VeriFactu obowiązkowe dla samozatrudnionych w 2027: terminy, kary i jak się przygotować

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Hiszpanii i wystawiasz faktury, 1 lipca 2027 to data, którą musisz znać.

Tego dnia VeriFactu staje się obowiązkowe dla samozatrudnionych. Dla spółek termin jest o sześć miesięcy wcześniej: 1 stycznia 2027. Jeśli w tym terminie Twoje oprogramowanie do fakturowania nie będzie spełniać wymagań technicznych, ustawa o przeciwdziałaniu oszustwom podatkowym przewiduje karę w wysokości 50 000 EUR za rok podatkowy. Nie jako maksimum. Jako stałe minimum.

Mimo to, na początku 2026 roku większość samozatrudnionych w Hiszpanii nie wie dokładnie, czym jest VeriFactu, co ich oprogramowanie musi zrobić, aby spełnić wymagania, ani czy program, którego używają dzisiaj, będzie gotowy na czas.

Ten przewodnik odpowiada na te trzy pytania.

Co to jest VeriFactu i dlaczego istnieje

Agencja Skarbowa od lat wie, że oszustwa podatkowe w Hiszpanii nie wynikają wyłącznie z fałszywych deklaracji. Dzieje się tak, częściowo, ponieważ programy do fakturowania mogą być manipulowane: usuwanie faktur, modyfikowanie kwot, tworzenie dwóch wersji księgowości. Technologia na to pozwalała, a żadne przepisy tego nie zabraniały.

VeriFactu to odpowiedź regulacyjna na ten problem. Jego nazwa pochodzi od „weryfikacji fakturowania”, a jego cel jest techniczny: sprawić, aby wystawione faktury były niezmienne, możliwe do śledzenia i weryfikowalne przez Agencję Skarbową.

Nie reguluje, ile faktur wystawiasz ani komu. Reguluje, w jaki sposób Twoje oprogramowanie zarządza wewnętrznie rejestrami fakturowania.

Ramy prawne znajdują się w:

• Ustawa 11/2021 (Ustawa o przeciwdziałaniu oszustwom podatkowym): ustanawia kary i podstawowy obowiązek
• Królewski Dekret 1007/2023 (Rozporządzenie RRSIF): określa wymagania techniczne
• Zarządzenie HAC/1177/2024: szczegółowe specyfikacje dotyczące hash, QR, XML i schematów danych
• Królewski Dekret-ustawa 15/2025: przedłuża terminy o rok (z 2026 do 2027)

Ostateczne terminy

Królewski Dekret-ustawa 15/2025 przedłużył pierwotne terminy o dwanaście miesięcy. Poniżej przedstawiono obowiązujące terminy:

Grupa	Termin
Twórcy oprogramowania	29 lipca 2025 (już minął)
Spółki (Podatek dochodowy od osób prawnych)	1 stycznia 2027
Samozatrudnieni i pozostali płatnicy podatków	1 lipca 2027

Twórcy oprogramowania powinni byli dostosować swoje produkty już od lipca 2025 roku. Jeśli program, którego używasz, nie poinformował o niczym w sprawie VeriFactu, są dwie możliwości: albo się ociągają, albo w ogóle tego nie zrobią.

Co Twoje oprogramowanie musi zrobić, aby spełnić wymagania

VeriFactu nie zmusza Cię do przesyłania wszystkich danych do Skarbówki w czasie rzeczywistym (chociaż możesz to zrobić, jeśli chcesz). Wymaga jednak, aby Twoje oprogramowanie spełniało cztery wymagania techniczne we wszystkich rejestrach fakturowania:

1. Łańcuch hash SHA-256

Każda faktura generuje kod kryptograficzny (hash), który zawiera dane tej faktury oraz hash poprzedniej faktury. Jest to łańcuch: jeśli ktoś zmodyfikuje lub usunie fakturę ze środka, późniejsze hashe nie będą się zgadzać i pozostanie dowód manipulacji.

Osiem obowiązkowych pól wchodzących w skład obliczeń hash to: numer faktury, data, NIF wystawcy, kwota całkowita, rodzaj IVA, podstawa opodatkowania, stawka podatkowa i kwota podatku.

2. Weryfikowalny kod QR

Wszystkie wystawione faktury muszą zawierać kod QR, który prowadzi do elektronicznej siedziby AEAT, gdzie można sprawdzić, czy faktura istnieje w systemie. Każda osoba – klient, inspektor, Ty sam – może go zeskanować i potwierdzić jego autentyczność.

3. Sekwencyjna numeracja bez przerw

Numeracja faktur musi być ciągła i bez przerw. Nie można usunąć faktury 2027-045 i udawać, że nie istniała. Jeśli faktura zostanie anulowana, w łańcuchu pozostaje zapis anulowania. Numer nie znika.

4. Niezmienność

Wystawionych faktur nie można edytować ani usuwać. Można je tylko anulować, z zapisem anulowania, który również jest częścią łańcucha. Wersje robocze są edytowalne, ale w momencie wystawienia faktury staje się ona niezmienna.

Istnieją dwie, obie legalne, modalności zgodności:

Tryb VeriFactu (aktywne wysyłanie): Oprogramowanie wysyła rejestry fakturowania do AEAT w czasie rzeczywistym lub prawie rzeczywistym. Faktury mogą zawierać adnotację “Faktura weryfikowalna w elektronicznej siedzibie AEAT”. AEAT posiada Twoje dane, zanim Urząd Skarbowy o cokolwiek poprosi.

Tryb Nie-VeriFactu (przechowywanie lokalne): Oprogramowanie przechowuje wszystkie rejestry z gwarancjami technicznymi (hash, QR, sekwencja), ale nie wysyła ich automatycznie. AEAT może je zażądać w dowolnym momencie. Podatnik musi być w stanie dostarczyć je w całości i weryfikowalne.

Oba tryby są zgodne. Różnica jest operacyjna, nie prawna.

Kary, których nikt nie chce ponosić

Artykuł 201 bis Ustawy Ogólnej o Podatkach (wprowadzony Ustawą 11/2021) ustanawia system sankcji:

Naruszenie	Kara
Używanie oprogramowania niecertyfikowanego	50 000 EUR za rok podatkowy
Oprogramowanie umożliwiające podwójną księgowość	150 000 EUR
Producent sprzedający oprogramowanie niezgodne	150 000 EUR za rok podatkowy
Zmiana lub zniszczenie rejestrów fakturowania	1 000–100 000 EUR

Co sprawia, że te liczby są szczególnie poważne: nie wymagają zamiaru oszustwa. Jeśli Twoje oprogramowanie nie spełnia wymagań technicznych w terminie, kara ma zastosowanie. Nie ma znaczenia, że wszystkie Twoje faktury są poprawne. Nie ma znaczenia, że zapłaciłeś wszystkie podatki. Niezgodność ma charakter obiektywny.

Dostępne są zniżki: 30% za zgodność z sankcją, dodatkowe 25% za natychmiastową płatność. Ale nawet przy zastosowaniu maksymalnych zniżek, mówimy o 26 250 EUR za podstawową sankcję. Dla samozatrudnionego, który zarabia 40 000 EUR rocznie, to prawie ćwierć rocznego dochodu brutto.

Rzeczywisty stan systemów ERP w Hiszpanii

Na początku 2026 roku sytuacja głównych programów do fakturowania w Hiszpanii w odniesieniu do VeriFactu przedstawia się następująco:

Program	Status
Holded	Certyfikowany jako współpracownik społeczny AEAT
Sage	Dostosowany
Contasimple	Dostosowany
Quipu	Dostosowany
Billin	Dostosowany
Frihet	4 wdrożone fazy (hash, QR, sekwencja, XML)
Anfix	W trakcie
Excel / Word	Nie spełnia. Nie będzie spełniać.

Jeśli Twoje oprogramowanie do fakturowania nie pojawia się na tej liście lub nie opublikowało oficjalnego komunikatu o jego adaptacji, następnym krokiem jest bezpośrednie zapytanie ich: kiedy spełnią wymagania VeriFactu? Czy ich sandbox AEAT działa? Jaką mają certyfikację?

Jeśli odpowiedź jest niejasna, masz czas na zmianę oprogramowania przed lipcem 2027 roku. Ale ten czas nie jest nieskończony.

Co jest potrzebne, jeśli używasz Excela lub Worda do fakturowania

Jest to proste: Excel i Word nie spełniają wymagań VeriFactu i nigdy nie będą. Nie mogą generować łańcuchów hash, nie mogą zawierać weryfikowalnych kodów QR i nie gwarantują sekwencyjnej numeracji.

Jeśli wystawiasz faktury z arkusza kalkulacyjnego lub dokumentu tekstowego, musisz przejść na program do fakturowania przed terminem. Nie jako optymalizacja. Jako obowiązek prawny.

Dobrą wiadomością jest to, że certyfikowane programy istnieją, są dostępne i mają darmowe plany, które pokrywają potrzeby początkującego samozatrudnionego.

Jak Frihet zarządza zgodnością

Frihet wdrożył wszystkie cztery fazy zgodności z VeriFactu. Użytkownik nie musi nic robić: system automatycznie zarządza wszystkim przy każdej wystawionej fakturze.

Faza 0 — Niezmienność: Wystawionych faktur nie można usuwać ani edytować. Można je tylko anulować, z zapisem anulowania, który pozostaje w łańcuchu. Wersje robocze są edytowalne do momentu ich wystawienia.

Faza 1 — Łańcuch hash SHA-256: Każda faktura automatycznie generuje swój kryptograficzny hash z ośmioma obowiązkowymi polami z Zarządzenia HAC/1177/2024 oraz hash poprzedniej faktury. Łańcuch jest ciągły i weryfikowalny.

Faza 2 — QR i numeracja: Wszystkie faktury zawierają weryfikowalny kod QR w siedzibie AEAT. Liczniki numeracji są atomowe na serwerze: brak przerw, brak duplikatów, brak możliwości ingerencji.

Faza 3 — XML i wysyłanie do AEAT: Generowanie XML zgodnie z oficjalnymi schematami XSD. Wysyłanie SOAP z podpisem XAdES. Rejestry utworzenia (RegistroAlta) i anulowania (RegistroAnulacion) zgodnie ze specyfikacją.

Dla użytkownika wynik jest prosty: wystawiasz fakturę, a ona już spełnia wymagania VeriFactu. Hash jest obliczany na serwerze, kod QR pojawia się w pliku PDF, sekwencja jest utrzymywana bez interwencji. Nie ma żadnej konfiguracji do wykonania, żadnego modułu do aktywacji, żadnego certyfikatu do zarządzania, jeśli używasz trybu wysyłania przez Frihet jako współpracownika społecznego.

Lista kontrolna, aby być gotowym przed 2027 rokiem

Jeśli jesteś samozatrudniony lub zarządzasz MŚP i chcesz mieć pewność, że jesteś zabezpieczony:

Krótka wersja

VeriFactu jest obowiązkowe. Terminy są realne: styczeń 2027 dla spółek, lipiec 2027 dla samozatrudnionych. Kara za niezgodność wynosi 50 000 EUR za rok podatkowy, bez konieczności udowodnienia oszustwa.

Twoje oprogramowanie musi spełniać cztery wymagania: łańcuch hash SHA-256, weryfikowalny kod QR w AEAT, sekwencyjna numeracja bez przerw i niezmienność wystawionych faktur.

Jeśli Twój program do fakturowania już je spełnia, jesteś zabezpieczony. Jeśli nie, masz czas na zmianę. Ale ten czas kurczy się z każdym mijającym miesiącem.

Frihet spełnia te wymagania. Jeśli chcesz to sprawdzić, wystaw testową fakturę i sprawdź QR. Działa.