Czym jest KSeF i dlaczego jest obowiązkowy?
KSeF to krajowy system ustrukturyzowanych e-faktur w Polsce, zarządzany przez Ministerstwo Finansów. W odróżnieniu od Peppol, KSeF jest systemem scentralizowanym: wszystkie faktury trafiają do centralnego rejestru rządowego, który je waliduje, nadaje im unikalny identyfikator (numer KSeF) i archiwizuje. Tylko faktury z numerem KSeF mają ważność fiskalną w Polsce.
1 luty 2026
Data dla dużych firm
1 kwiecień 2026
Termin dla pozostałych podatników
API KSeF
System scentralizowany
Harmonogram wdrożenia KSeF
Wymagania techniczne KSeF
Format: FA(3) — krajowy ustrukturyzowany XML
Faktury muszą być zgodne ze schematem FA(3) zdefiniowanym przez Ministerstwo Finansów. Jest to własny format XML, oparty na zasadach EN16931, ale o krajowej strukturze.
Obowiązkowy numer KSeF
Każda faktura otrzymuje unikalny numer KSeF, nadawany automatycznie przez system. Od 1 stycznia 2027 r. należy go podawać w przelewach płatności między czynnymi podatnikami VAT.
FAQ — KSeF Polska
Czym jest numer KSeF i dlaczego jest ważny?
Numer KSeF to unikalny identyfikator, który KSeF nadaje automatycznie każdej fakturze wystawionej w systemie. Od 1 stycznia 2027 r. czynni podatnicy VAT muszą go również podawać w przelewach płatności między sobą.
Czy KSeF dotyczy zagranicznych firm sprzedających w Polsce?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy podatników mających siedzibę w Polsce. Podatnicy nieposiadający w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności są z tego obowiązku wyłączeni, choć mogą wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie. Posiadanie polskiego numeru VAT tego nie zmienia.
Co się stanie, jeśli wystawię fakturę poza KSeF po wejściu obowiązku?
Faktury wystawione poza systemem KSeF po datach wejścia obowiązku nie mają mocy prawnej w Polsce. Odbiorca może je odrzucić, a wystawca może ponieść sankcje ze strony polskiej administracji skarbowej (KAS).