Kundenmaterial vor dem Kickoff: Was ist wirklich einsatzbereit?

Der Kunde schickt einen Ordner mit Logo, vier Dokumenten und Bildern: „Damit könnt ihr anfangen.“ Prüfen Sie vor dem Kickoff, welche Aufgabe jedes Material ermöglicht, wer es kontrolliert und was zur Annahme fehlt. Ein voller Ordner beantwortet diese Fragen nicht. Die Vorlage richtet sich an Agenturen mit bereits vereinbartem Auftrag. Sie verhandelt weder das Angebot neu noch berechnet sie Teamkapazität. Eine gemeinsame Tabelle genügt.

Von Aufgaben ausgehen

Beginnen Sie beim ersten Ergebnis. Für den Seitenaufbau brauchen Sie zugeordnete Texte, für den Bildausschnitt das Originalfoto, für eine Prüfung Zugang zur richtigen Umgebung. Können Sie die abhängige Aufgabe nicht nennen, prüfen Sie, ob Sie das Material jetzt benötigen.

Der Kickoff-Leitfaden von Atlassian behandelt Zweck, Rollen und Erfolgskriterien. Diese Vorlage ergänzt eine engere Vorprüfung der benötigten Eingaben. Sie ist ein redaktioneller Arbeitsvorschlag, kein Zertifizierungsstandard.

Trennen Sie Voraussetzungen für den Arbeitsbeginn von Voraussetzungen für die Veröffentlichung. Ein Produktionszugang kann warten, wenn zunächst in einer Testumgebung gearbeitet wird. Der Haupttext kann dagegen schon an Tag 1 die Struktur bestimmen. Legen Sie den Bedarf pro Aufgabe fest; das Meeting ist keine pauschale Frist für alles.

„Brauchbar“ vorher definieren

„Fotos schicken“ bleibt unklar. Fordern Sie das Original des Hauptbilds an, prüfen Sie den vereinbarten Ausschnitt und lassen Sie die vorgesehene Nutzung bestätigen. Der Test muss wiederholbar sein. Bei Texten gehören Abschnitte, Sprache, Version und bestätigende Person dazu. Beim Logo brauchen Sie eine nutzbare Datei und die gewählte Variante; ein Screenshot belegt kein Vektororiginal.

Prüfen Sie den notwendigen Vorgang mit dem zugewiesenen Konto. Eine Einladung allein belegt keine Arbeitsfähigkeit. Google Drive unterscheidet Lese-, Kommentar- und Bearbeitungsrechte. „Link öffnet sich“ und „Bearbeitung möglich“ sind getrennte Prüfungen. Speichern Sie keine Passwörter in der Vorlage und machen Sie einen Link nicht öffentlich, um ein individuelles Rechteproblem zu lösen. Der Kunde liefert, die Agentur prüft. Benennen Sie konkrete Zuständige statt „Kunde“ und „wir“.

Fiktives Beispiel mit fünf Eingaben

Eine Agentur erstellt eine Kampagnenseite mit fünf Abschnitten. Die Tage beziehen sich auf den geplanten Beginn; sie sind keine empfohlenen Fristen.

2 von 5 angenommen: 2 ÷ 5 = 40 %. Das beschreibt den Bestand, nicht die Startbereitschaft. Auch vier angenommene Eingaben erlauben keinen Inhaltsaufbau, solange K01 fehlt. Design kann mit dem Logo eine Richtung erkunden, sofern dafür weder endgültiger Text noch Foto nötig ist. Halten Sie diese Grenze fest; Platzhalter sind keine freigegebenen Inhalte.

Vorlage zum Kopieren

ID / Material / abhängige Aufgabe:
Beobachtbares Annahmekriterium:
Liefernde Person / prüfende Person:
Benötigt vor / erhaltene Version:
Status: ausstehend / erhalten / Korrektur nötig / angenommen / nicht benötigt
Prüfnachweis und Datum:
Nächste Aktion / zuständige Person / nächste Prüfung:
Bei Verspätung: mögliche und wartende Arbeit:

Eine Zeile pro Abhängigkeit; dieselbe ID bei einer neuen Version. „Erhalten“ wartet noch auf Prüfung. „Korrektur nötig“ beschreibt einen konkreten Mangel, kein Urteil wie „schlechtes Material“. „Nicht benötigt“ braucht Begründung und entscheidende Person. Ändert sich eine angenommene Version, ermitteln Sie betroffene Aufgaben und öffnen nur deren Prüfungen erneut. Eine Änderung des vereinbarten Ergebnisses braucht eine separate Umfangsentscheidung.

Eine lösbare Anfrage senden

„Für den Inhaltsaufbau fehlen Abschnitt 5 und die Versionsbestätigung für K01. Für den Kopfbereich benötigen wir das Original K03; die Vorschau hat 320 px. Die Entwicklung prüft K04. Bitte bestätigt, wer die beiden Korrekturen wann liefert. Danach prüfen wir, welche Aufgaben beginnen können.“

Eine eingehende Datei bestätigt nicht automatisch einen neuen Termin. Qualität und tatsächliche Verfügbarkeit müssen geprüft werden; Schweigen bedeutet keine Annahme. In einer Agentur — auf Englisch verhindert eine gebündelte Anfrage konkurrierende Versionen. Bei unnötig vielen internen Anforderungen hilft erst eliminieren, dann automatisieren und delegieren — Englisch. Wenn die Aufgabe nie definiert wurde, klären Sie den Umfang im Angebot — Englisch.

Beenden Sie den Kickoff mit einer Entscheidung je Aufgabe: beginnen, auf Eingabe warten oder klären. Halten Sie fest, wer als Nächstes prüft.