Estimarea mai bună a unei sarcini: de la calcul la munca reală

Pentru a-ți îmbunătăți estimările de ore, compară previziunea pe care ai salvat-o înainte de a începe cu efortul pe care l-a cerut aceeași lucrare la final. Păstrează separat ceea ce ai subestimat, munca adăugată și timpul de așteptare. Dacă amesteci aceste trei lucruri, o sarcină care a necesitat mai multe ore și una care a fost blocată câteva zile par a fi aceeași problemă.

Definește volumul de lucru în ofertă și deosebește corecțiile de revizuirile planificate înainte de a compara orele.

Salvează o previziune pe care o poți compara ulterior

Estimarea înghețată este cea scrisă înainte de a începe, împreună cu data ei, livrabilul și ipotezele utilizate. Dacă faci o nouă previziune în timpul lucrului, salveaz-o ca o altă versiune: nu suprascrie referința inițială.

Efortul real al volumului de lucru convenit inițial include corecturi ale propriilor erori, coordonare și revizuirea agreată. Măsoară orele active dedicate livrării întregii acelei lucrări. Efortul adăugat în afara volumului de lucru convenit se înregistrează într-o altă coloană, fără a-l șterge din totalul lucrat.

Așteptarea măsoară ore calendaristice în care acea sarcină a fost blocată din cauza unei informații, unei aprobări sau unui fișier. În acest timp, este posibil să fi lucrat la altceva. De aceea, o așteptare de 24 de ore nu echivalează cu 24 de ore de efort.

Ghidul de estimare a costurilor GAO-20-195G include documentarea volumului de lucru și a ipotezelor, colectarea datelor și actualizarea estimărilor cu costurile reale. Aici adaptăm aceste principii la o înregistrare a efortului; ghidul nu validează factorii sau intervalele exemplului freelance.

Opt sarcini fictive, două grupuri comparabile

Tabelul următor este în întregime fictiv: este un exemplu calculat, nu o înregistrare a clienților reali și nici o mostră reprezentativă a vreunei meserii. Servește pentru a exersa metoda, nu pentru a extrage o rată tipică de eroare a muncii de freelancer.

Există două grupuri de câte patru sarcini fiecare. Landing (landing_v1) presupune o pagină de destinație de 500-700 de cuvinte cu brief furnizat și o revizuire. Raport (report_v1) presupune aranjarea în pagină a șase pagini cu text furnizat și o revizuire. În cadrul fiecărui grup se presupune același proces și nivel de experiență; estimările variază deliberat pentru a arăta erori în ambele direcții, atât prin supraestimare, cât și prin subestimare.

Întregul volum de lucru convenit inițial a fost livrat în toate cele opt cazuri; nimic nu a fost retras. Ceea ce a fost adăugat sunt ore de muncă suplimentare în afara acelui volum de lucru, înregistrate separat: nu se scad din previziune și nu dispar din totalul lucrat. Dacă într-o înregistrare reală ar lipsi ceva din acestea — o parte din volumul de lucru eliminată, ore amestecate sau o secțiune neînregistrată —, corect nu este să se presupună zero și nici să se forțeze un calcul: este să se marcheze acea comparație ca fiind neutilizabilă până la obținerea unei baze echivalente.

Unde ai estimat prea puțin și unde nu

Cu E estimarea inițială și A efortul real pentru același volum de lucru convenit, deviația cu semn este A − E și raportul este A / E, care necesită E > 0. Deviația procentuală este (A − E) / E × 100, întotdeauna pe baza previziunii.

L03 ilustrează cazul cel mai evident: 6 ore prevăzute, 9 ore reale, adică +3 ore, raport 1,5, +50%. Cu cele 3 ore de modificare adăugată, acea sarcină a consumat 12 ore active în total. Cele 48 de ore de așteptare măsoară timpul calendaristic: nu se adună la acele 12 ore și nici nu permit calcularea unei date de livrare. O sarcină poate avea multă așteptare și puțin efort, sau invers.

L04 arată sensul contrar: 8 ore prevăzute și 6 ore reale dau −2 ore, −25% și un raport de 0,75. Aceasta descrie un efort mai mic decât cel prevăzut; nu demonstrează de la sine o îmbunătățire a calității sau a productivității. Mai întâi trebuie verificat dacă întregul volum de lucru convenit a fost livrat.

În rezumatul pe grup, coloanele de timp măsoară ore active.

Totalul de 70 de ore active este o sumă de muncă înregistrată, nu o durată calendaristică: nu include timpul de așteptare, care într-o înregistrare reală s-ar putea suprapune între sarcini diferite. Nu utiliza un singur raport al acestor totaluri pentru a estima lucrări de natură diferită: landing și raport nu sunt interschimbabile.

Un interval din eșantion pentru a revizui următoarea sarcină

Rapoartele pentru landing, ordonate, sunt 0,75; 1,1; 1,25; 1,5. Mediana lor este (1,1 + 1,25) / 2 = 1,175. Pentru o nouă estimare inițială fictivă de 8 ore pentru landing, referința centrală rezultantă este 8 × 1,175 = 9,4 h, cu extreme scalate de 8 × 0,75 = 6 h și 8 × 1,5 = 12 h.

Pentru raport, rapoartele sunt 0,8; 1; 1,1; 1,2, cu mediana 1,05. Peste alte 8 ore inițiale fictive, referința centrală este 8 × 1,05 = 8,4 h, cu extreme între 6,4 și 9,6 ore.

Este util să distingem această mediană a rapoartelor de raportul sumelor din grupul landing: 36 / 32 = 1,125. Raportul sumelor echivalează cu o medie a rapoartelor ponderată de orele estimate: o sarcină de 10 ore cântărește mai mult decât una de 6 ore. Mediana ordonează cele patru rapoarte și face media celor două centrale, fără a le pondera în funcție de mărime. Niciuna dintre cele două nu este „cea corectă” în abstract: sunt măsuri diferite și este bine să nu le prezentăm ca interschimbabile.

Într-o prezentare din 2006 găzduită de PMI, Christine Green explică utilitatea înregistrării efortului și a caracteristicilor cu definiții consistente, și a revizuirii similitudinii înainte de a reutiliza un istoric. Este o referință despre estimarea software-ului, nu un standard actual PMI și nici o validare a acestei formule editoriale.

Când acest istoric nu mai este util

Intervalul de 6–12 ore pentru landing scalează doar extremele observate în patru cazuri fictive. Este o demonstrație, nu un interval de încredere, o probabilitate de îndeplinire sau o garanție de efort sau dată. Următoarea sarcină poate depăși acest interval.

Acest tip de calcul nu mai este util atunci când se modifică condițiile care făceau cazurile comparabile: dacă dimensiunea sarcinii este foarte diferită, dacă există mai multe sau mai puține inputuri din partea clientului, dacă procesul intern s-a schimbat, dacă nivelul de revizuire agreat nu mai este același, dacă experiența cu acel tip de sarcină este diferită, sau pur și simplu dacă datele disponibile sunt incomplete. În oricare dintre aceste cazuri, nu are sens să se aplice factorul eșantionului anterior în mod automat: trebuie investigată diferența înainte de a presupune că istoricul rămâne reprezentativ.

Cel mai simplu mod de a începe să construiești acest lucru cu propriile date este să înregistrezi, de acum, estimarea inițială înghețată a fiecărei sarcini noi și, la închiderea acesteia, efortul real al aceluiași volum de lucru convenit, ceea ce a fost adăugat separat și timpul de așteptare separat, fără a rescrie previziunea care a fost deja notată la început.