VeriFactu verplicht voor zelfstandigen in 2027: termijnen, sancties en hoe u zich voorbereidt

Als u een bedrijf heeft in Spanje en facturen uitgeeft, is 1 juli 2027 een datum die u moet kennen.

Op die dag wordt VeriFactu verplicht voor zelfstandigen. Voor vennootschappen is de termijn zes maanden eerder: 1 januari 2027. Als op die datum uw facturatiesoftware niet voldoet aan de technische vereisten, stelt de antifraude wet een boete van 50.000 EUR per fiscaal jaar vast. Niet als maximum. Maar als vast minimum.

En toch weet begin 2026 het merendeel van de zelfstandigen in Spanje niet precies wat VeriFactu is, wat hun software moet doen om te voldoen, noch of het programma dat ze vandaag gebruiken op tijd klaar zal zijn.

Deze gids beantwoordt die drie vragen.

Wat is VeriFactu en waarom bestaat het

De Spaanse belastingdienst (AEAT) weet al jaren dat belastingfraude in Spanje niet alleen plaatsvindt door valse aangiften. Het gebeurt deels omdat facturatieprogramma’s gemanipuleerd kunnen worden: facturen verwijderen, bedragen wijzigen, twee versies van de boekhouding creëren. De technologie stond het toe en geen enkele regelgeving verhinderde het.

VeriFactu is het regulerende antwoord op dit probleem. De naam komt van “verificatie van facturering”, en het doel is technisch: ervoor zorgen dat uitgegeven facturen onveranderlijk, traceerbaar en verifieerbaar zijn door de AEAT.

Het reguleert niet hoeveel u factureert of aan wie. Het reguleert hoe uw software de facturatiegegevens intern beheert.

Het wettelijke kader bevindt zich in:

• Wet 11/2021 (Antifraude wet): stelt de sancties en de basisverplichting vast
• Koninklijk Besluit 1007/2023 (RRSIF-verordening): definieert de technische vereisten
• Order HAC/1177/2024: concrete specificaties voor hash, QR, XML en gegevensschema’s
• Koninklijk Besluit-wet 15/2025: verlengt de termijnen met één jaar (van 2026 naar 2027)

De definitieve termijnen

Het Koninklijk Besluit-wet 15/2025 heeft de oorspronkelijke termijnen met twaalf maanden verlengd. Dit zijn de huidige termijnen:

Groep	Uiterste datum
Softwareontwikkelaars	29 juli 2025 (reeds verstreken)
Vennootschappen (Vennootschapsbelasting)	1 januari 2027
Zelfstandigen en overige belastingplichtigen	1 juli 2027

Softwareontwikkelaars hadden hun producten al vanaf juli 2025 moeten aanpassen. Als het programma dat u gebruikt niets heeft gecommuniceerd over VeriFactu, zijn er twee mogelijkheden: of ze zijn laat, of ze zullen het niet doen.

Wat uw software moet doen om te voldoen

VeriFactu verplicht u niet om alles in realtime naar de Belastingdienst te sturen (hoewel u dat wel kunt doen als u wilt). Wat het wel verplicht, is dat uw software voldoet aan vier technische vereisten in alle facturatieregistraties:

1. SHA-256 hashketen

Elke factuur genereert een cryptografische code (hash) die de gegevens van die factuur en de hash van de vorige factuur omvat. Het is een keten: als iemand een factuur tussentijds wijzigt of verwijdert, komen de daaropvolgende hashes niet overeen en blijft er bewijs van manipulatie.

De acht verplichte velden die in de hashberekening worden meegenomen zijn: factuurnummer, datum, NIF van de uitgevende partij, totaalbedrag, BTW-tarief, belastbare grondslag, belastingtarief en te betalen bedrag.

2. Verifieerbare QR-code

Alle uitgegeven facturen moeten een QR-code bevatten die linkt naar de elektronische zetel van de AEAT, waar kan worden geverifieerd dat die factuur in het systeem bestaat. Iedereen — de klant, een inspecteur, uzelf — kan deze scannen en de authenticiteit ervan bevestigen.

3. Sequentiële nummering zonder onderbrekingen

De nummering van facturen moet continu en zonder onderbrekingen zijn. Factuur 2027-045 kan niet worden verwijderd alsof deze nooit heeft bestaan. Als een factuur wordt geannuleerd, blijft er een annuleringsregistratie in de keten. Het nummer verdwijnt niet.

4. Onveranderlijkheid

Uitgegeven facturen kunnen niet worden bewerkt of verwijderd. Alleen geannuleerd, met een annuleringsregistratie die ook deel uitmaakt van de keten. Concepten zijn wel bewerkbaar, maar zodra de factuur wordt uitgegeven, is deze onveranderlijk.

Er zijn twee nalevingsmodaliteiten, beide legaal:

VeriFactu-modus (actieve verzending): De software stuurt de facturatieregistraties in realtime of bijna realtime naar de AEAT. Facturen kunnen de tekst “Factuur verifieerbaar via de elektronische zetel van de AEAT” bevatten. De AEAT heeft uw gegevens voordat de Belastingdienst u om iets vraagt.

Niet-VeriFactu-modus (lokale opslag): De software slaat alle registraties op met de technische garanties (hash, QR, sequentie), maar stuurt deze niet automatisch. De AEAT kan deze op elk moment opvragen. De belastingplichtige moet ze volledig en verifieerbaar kunnen aanleveren.

Beide modi voldoen. Het verschil is operationeel, niet juridisch.

De sancties die niemand wil tegenkomen

Artikel 201 bis van de Algemene Belastingwet (ingevoerd door Wet 11/2021) stelt de sanctieregeling vast:

Overtreding	Sanctie
Gebruik van niet-gecertificeerde software	50.000 EUR per boekjaar
Software die dubbele boekhouding toelaat	150.000 EUR
Fabrikant die niet-conforme software verkoopt	150.000 EUR per boekjaar
Wijzigen of vernietigen van facturatiegegevens	1.000–100.000 EUR

Wat deze cijfers bijzonder ernstig maakt: ze vereisen geen intentie tot fraude. Als uw software niet voldoet aan de technische vereisten op de deadline, is de sanctie van toepassing. Het maakt niet uit of al uw facturen correct zijn. Het maakt niet uit of u al uw belastingen hebt betaald. De niet-naleving is van objectieve aard.

Er zijn kortingen beschikbaar: 30% voor akkoord met de sanctie, 25% extra voor onmiddellijke betaling. Maar zelfs met de maximaal toegepaste kortingen spreken we over 26.250 EUR voor de basisboete. Voor een zelfstandige die 40.000 EUR per jaar factureert, is dat bijna een kwartaal aan bruto-inkomsten.

De werkelijke status van ERP’s in Spanje

Begin 2026 is dit de situatie van de belangrijkste facturatieprogramma’s in Spanje met betrekking tot VeriFactu:

Programma	Status
Holded	Gecertificeerd als sociale partner van de AEAT
Sage	Aangepast
Contasimple	Aangepast
Quipu	Aangepast
Billin	Aangepast
Frihet	4 fasen geïmplementeerd (hash, QR, sequentie, XML)
Anfix	In uitvoering
Excel / Word	Voldoet niet. Zal niet voldoen.

Als uw facturatiesoftware niet in deze lijst voorkomt of geen officiële mededeling heeft gepubliceerd over de aanpassing, is de volgende stap hen direct te vragen: wanneer voldoen ze aan VeriFactu? Werkt de AEAT-sandbox? Welke certificering hebben ze?

Als het antwoord vaag is, heeft u tijd om van software te wisselen vóór juli 2027. Maar die tijd is niet oneindig.

Wat nodig is als u Excel of Word gebruikt om te factureren

Dit is direct: Excel en Word voldoen niet aan VeriFactu en zullen dat ook nooit doen. Ze kunnen geen hashketens genereren, geen verifieerbare QR-codes bevatten en garanderen geen sequentiële nummering.

Als u facturen uitgeeft vanuit een spreadsheet of een tekstdocument, moet u vóór de deadline overstappen op een facturatieprogramma. Niet als optimalisatie. Maar als wettelijke verplichting.

Het goede nieuws is dat gecertificeerde programma’s bestaan, toegankelijk zijn en gratis plannen hebben die voldoen aan de behoeften van een startende zelfstandige.

Hoe Frihet de compliance beheert

Frihet heeft de vier fasen van VeriFactu-naleving geïmplementeerd. De gebruiker hoeft niets te doen: het systeem beheert alles automatisch bij elke uitgegeven factuur.

Fase 0 — Onveranderlijkheid: Uitgegeven facturen kunnen niet worden verwijderd of bewerkt. Alleen geannuleerd, met een annuleringsregistratie die in de keten blijft. Concepten zijn bewerkbaar totdat ze worden uitgegeven.

Fase 1 — SHA-256 hashketen: Elke factuur genereert automatisch zijn cryptografische hash met de acht verplichte velden van Order HAC/1177/2024 plus de hash van de vorige factuur. De keten is continu en verifieerbaar.

Fase 2 — QR en nummering: Alle facturen bevatten een verifieerbare QR in de zetel van de AEAT. De nummeringstellers zijn atomair op de server: er zijn geen sprongen, geen duplicaten, geen mogelijkheid tot interferentie.

Fase 3 — XML en AEAT-verzending: Generatie van XML conform de officiële XSD-schema’s. SOAP-verzending met XAdES-handtekening. Registraties van aanmelding (RegistroAlta) en annulering (RegistroAnulacion) volgens de specificatie.

Het resultaat voor de gebruiker is eenvoudig: u geeft uw factuur uit, en deze voldoet al aan VeriFactu. De hash wordt op de server berekend, de QR verschijnt in de PDF, de sequentie wordt zonder tussenkomst gehandhaafd. Er is geen configuratie nodig, geen module om te activeren, geen certificaat om te beheren als u de verzendmodus via Frihet als sociale partner gebruikt.

Checklist om klaar te zijn vóór 2027

Als u zelfstandige of beheerder van een mkb-bedrijf bent en er zeker van wilt zijn dat u gedekt bent:

De korte versie

VeriFactu is verplicht. De termijnen zijn reëel: januari 2027 voor vennootschappen, juli 2027 voor zelfstandigen. De boete voor niet-naleving bedraagt 50.000 EUR per boekjaar zonder dat fraude noodzakelijk is.

Uw software moet voldoen aan vier vereisten: SHA-256 hashketen, verifieerbare QR-code bij de AEAT, sequentiële nummering zonder onderbrekingen, en onveranderlijkheid van de uitgegeven facturen.

Als uw facturatieprogramma hier al aan voldoet, bent u gedekt. Zo niet, dan heeft u tijd om te wisselen. Maar die tijd wordt elke maand korter.

Frihet voldoet hieraan. Als u dit wilt verifiëren, geef een proeffactuur uit en controleer de QR. Het werkt.