Was ist KSeF und warum ist es obligatorisch?
KSeF ist Polens nationales System für strukturierte E-Rechnungen, das vom polnischen Finanzministerium verwaltet wird. Im Gegensatz zu Peppol ist KSeF ein zentralisiertes System: Alle Rechnungen laufen über das zentrale Register der Regierung, das sie validiert, eine eindeutige Kennung (KSeF ID) zuweist und sie archiviert. Nur Rechnungen mit einer KSeF ID haben in Polen fiskalische Gültigkeit.
1. Feb 2026
Datum für große Unternehmen
1. Apr 2026
Stichtag für übrige Steuerpflichtige
KSeF API
Zentralisiertes System
KSeF-Implementierungszeitplan
Technische Anforderungen für KSeF
Format: FA(3) — national strukturiertes XML
Rechnungen müssen dem FA(3)-Schema folgen, das vom polnischen Finanzministerium definiert wurde. Es ist ein proprietäres XML-Format, basierend auf EN16931-Prinzipien, aber mit nationaler Struktur.
Obligatorische KSeF ID
Jede Rechnung erhält eine eindeutige KSeF-Nummer, die vom System automatisch vergeben wird. Ab dem 1. Januar 2027 ist sie bei Zahlungsüberweisungen zwischen aktiven Umsatzsteuerpflichtigen anzugeben.
FAQ — KSeF Polen
Was ist die KSeF ID und warum ist sie wichtig?
Die KSeF-Nummer ist die eindeutige Kennung, die das KSeF jeder im System ausgestellten Rechnung automatisch zuweist. Ab dem 1. Januar 2027 müssen aktive Umsatzsteuerpflichtige sie zudem bei Zahlungsüberweisungen untereinander angeben.
Betrifft KSeF ausländische Unternehmen, die in Polen verkaufen?
Die Pflicht zur Rechnungsausstellung im KSeF gilt für in Polen ansässige Steuerpflichtige. Steuerpflichtige ohne Sitz oder feste Niederlassung in Polen sind von dieser Pflicht ausgenommen, können Rechnungen im KSeF jedoch freiwillig ausstellen. Der Besitz einer polnischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ändert daran nichts.
Was passiert, wenn ich nach dem Mandat eine Rechnung ohne KSeF sende?
Rechnungen, die nach den Mandatsdaten außerhalb des KSeF-Systems ausgestellt werden, haben in Polen keine rechtliche Gültigkeit. Der Empfänger kann sie ablehnen und der Aussteller kann mit Sanktionen der polnischen Steuerverwaltung (KAS) rechnen.