Mandate active Grote bedrijven: 1 feb. 2026 — Overige belastingplichtigen: 1 apr. 2026

What is KSeF and why is it mandatory?

KSeF is Poland's national structured e-invoice system, managed by the Polish Ministry of Finance. Unlike Peppol, KSeF is a centralized system: all invoices go through the government's central registry, which validates them, assigns a unique identifier (KSeF ID), and archives them. Only invoices with a KSeF ID have fiscal validity in Poland.

Feb 1, 2026

Date for large companies

Apr 1, 2026

Datum voor overige belastingplichtigen

KSeF API

Centralized system

KSeF implementation timeline

February 1, 2026 Large companies (annual turnover over PLN 200 million): mandatory

April 1, 2026 Overige btw-plichtigen: verplicht. Belastingplichtigen wier maandelijkse gefactureerde omzet niet hoger is dan PLN 10.000, mogen tot eind 2026 facturen buiten KSeF uitreiken. Het ontvangen van facturen in KSeF is voor iedereen verplicht vanaf 1 februari 2026.

KSeF technical requirements

Format: FA(3) — national structured XML

Invoices must follow the FA(3) schema defined by the Polish Ministry of Finance. It is a proprietary XML format, based on EN16931 principles but with national structure.

Mandatory KSeF ID

Elke factuur krijgt een uniek KSeF-nummer, dat automatisch door het systeem wordt toegekend. Vanaf 1 januari 2027 moet het worden vermeld bij betalingen tussen actieve btw-plichtigen.

FAQ — KSeF Poland

What is the KSeF ID and why is it important?

Het KSeF-nummer is de unieke identificatie die KSeF automatisch toekent aan elke factuur die in het systeem wordt uitgereikt. Vanaf 1 januari 2027 moeten actieve btw-plichtigen het ook vermelden bij onderlinge betalingen.

Does KSeF affect foreign companies selling in Poland?

De verplichting om facturen in KSeF uit te reiken geldt voor belastingplichtigen die in Polen gevestigd zijn. Belastingplichtigen zonder statutaire zetel of vaste inrichting in Polen vallen buiten die verplichting, hoewel zij vrijwillig facturen in KSeF kunnen uitreiken. Het bezit van een Pools btw-nummer verandert hier niets aan.

What happens if I send an invoice without using KSeF after the mandate?

Invoices issued outside the KSeF system after the mandate dates have no legal validity in Poland. The recipient can reject them and the issuer may face sanctions from the Polish tax administration (KAS).