omvat directe export in de formaten die uw boekhoudprogramma gebruikt. Zonder handmatig gegevens te kopiëren, zonder tussenpersonen:

Formaat	Compatibel met	Gebruik
ContaPlus (xDiario.txt)	Sage 50, ContaSol, A3	Fixed-width, Latin-1, PGC-rekeningen
DATEV EXTF	DATEV (Duitsland)	Puntkomma’s, 31 velden koptekst, BU-Schlüssel
Xero CSV	Xero (wereldwijd)	43 kolommen, DD/MM/YYYY
QuickBooks CSV	QuickBooks (wereldwijd)	11 kolommen, MM/DD/YYYY
Generiek CSV	Excel, Google Sheets, LibreOffice	UTF-8 met BOM, universeel

U selecteert formaat, jaar, kwartaal en klant. Eén klik downloadt het bestand, klaar voor import. Als u meerdere klanten beheert, genereert de knop “Batch M303” het Model 303 van alle geselecteerde klanten als een ZIP-bestand.

U ontvangt ook meldingen wanneer een klant een uitgave registreert of een factuur aanmaakt — zonder elke workspace te hoeven controleren.

Voor wie is dit

Fiscaal adviesbureau met zzp-klanten. Krijg toegang tot de gegevens van uw klanten zonder tussenpersonen. Model 303 is al berekend. De uitgaven zijn al geclassificeerd door OCR. U hoeft alleen nog te controleren en te exporteren.

Zzp’er die wil dat zijn boekhouder comfortabel werkt. Nodig hem uit voor uw workspace. Geen WhatsApp meer met foto’s van bonnetjes. Geen “kunt u mij de factuur van maart opnieuw sturen?” meer.

Kantoor met meerdere adviseurs. Elke adviseur kan een boekhoudersrol hebben in de workspaces die hem of haar toekomen. Er is geen limiet aan workspaces per boekhouder.

MKB met interne boekhouder. De rol “Editor” geeft volledige toegang tot facturering zonder destructieve wijzigingen toe te staan. Ideaal voor een administratieve medewerker.

De multi-client workspace is beschikbaar vanaf het gratis plan (1 lid) tot Business (10 leden). Voor boekhoudkantoren met meer dan 10 klanten, neem contact op voor een Enterprise-plan.