Manager și liber profesionist în Frihet: workspace-ul multi-client.
Cum funcționează workspace-ul multi-client Frihet. Managerul tău accesează facturile, cheltuielile și declarațiile fiscale fără WhatsApp, fără emailuri, fără hârtii.
Puncte cheie
- Managerul tău accesează workspace-ul tău cu rol de contabil: vede facturile, cheltuielile și declarațiile fiscale fără să-i trimiți nimic
- Schimbarea între clienți se face printr-un clic. Datele se încarcă în timp real, fără reîncărcarea paginii
- VeriFactu, lanțul de hash și numerotarea secvențială se aplică tuturor workspace-urilor în mod egal
- Export direct către ContaPlus, DATEV, Xero și QuickBooks din panoul biroului de contabilitate
Conținut
Comunicarea între liber-profesioniști și manageri în Spania funcționează astfel: liber-profesionistul fotografiază un bon, îl trimite prin WhatsApp, managerul îl descarcă, îl redenumește, îl încarcă în programul său, îl clasifică manual și se roagă să nu lipsească niciunul la sosirea trimestrului.
Există birouri de contabilitate cu 50 de clienți unde 80% din ore se duc pe colectarea documentației pe care clientul o are deja undeva. Problema nu este contabilitatea. Este canalul.
Frihet rezolvă asta cu un workspace multi-client. Managerul tău intră direct în ERP-ul tău. Vede același lucru ca tine. Nu există retransmitere, nu există descărcare, nu există introducere dublă.
Cum funcționează
Fluxul este simplu:
-
Liber-profesionistul își invită managerul. Din Setări > Echipă, introduce emailul managerului său și alege rolul “Contabil”. Sistemul generează un link cu token criptografic și 7 zile de valabilitate.
-
Managerul acceptă invitația. Face clic pe linkul din email, se înregistrează în Frihet (gratuit) și invitația este validată automat. Workspace-ul clientului apare în panoul său.
-
Managerul schimbă între clienți cu un clic. În bara laterală apare “Clienții mei”. La selectarea unuia, întregul sistem se reîncarcă cu datele acelui client: facturi, cheltuieli, produse, clienți, calendar fiscal.
Nu există sincronizare. Nu există import. Datele sunt aceleași pentru că este același sistem.
Patru roluri, permisiuni reale
Nu este un “acces partajat” generic. Există patru roluri cu permisiuni granulare:
| Rol | Vede tot | Creează/editează | Șterge | Gestionează echipa | Schimbă setări |
|---|---|---|---|---|---|
| Admin | ✓ | Tot | Tot | ✓ | ✓ |
| Editor | ✓ | Facturi, oferte, cheltuieli, clienți, produse | Doar cheltuieli | ✗ | ✗ |
| Contabil | ✓ | Facturi și cheltuieli | Nimic | ✗ | ✗ |
| Vizualizator | ✓ | Nimic | Nimic | ✗ | ✗ |
Rolul “Contabil” este cel conceput pentru birouri de contabilitate: poate vedea toate informațiile fiscale, poate crea facturi în numele clientului și poate înregistra cheltuieli, dar nu poate șterge date sau modifica configurația afacerii.
Ce vede managerul
Panoul de clienți
La intrarea în Frihet, managerul vede o grilă cu toți clienții săi. Fiecare card afișează:
- Numele afacerii
- Emailul clientului
- Rolul său în acel workspace
- Următoarea dată a obligației fiscale (20 aprilie, 20 iulie, 20 octombrie, 30 ianuarie)
În interiorul workspace-ului
La intrarea la un client, sistemul încarcă în timp real toate colecțiile de date ale acelui client. Managerul vede exact același lucru ca liber-profesionistul:
O bară superioară indică în orice moment că vizualizează workspace-ul altui utilizator: “Vizualizare ca [Numele afacerii] · Rol: Contabil”. Un clic pe “Înapoi la contul meu” îl readuce la propriul panou.
Facturare delegată
Managerul poate crea facturi în cadrul workspace-ului clientului. Factura utilizează seria de numerotare a clientului, nu a managerului. VeriFactu se aplică automat: hash, QR, secvență. Nu există configurație suplimentară.
Ce vede clientul
Clientul nu trebuie să facă nimic special. Folosește Frihet în mod normal. Singura diferență:
- Dacă are un manager activ, vede o notificare contextuală care îl încurajează să încarce cheltuieli și documente: “Consultantul tău are acces la workspace-ul tău. Încarcă-ți cheltuielile pentru ca el să le poată gestiona.”
- Dacă încarcă un bon din secțiunea de cheltuieli, OCR-ul extrage datele și le clasifică. Managerul său le vede imediat.
Nu există portal separat. Nu există o aplicație diferită. Este același Frihet.
VeriFactu în toate workspace-urile
Fiecare factură emisă în orice workspace respectă automat VeriFactu:
- Lanț de hash SHA-256: Fiecare factură include hash-ul celei anterioare. Lanț verificabil de către AEAT.
- QR verificabil: Cod QR pe fiecare PDF, scanabil în sediul electronic al AEAT.
- Numerotare secvențială: Fără salturi, gestionată de contoare atomice pe server.
Pentru un birou de contabilitate, asta înseamnă că toți clienții săi respectă VeriFactu din prima zi, fără configurare individuală. Hash-ul se generează automat, QR-ul apare în PDF, iar secvența este menținută per client.
Export pentru software-ul tău de contabilitate
Workspace-ul multi-client include export direct în formatele utilizate de programul tău de contabilitate. Fără a copia date manual, fără intermediari:
| Format | Compatibil cu | Utilizare |
|---|---|---|
| ContaPlus (xDiario.txt) | Sage 50, ContaSol, A3 | Fixed-width, Latin-1, conturi PGC |
| DATEV EXTF | DATEV (Germania) | Punct și virgulă, antet 31 câmpuri, BU-Schlüssel |
| Xero CSV | Xero (global) | 43 coloane, DD/MM/YYYY |
| QuickBooks CSV | QuickBooks (global) | 11 coloane, MM/DD/YYYY |
| CSV generic | Excel, Google Sheets, LibreOffice | UTF-8 cu BOM, universal |
Selectezi formatul, anul, trimestrul și clientul. Un clic descarcă fișierul gata de import. Dacă gestionezi mai mulți clienți, butonul “Lot M303” generează Declarația 303 a tuturor clienților selectați ca ZIP.
Primești, de asemenea, notificări atunci când un client înregistrează o cheltuială sau creează o factură — fără a fi nevoie să verifici fiecare workspace.
Pentru cine este acest lucru
Consultanță fiscală cu clienți liber-profesioniști. Accesezi datele clienților tăi fără intermediari. Declarația 303 este deja calculată. Cheltuielile sunt deja clasificate prin OCR. Trebuie doar să revizuiești și să exporți.
Liber-profesionist care dorește ca managerul său să lucreze confortabil. Invită-l în workspace-ul tău. Nu mai sunt WhatsApp cu fotografii de bonuri. Nu mai sunt “îmi poți retrimite factura din martie?”.
Birou cu mai mulți consultanți. Fiecare consultant poate avea rol de contabil în workspace-urile care îi corespund. Nu există limită de workspace-uri per manager.
IMM cu contabil intern. Rolul “Editor” oferă acces complet la facturare fără a permite modificări distructive. Ideal pentru un angajat de administrație.
Workspace-ul multi-client este disponibil de la planul gratuit (1 membru) până la Business (10 membri). Pentru birouri de contabilitate cu mai mult de 10 clienți, contactați-ne pentru planul Enterprise.
Acest articol a fost util?
Întrebări frecvente
Cum îmi invit managerul la Frihet?
Din Setări > Echipă, introduci emailul managerului tău și selectezi rolul 'Contabil'. Primește un email cu un link securizat (token criptografic, valabilitate 7 zile). La acceptare, workspace-ul tău apare în panoul său de clienți.
Ce poate vedea și face managerul meu în workspace-ul meu?
Cu rol de contabil poate vedea facturi, oferte, cheltuieli, clienți, furnizori și produse. Poate crea și edita facturi și cheltuieli. Nu poate șterge nimic, nici gestiona echipa ta, nici schimba setările.
Managerul meu trebuie să plătească pentru a folosi Frihet?
Managerul tău se înregistrează în Frihet gratuit. Planul care contează este al tău: planul gratuit permite 1 membru al echipei, Pro permite 3 și Business până la 10.
Datele clienților mei sunt separate?
Total. Fiecare workspace este o colecție Firestore independentă cu propriile reguli de securitate. Managerul tău schimbă între workspace-uri, dar nu amestecă niciodată datele. Nu există o bază de date partajată.
