Frihet ist bereits KSeF-konform — Polens obligatorisches E-Rechnungssystem
KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist Polens zentralisiertes E-Rechnungssystem. Ab Februar 2026 ist es für große Unternehmen und ab April 2026 für alle Umsatzsteuerzahler obligatorisch. Frihet verbindet sich direkt mit der KSeF-API.
Was ist KSeF und warum ist es obligatorisch?
KSeF ist Polens nationales System für strukturierte E-Rechnungen, das vom polnischen Finanzministerium verwaltet wird. Im Gegensatz zu Peppol ist KSeF ein zentralisiertes System: Alle Rechnungen laufen über das zentrale Register der Regierung, das sie validiert, eine eindeutige Kennung (KSeF ID) zuweist und sie archiviert. Nur Rechnungen mit einer KSeF ID haben in Polen fiskalische Gültigkeit.
1. Feb 2026
Datum für große Unternehmen
1. Apr 2026
Datum für alle Umsatzsteuerzahler
KSeF API
Zentralisiertes System
KSeF-Implementierungszeitplan
Technische Anforderungen für KSeF
Format: FA(2) — national strukturiertes XML
Rechnungen müssen dem FA(2)-Schema folgen, das vom polnischen Finanzministerium definiert wurde. Es ist ein proprietäres XML-Format, basierend auf EN16931-Prinzipien, aber mit nationaler Struktur.
Einreichung über die KSeF-API
Alle Rechnungen werden direkt an die zentralisierte KSeF-API der polnischen Regierung gesendet. Die API weist jeder akzeptierten Rechnung die KSeF ID zu.
Obligatorische KSeF ID
Jede Rechnung erhält eine eindeutige KSeF ID, die in jeder damit verbundenen kommerziellen Kommunikation und in den Buchhaltungsunterlagen enthalten sein muss.
Authentifizierung mit digitaler Signatur
Der Zugang zur KSeF-API erfordert eine Authentifizierung mittels digitalem Zertifikat oder einem von der polnischen Verwaltung generierten Autorisierungstoken.
Wie Frihet die KSeF-Konformität handhabt
Frihet integriert sich direkt in die KSeF-API, damit Sie sich keine Sorgen um die technische Komplexität machen müssen.
Automatische Generierung im FA(2)-Format
Frihet generiert Rechnungen automatisch im FA(2)-XML-Schema, das von KSeF gefordert wird, wenn der Empfänger ein polnischer Umsatzsteuerzahler ist.
Direkte Einreichung bei der KSeF-API
Frihet verbindet sich direkt mit der KSeF-System-API der polnischen Regierung und übernimmt die Authentifizierung und Rechnungseinreichung ohne zusätzliche Zwischenhändler.
Empfang und Verwaltung der KSeF ID
Sobald die Rechnung von KSeF akzeptiert wurde, speichert Frihet die zugewiesene KSeF ID und verknüpft sie mit der Rechnung in Ihrem System. Die KSeF ID ist für alle zugehörigen Dokumente verfügbar.
Empfang von KSeF-Rechnungen von Lieferanten
Frihet übernimmt auch den Empfang von Rechnungen Ihrer polnischen Lieferanten, die über KSeF gesendet wurden, und importiert diese automatisch in Ihre Buchhaltung.
FAQ — KSeF Polen
Was ist die KSeF ID und warum ist sie wichtig?
Die KSeF ID ist die eindeutige Kennung, die vom KSeF-System jeder akzeptierten Rechnung zugewiesen wird. Ohne eine KSeF ID hat eine Rechnung in Polen nach den Mandatsdaten keine fiskalische Gültigkeit mehr. Sie ist auch für Umsatzsteuererstattungsansprüche und Buchhaltungsunterlagen erforderlich.
Betrifft KSeF ausländische Unternehmen, die in Polen verkaufen?
Das KSeF-Mandat betrifft alle Unternehmen, die in Polen als Umsatzsteuerzahler registriert sind, unabhängig von ihrem Hauptsitz. Wenn Sie eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (NIP) haben, müssen Sie KSeF nutzen. Wenn Sie in Polen verkaufen, ohne dort registriert zu sein, gilt das Mandat nicht direkt für Sie.
Was passiert, wenn ich nach dem Mandat eine Rechnung ohne KSeF sende?
Rechnungen, die nach den Mandatsdaten außerhalb des KSeF-Systems ausgestellt werden, haben in Polen keine rechtliche Gültigkeit. Der Empfänger kann sie ablehnen und der Aussteller kann mit Sanktionen der polnischen Steuerverwaltung (KAS) rechnen.
Benötige ich ein polnisches digitales Zertifikat, um KSeF zu nutzen?
Um auf die KSeF-API zuzugreifen, ist eine Authentifizierung erforderlich, die über ein qualifiziertes polnisches digitales Zertifikat oder einen Autorisierungstoken erfolgen kann. Frihet verwaltet diesen Authentifizierungsprozess für Sie und vereinfacht den technischen Zugang.
Ersetzt KSeF die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen?
In KSeF gespeicherte Rechnungen werden im System der polnischen Regierung aufbewahrt. Unternehmen sind jedoch weiterhin dafür verantwortlich, ihre vollständigen Buchhaltungsunterlagen zu führen. Frihet archiviert zusätzlich alle Rechnungen mit ihren KSeF-Metadaten in Ihrem Konto.
Werden Sie noch heute KSeF-konform
Frihet verbindet sich direkt mit der KSeF-API. Starten Sie kostenlos und verwalten Sie Ihre polnischen Rechnungen ohne technische Komplexität.
Kostenlos starten — keine Kreditkarte erforderlich