Klantmateriaal: wat controleer je vóór de kickoff?

De klant stuurt een map met een logo, vier documenten en afbeeldingen: “Hiermee kunnen jullie beginnen.” Controleer vóór de kickoff welke taak elk bestand mogelijk maakt, wie het beoordeelt en wat nog nodig is voor acceptatie. Een volle map geeft dat antwoord niet. Dit werkblad is voor een bureau met een afgesproken opdracht; het onderhandelt niet opnieuw over de offerte en berekent geen teamcapaciteit. Een gedeelde spreadsheet volstaat.

Vraag materiaal per taak

Begin bij het eerste resultaat. Een pagina opmaken vraagt om herkenbare teksten; een uitsnede kiezen vraagt om de originele foto; wijzigingen testen vraagt om toegang tot de juiste omgeving. Kun je de afhankelijke taak niet noemen, controleer dan of het materiaal nu nodig is.

De kickoff-gids van Atlassian behandelt doel, rollen en succescriteria. Dit werkblad voegt een voorafgaande controle van invoer toe. Het is een voorgestelde werkwijze, geen certificeringsnorm. Onderscheid starten van publiceren. Productietoegang kan wachten als de eerste fase een testomgeving gebruikt; de hoofdtekst kan op dag 1 de structuur bepalen. Stel het benodigde moment per taak vast, niet één deadline voor de hele vergadering.

Maak bruikbaarheid toetsbaar

“Foto’s sturen” is te vaag. Vraag het origineel van de hoofdfoto, controleer de afgesproken uitsnede en laat het beoogde gebruik bevestigen. Iemand anders moet de test kunnen herhalen. Vermeld bij teksten secties, taal, versie en bevestigende persoon. Vraag bij een logo een bruikbaar bestand en de gekozen variant; een schermafbeelding bewijst geen vectororigineel.

Test de nodige handeling met het toegewezen account. Een ontvangen uitnodiging bewijst niet dat werken mogelijk is. Google Drive onderscheidt kijkers, reageerders en bewerkers. Een link openen en kunnen bewerken zijn verschillende controles. Zet geen wachtwoorden in het werkblad en maak een link niet openbaar om individuele rechten te herstellen. De klant levert, het bureau beoordeelt. Noem verantwoordelijken; “klant” en “wij” zijn onvoldoende.

Hypothetisch voorbeeld: vijf items

Een bureau maakt een campagnepagina met vijf secties. Alle gegevens zijn fictief. Dagen zijn relatief aan de geplande start, geen aanbevolen termijnen.

2 ÷ 5 = 40% geaccepteerd. Dit beschrijft de inventaris, niet de startgereedheid. Zelfs vier geaccepteerde items maken de contentopmaak niet mogelijk wanneer K01 ontbreekt. Ontwerp kan met het logo een richting verkennen als daarvoor geen definitieve tekst of foto nodig is. Leg die grens vast; tijdelijke invulling is geen goedgekeurde inhoud.

Werkblad om te kopiëren

ID / materiaal / afhankelijke taak:
Waarneembaar acceptatiecriterium:
Leverancier / beoordelaar:
Nodig vóór / ontvangen versie:
Status: wachtend / ontvangen / aanpassen / geaccepteerd / niet nodig
Bewijs van controle en datum:
Volgende actie / verantwoordelijke / volgende controle:
Bij vertraging: werk dat doorgaat en werk dat wacht:

Gebruik één regel per afhankelijkheid en behoud het ID bij nieuwe versies. “Ontvangen” wacht op controle. “Aanpassen” noemt een concreet gebrek, niet “slecht materiaal”. “Niet nodig” vereist reden en beslisser. Verandert een geaccepteerde versie, controleer welke taken de oude gebruikten, bewaar de nieuwe referentie en heropen alleen getroffen controles. Een ander afgesproken resultaat vraagt een afzonderlijk besluit over de opdrachtomvang.

Stuur een oplosbaar verzoek

“Voor de opmaak ontbreken sectie 5 en de versiebevestiging van K01. Voor de kop hebben we het origineel K03 nodig; de miniatuur is 320 px. Ontwikkeling controleert K04. Bevestig wie beide correcties wanneer levert; daarna bekijken we welke taken kunnen starten.”

Een nieuw bestand bevestigt niet automatisch een nieuwe datum. Controleer kwaliteit en werkelijke beschikbaarheid; stilte betekent geen acceptatie. Bij een bureau — Engelstalig voorkomt één verzoek concurrerende versies. Bij overbodige interne verzoeken helpt elimineren, automatiseren en delegeren — Engels. Als de taak nooit is gedefinieerd, ga dan terug naar de opdrachtomvang in de offerte — Engels.

Sluit af met een besluit per taak: starten, wachten op invoer of verduidelijken. Benoem wie de volgende controle doet.