Bedre estimering av oppdrag: fra beregning til faktisk arbeid

For å forbedre dine timeestimater, sammenlign estimatet du lagret før du startet med innsatsen som det samme arbeidet krevde når det var ferdig. Hold det du undervurderte, ekstraarbeidet og ventetiden adskilt. Hvis du blander disse tre tingene, vil et oppdrag som krevde flere timer og et annet som var blokkert i flere dager, virke som det samme problemet.

Definer omfanget i tilbudet og skill rettelser fra planlagte gjennomganger før du sammenligner timene.

Lagre et estimat du kan sammenligne senere

Det fryste estimatet er det som ble skrevet ned før arbeidet startet, sammen med dato, leveranse og antagelser som ble brukt. Hvis du lager et nytt estimat underveis i arbeidet, lagre det som en annen versjon: ikke overskriv den opprinnelige referansen.

Den faktiske innsatsen for det opprinnelige omfanget inkluderer korrigeringer av egne feil, koordinering og den avtalte revisjonen. Mål de aktive timene dedikert til å levere alt dette arbeidet. Ekstra innsats utenfor omfanget registreres i en annen kolonne, uten å slette den fra det totale arbeidet.

Ventetiden måler kalendertimer der oppdraget ble blokkert av manglende informasjon, en godkjenning eller en fil. I løpet av denne tiden kan du ha jobbet med noe annet. Derfor tilsvarer ikke 24 timers ventetid 24 timers innsats.

GAO-20-195G-guiden for kostnadsestimering inkluderer dokumentasjon av omfang og antagelser, innsamling av data og oppdatering av estimater med faktiske kostnader. Her tilpasser vi disse prinsippene til en innsatsregistrering; guiden validerer ikke faktorene eller intervallene i frilans-eksemplet.

Åtte fiktive oppdrag, to sammenlignbare grupper

Tabellen nedenfor er fullstendig fiktiv: det er et beregnet eksempel, ikke en registrering av reelle kunder eller et representativt utvalg av noe yrke. Den tjener til å praktisere metoden, ikke til å utlede en typisk feilrate for frilansarbeid.

Det er to grupper med fire oppdrag hver. Landing (landing_v1) antar en landingsside på 500-700 ord med levert brief og én revisjon. Rapport (report_v1) antar å sette opp seks sider med levert tekst og én revisjon. Innenfor hver gruppe forutsettes samme prosess og erfaringsnivå; estimatene varierer bevisst for å vise feil i begge retninger, både for høyt og for lavt.

Hele det opprinnelige omfanget ble levert i alle åtte tilfeller; ingenting ble trukket tilbake. Det som er lagt til, er ekstra arbeidstimer utenfor dette omfanget, registrert separat: de trekkes ikke fra det opprinnelige estimatet og forsvinner heller ikke fra det totale arbeidet. Hvis noe av dette mangler i en reell registrering — del av omfanget trukket tilbake, blandede timer eller en del som ikke er notert — er det ikke riktig å anta null eller tvinge frem en beregning: det er å markere den sammenligningen som ubrukelig inntil det finnes et tilsvarende grunnlag.

Hvor du bommet og hvor du ikke gjorde det

Med E som initialt estimat og A som faktisk innsats for samme omfang, er avviket med fortegn A − E og kvotienten er A / E, som krever E > 0. Det prosentvise avviket er (A − E) / E × 100, alltid basert på estimatet.

L03 illustrerer det mest markante tilfellet: 6 estimerte timer, 9 faktiske timer, altså +3 t, kvotient 1,5, +50%. Med de 3 timene med ekstraarbeid brukte oppdraget totalt 12 aktive timer. De 48 kalendertimene med venting måler kalendertid: de legges ikke til disse 12 timene og gjør det heller ikke mulig å beregne en leveringsdato. Et oppdrag kan ha mye venting og lite innsats, eller omvendt.

L04 viser motsatt retning: 8 estimerte timer og 6 faktiske timer gir -2 t, -25% og en kvotient på 0,75. Dette beskriver mindre innsats enn forventet; det beviser ikke alene en forbedring av kvalitet eller produktivitet. Først må man sjekke at hele omfanget ble levert.

I sammendraget per gruppe måler tidskolonnene aktive timer.

Totalen på 70 aktive timer er en sum av registrert arbeid, ikke en kalenderlengde: den inkluderer ikke ventetid, som i en reell registrering kunne overlappe mellom forskjellige oppdrag. Ikke bruk en enkelt kvotient fra disse totalene til å estimere arbeid av ulik natur: landingsside og rapport er ikke utskiftbare.

Et intervall fra utvalget for å gjennomgå neste oppdrag

Kvotientene for landingsside, sortert, er 0,75; 1,1; 1,25; 1,5. Medianen er (1,1 + 1,25) / 2 = 1,175. For et nytt fiktivt initialt estimat på 8 timer for en landingsside, er den resulterende sentrale referansen 8 × 1,175 = 9,4 t, med skalerte ytterpunkter på 8 × 0,75 = 6 t og 8 × 1,5 = 12 t.

For rapport er kvotientene 0,8; 1; 1,1; 1,2, med median 1,05. Basert på ytterligere 8 fiktive initialt estimerte timer, er den sentrale referansen 8 × 1,05 = 8,4 t, med ytterpunkter mellom 6,4 og 9,6 t.

Det er hensiktsmessig å skille denne medianen av kvotienter fra sumkvotienten for landingssidegruppen: 36 / 32 = 1,125. Sumkvotienten tilsvarer et vektet gjennomsnitt av kvotientene, vektet av de estimerte timene: et oppdrag på 10 timer veier mer enn et på 6 timer. Medianen sorterer de fire kvotientene og beregner gjennomsnittet av de to midterste, uten å vekte dem etter størrelse. Ingen av de to er “den korrekte” i abstrakt forstand: de er forskjellige mål og bør ikke presenteres som utskiftbare.

I en presentasjon fra 2006, tilgjengelig på nettstedet til PMI, forklarer Christine Green nytten av å registrere innsats og egenskaper med konsistente definisjoner, og å gjennomgå likheten før man gjenbruker en historikk. Dette er en referanse om programvareestimering, ikke en gjeldende PMI-standard eller en validering av denne redaksjonelle formelen.

Når den historikken ikke lenger er nyttig

Intervallet på 6–12 t for landingssiden skalerer bare de observerte ytterpunktene i fire fiktive tilfeller. Det er en demonstrasjon, ikke et konfidensintervall, en sannsynlighet for oppfyllelse eller en garanti for innsats eller dato. Neste oppdrag kan falle utenfor.

Denne typen beregning slutter å være nyttig når forholdene som gjorde tilfellene sammenlignbare, endres: hvis oppdragets størrelse er veldig forskjellig, hvis det er mer eller mindre innspill fra kunden, hvis den interne prosessen endret seg, hvis det avtalte revisjonsnivået ikke lenger er det samme, hvis erfaringen med den typen oppgave er annerledes, eller simpelthen hvis de tilgjengelige dataene er ufullstendige. I alle disse tilfellene gir det ingen mening å automatisk anvende faktoren fra det forrige utvalget: man må undersøke forskjellen før man antar at historikken fortsatt er representativ.

Det enkleste for å begynne å bygge dette med egne data er å registrere, fra nå av, det opprinnelige fastlåste estimatet for hvert nye oppdrag og, ved ferdigstillelse, den faktiske innsatsen for samme omfang, det som er lagt til separat og ventetiden separat, uten å overskrive estimatet som allerede ble notert i begynnelsen.