Omarbeid i et byrå: hvilken rettelse bør du undersøke først?

For å måle omarbeid i et byrå begynner du med rettelser der arbeid gjøres om for å oppfylle noe som allerede er avtalt. Registrer minuttene, grupper rettelsene etter det som gikk galt, og ta vare på dokumentasjonen som kan brukes til å undersøke hvor problemene oppsto. Tre lange rettelser kan kreve mer arbeid enn fire korte. Den forskjellen er viktig før du legger til enda en gjennomgang.

For et byrå er arbeidet som er definert i det godkjente tilbudet, grunnlaget for sammenligningen.

Loggen nedenfor lar deg øve på den beslutningen. De femten hendelsene og dokumentasjonen til dem er fiktive: De beskriver verken kunder, produktiviteten til Frihet-teamet eller et normalt nivå i bransjen.

En feil trenger en referanse

Et bilde på 1080 × 1080 piksler oppfyller ikke oppdraget hvis det aksepterte kravet var 1200 × 628. Å sammenligne to gyldige komposisjoner under en planlagt gjennomgang er en annen aktivitet. Det samme gjelder å lage en prototype på nytt for å lære en teknikk, eller å utarbeide et ekstra format som nettopp er blitt etterspurt.

Dette skillet hindrer at enhver iterasjon blir betraktet som sløsing. Hvis du ikke kan peke på hvilket krav som var akseptert før arbeidet startet, lar du klassifiseringen stå åpen. Ikke gjør en preferanse som kom i ettertid, til en feil hos den som utførte arbeidet.

ASQs rammeverk for kvalitetskostnader skiller mellom forebygging, kontroll samt interne og eksterne feil. Retting av feil regnes blant de interne feilkostnadene når feilene oppdages før levering. Her bruker vi dette skillet til å velge ut rettelser. Loggen beregner ikke de samlede kvalitetskostnadene og er ikke en ASQ-metode utviklet spesielt for byråer.

En logg med femten interne hendelser

Hver rad registrerer aktive minutter brukt på hendelsen, uten ventetid. Enheten er personminutter: To personer som arbeider i ti minutter hver, gir tjue personminutter. Tell den samme arbeidsinnsatsen bare én gang, selv om problemet oppdages i flere faser. Tid til rutinekontroll og til å undersøke en årsak registreres separat; den legges ikke til minuttene brukt på rettelser. Alle hendelsene oppdages eller besluttes før levering. Loggen er et utvalg laget for opplæring: Den inneholder ikke alt arbeidet et byrå utfører i en periode.

De ti rettelsene utgjør 450 minutter. De planlagte gjennomgangene står for 105 minutter, utforskingen for 120 og det ekstra formatet for 90. Loggen inneholder totalt 765 minutter. De fem aktivitetene som holdes utenfor feilanalysen, utgjør 315 minutter og er fortsatt arbeid: En annen merkelapp fjerner dem ikke fra prosjektets faktiske timer.

Å dele 450 på 765 ville beskrive sammensetningen av dette utvalget i loggen. Det ville ikke gi byråets andel omarbeid, fordi de øvrige produksjonstimene mangler. Vi kjenner heller ikke inntekter, timekostnader eller margin her. Å gjøre resultatet om til et pengebeløp ville være å finne på informasjon.

Tre eksporter veier tyngre enn fire versjonsfeil

For å velge hvilket problem som skal undersøkes ut fra arbeidsinnsats, grupperer vi bare de ti hendelsene med feilretting. Nevneren i prosentberegningene er 450 minutter. Denne rangerte tabellen danner grunnlaget for et Pareto-diagram over tidsbruken:

Beregningen for første rad er 270 / 450 × 100 = 60%. De kumulative andelene beregnes med minutter uten avrunding; prosentene vises med to desimaler. Resultatet trenger ikke å følge en 80/20-fordeling.

Hvis du teller hendelser, kommer feil versjon først: fire mot tre. Hvis du summerer minutter, kommer feil dimensjoner først: 270 mot 75. Ingen av rangeringene forklarer årsaken; de svarer på ulike spørsmål. ASQs Pareto-prosedyre lar deg velge hyppighet, tid eller et annet mål og rangere fra størst til minst. Valget av mål er en del av beslutningen.

Her er den registrerte arbeidsinnsatsen i fokus, men den bør ikke alene avgjøre prioriteten til ethvert problem. En sjelden feil som hindrer levering, fortjener oppmerksomhet selv om det tar få minutter å rette den. Eksempelet måler verken alvorlighetsgrad eller eksponering; ikke bruk det til å se bort fra noen av delene.

Det du ser, er ennå ikke det som forårsaket problemet

I E01 vet vi at resultatfilen har feil dimensjoner. «Feil forhåndsinnstilling ble valgt» er en hypotese. Og «funnet under kontrollen før levering» angir når problemet ble oppdaget, ikke hvor det ble innført.

For å undersøke hendelsen ville du tatt vare på den aksepterte referansen, konfigurasjonen som faktisk ble brukt, resultatfilen og versjonsrekkefølgen. ASQs forklaring av rotårsaksanalyse beskriver tilnærminger som samler dokumentasjon og rekonstruerer hendelsesforløp. Å omformulere et symptom som om det var en årsak, gjør ikke denne jobben.

I den fiktive undersøkelsen av E01 krever referansen F01 1200 × 628, og konfigurasjonen F02 viser riktig forhåndsinnstilling. Resultatfilen F03 er fortsatt 1080 × 1080. Sporingsloggen F04 viser at prosessen brukte en gammel mal fra hurtigbufferen; F05 beskriver en gjentakelse med den oppdaterte malen og samme forhåndsinnstilling, som gir de forventede dimensjonene.

Denne dokumentasjonen inngår i opplæringseksempelet og kommer ikke fra en programkjøring eller et eksperiment med et byrå. Innenfor eksempelet avkrefter den forklaringen om at noen manuelt valgte feil forhåndsinnstilling, og begrunner en undersøkelse av bruken av den gamle malen. Den beviser ikke at E02 og E03 har samme opprinnelse. Et felles symptom er ikke nok: Konfigurasjonene og sporingsloggene deres må fortsatt undersøkes.

Gjør neste kontroll klar

En nyttig registrering tar vare på det aksepterte kravet, det observerte problemet, fasen der det ble oppdaget, hypotesen og dokumentasjonen som mangler, sammen med ID og minutter. Da kan du gå tilbake til den konkrete hendelsen. Unngå merkelapper som «slurv» eller «dårlig kommunikasjon» hvis de ikke beskriver noe som kan undersøkes.

For denne loggen er den velbegrunnede beslutningen å undersøke dokumentasjonen for E02 og E03 før du anbefaler opplæring i forhåndsinnstillinger eller endrer hele prosessen. Det er ikke et løfte om å frigjøre de 270 minuttene: Loggen forteller ikke hvor mye av arbeidet som kunne vært unngått, hvor mye arbeid det ville kreve å rette opp prosessen, eller om andre feil ville oppstå.

Begynn med en periode og en type leveranse som du kan observere på en konsekvent måte. Ta også vare på tilfellene du ennå ikke kan klassifisere. Det første resultatet du søker, er lite og konkret: et prioritert problem, en hypotese tydelig formulert som en hypotese og den neste dokumentasjonen som trengs for å godta eller forkaste den.