Καλύτερη εκτίμηση έργου: από το σχέδιο στην πραγματική εργασία

Για να βελτιώσετε τις εκτιμήσεις των ωρών σας, συγκρίνετε την πρόβλεψη που αποθηκεύσατε πριν ξεκινήσετε με την προσπάθεια που απαιτήθηκε για την ίδια εργασία όταν ολοκληρώθηκε. Κρατήστε χωριστά ό,τι υποτιμήσατε, την πρόσθετη εργασία και την αναμονή. Αν αναμείξετε αυτά τα τρία πράγματα, μια ανάθεση που χρειάστηκε περισσότερες ώρες και μια άλλη που παρέμεινε μπλοκαρισμένη για αρκετές ημέρες μοιάζουν με το ίδιο πρόβλημα.

Ορίστε το αντικείμενο στην προσφορά (οδηγός στα αγγλικά) και διακρίνετε τις διορθώσεις από τις προγραμματισμένες αναθεωρήσεις πριν συγκρίνετε τις ώρες.

Αποθηκεύστε μια πρόβλεψη που μπορείτε να συγκρίνετε αργότερα

Η «παγωμένη» εκτίμηση είναι αυτή που γράφτηκε πριν ξεκινήσει η εργασία, μαζί με την ημερομηνία της, το παραδοτέο και τις χρησιμοποιούμενες υποθέσεις. Αν κάνετε μια νέα πρόβλεψη κατά τη διάρκεια της εργασίας, αποθηκεύστε την ως άλλη έκδοση: μην αντικαταστήσετε την αρχική αναφορά.

Η πραγματική προσπάθεια του αρχικού πεδίου εφαρμογής περιλαμβάνει διορθώσεις δικών σας λαθών, συντονισμό και τη συμφωνημένη αναθεώρηση. Μετρήστε τις ενεργές ώρες που αφιερώθηκαν για την παράδοση όλης αυτής της εργασίας. Η πρόσθετη προσπάθεια εκτός του πεδίου εφαρμογής καταγράφεται σε άλλη στήλη, χωρίς να αφαιρείται από το σύνολο των ωρών εργασίας.

Η αναμονή μετράει τις ώρες ημερολογίου κατά τις οποίες αυτή η ανάθεση μπλοκαρίστηκε λόγω κάποιου δεδομένου, μιας έγκρισης ή ενός αρχείου. Κατά τη διάρκεια αυτού του χρόνου μπορεί να έχετε εργαστεί σε κάτι άλλο. Γι’ αυτό μια αναμονή 24 ωρών δεν ισοδυναμεί με 24 ώρες προσπάθειας.

Ο οδηγός εκτίμησης κόστους GAO-20-195G περιλαμβάνει την τεκμηρίωση του πεδίου εφαρμογής και των υποθέσεων, τη συλλογή δεδομένων και την ενημέρωση των εκτιμήσεων με πραγματικά κόστη. Εδώ προσαρμόζουμε αυτές τις αρχές σε ένα αρχείο καταγραφής προσπάθειας· ο οδηγός δεν επικυρώνει τους παράγοντες ούτε τα εύρη του παραδείγματος freelance.

Οκτώ φανταστικές αναθέσεις, δύο συγκρίσιμες ομάδες

Ο παρακάτω πίνακας είναι εντελώς φανταστικός: πρόκειται για ένα υπολογισμένο παράδειγμα, όχι για αρχείο πραγματικών πελατών ούτε για αντιπροσωπευτικό δείγμα οποιουδήποτε επαγγέλματος. Χρησιμεύει για την εξάσκηση της μεθόδου, όχι για την εξαγωγή ενός τυπικού ποσοστού σφάλματος της freelance εργασίας.

Υπάρχουν δύο ομάδες τεσσάρων αναθέσεων η καθεμία. Το Landing (landing_v1) υποθέτει μια landing page 500-700 λέξεων με παρεχόμενο brief και μία αναθεώρηση. Η έκθεση (report_v1) υποθέτει τη στοιχειοθέτηση έξι σελίδων με παρεχόμενο κείμενο και μία αναθεώρηση. Εντός κάθε ομάδας υποτίθεται η ίδια διαδικασία και επίπεδο εμπειρίας· οι εκτιμήσεις ποικίλλουν σκόπιμα για να δείξουν λάθη και προς τις δύο κατευθύνσεις, υπερεκτίμηση και υποεκτίμηση.

Όλο το αρχικό πεδίο εφαρμογής παραδόθηκε και στις οκτώ περιπτώσεις· τίποτα δεν αφαιρέθηκε. Η πρόσθετη εργασία αντιστοιχεί σε επιπλέον ώρες εκτός αυτού του πεδίου εφαρμογής, καταγεγραμμένες ξεχωριστά: δεν αφαιρούνται από την πρόβλεψη ούτε από το σύνολο των ωρών εργασίας. Αν σε μια πραγματική καταγραφή έλειπε κάτι από αυτά —μέρος του πεδίου εφαρμογής αφαιρέθηκε, ώρες αναμειγμένες ή ένα τμήμα χωρίς σημείωση—, το σωστό δεν είναι να υποθέσουμε μηδέν ούτε να εξαναγκάσουμε έναν υπολογισμό: είναι να χαρακτηρίσουμε αυτή τη σύγκριση ως μη χρησιμοποιήσιμη μέχρι να έχουμε μια ισοδύναμη βάση.

Πού υποεκτιμήσατε και πού όχι

Με E την αρχική εκτίμηση και A την πραγματική προσπάθεια του ίδιου πεδίου εφαρμογής, η απόκλιση με πρόσημο είναι A − E και ο λόγος είναι A / E, που απαιτεί E > 0. Η ποσοστιαία απόκλιση είναι (A − E) / E × 100, πάντα με βάση την πρόβλεψη.

Το L03 απεικονίζει την πιο έντονη περίπτωση: 6 προβλεπόμενες ώρες, 9 πραγματικές ώρες, δηλαδή +3 ώρες, λόγος 1,5, +50%. Με τις 3 ώρες πρόσθετης αλλαγής, αυτή η ανάθεση κατανάλωσε συνολικά 12 ενεργές ώρες. Οι 48 ώρες αναμονής μετρούν το χρόνο ημερολογίου: δεν προστίθενται σε αυτές τις 12 ώρες ούτε επιτρέπουν τον υπολογισμό μιας ημερομηνίας παράδοσης. Μια ανάθεση μπορεί να έχει μεγάλη αναμονή και λίγη προσπάθεια, ή το αντίστροφο.

Το L04 δείχνει την αντίθετη κατεύθυνση: 8 προβλεπόμενες ώρες και 6 πραγματικές ώρες δίνουν −2 ώρες, −25% και έναν λόγο 0,75. Αυτό περιγράφει λιγότερη προσπάθεια από την προβλεπόμενη· δεν αποδεικνύει από μόνο του βελτίωση ποιότητας ή παραγωγικότητας. Πρώτα πρέπει να ελεγχθεί ότι παραδόθηκε όλο το πεδίο εφαρμογής.

Στην περίληψη ανά ομάδα, οι στήλες χρόνου μετρούν ενεργές ώρες.

Το σύνολο των 70 ενεργών ωρών είναι ένα άθροισμα καταγεγραμμένης εργασίας, όχι διάρκεια ημερολογίου: δεν ενσωματώνει την αναμονή, η οποία σε μια πραγματική καταγραφή θα μπορούσε να επικαλύπτεται μεταξύ διαφορετικών αναθέσεων. Μην χρησιμοποιείτε έναν ενιαίο λόγο αυτών των συνόλων για να εκτιμήσετε εργασίες διαφορετικής φύσης: το landing και η έκθεση δεν είναι εναλλάξιμα.

Ένα εύρος δείγματος για την αναθεώρηση της επόμενης ανάθεσης

Οι λόγοι για το landing, ταξινομημένοι, είναι 0,75· 1,1· 1,25· 1,5. Η διάμεσός τους είναι (1,1 + 1,25) / 2 = 1,175. Για μια νέα αρχική φανταστική εκτίμηση 8 ωρών landing, η προκύπτουσα κεντρική αναφορά είναι 8 × 1,175 = 9,4 ώρες, με κλιμακωτά άκρα 8 × 0,75 = 6 ώρες και 8 × 1,5 = 12 ώρες.

Για την έκθεση, οι λόγοι είναι 0,8· 1· 1,1· 1,2, με διάμεσο 1,05. Για άλλες 8 αρχικές φανταστικές ώρες, η κεντρική αναφορά είναι 8 × 1,05 = 8,4 ώρες, με άκρα μεταξύ 6,4 και 9,6 ωρών.

Είναι σκόπιμο να διακρίνουμε αυτή τη διάμεσο των λόγων από τον λόγο των αθροισμάτων της ομάδας landing: 36 / 32 = 1,125. Ο λόγος των αθροισμάτων ισοδυναμεί με μέσο όρο των λόγων σταθμισμένο με τις εκτιμώμενες ώρες: μια ανάθεση 10 ωρών ζυγίζει περισσότερο από μία 6 ωρών. Η διάμεσος ταξινομεί τους τέσσερις λόγους και υπολογίζει το μέσο όρο των δύο κεντρικών, χωρίς να τους σταθμίζει ανάλογα με το μέγεθος. Κανένα από τα δύο δεν είναι «το σωστό» αφηρημένα: είναι διαφορετικά μέτρα και καλό είναι να μην παρουσιάζονται ως εναλλάξιμα.

Σε μια εισήγηση του 2006 που φιλοξενείται από το PMI, η Christine Green εξηγεί τη χρησιμότητα της καταγραφής προσπάθειας και χαρακτηριστικών με συνεπείς ορισμούς, και της αναθεώρησης της ομοιότητας πριν από την επαναχρησιμοποίηση ενός ιστορικού. Πρόκειται για μια αναφορά σχετικά με την εκτίμηση λογισμικού, όχι για ένα τρέχον πρότυπο του PMI ούτε για επικύρωση αυτής της εκδοτικής φόρμουλας.

Πότε αυτό το ιστορικό παύει να είναι χρήσιμο

Το εύρος 6–12 ωρών για το landing κλιμακώνει μόνο τα άκρα που παρατηρήθηκαν σε τέσσερις φανταστικές περιπτώσεις. Είναι μια επίδειξη, όχι ένα διάστημα εμπιστοσύνης, μια πιθανότητα ολοκλήρωσης εντός αυτού του εύρους ούτε μια εγγύηση προσπάθειας ή ημερομηνίας. Η επόμενη ανάθεση μπορεί να βρίσκεται εκτός αυτού.

Αυτός ο τύπος υπολογισμού παύει να είναι χρήσιμος όταν αλλάζουν οι συνθήκες που καθιστούσαν τις περιπτώσεις συγκρίσιμες: αν το μέγεθος της ανάθεσης είναι πολύ διαφορετικό, αν υπάρχουν περισσότερες ή λιγότερες εισροές από την πλευρά του πελάτη, αν η εσωτερική διαδικασία άλλαξε, αν το συμφωνημένο επίπεδο αναθεώρησης δεν είναι πλέον το ίδιο, αν η εμπειρία με αυτόν τον τύπο εργασίας είναι διαφορετική, ή απλά αν τα διαθέσιμα δεδομένα είναι ελλιπή. Σε οποιαδήποτε από αυτές τις περιπτώσεις, δεν έχει νόημα να εφαρμόζεται αυτόματα ο παράγοντας του προηγούμενου δείγματος: πρέπει να διερευνηθεί η διαφορά πριν υποτεθεί ότι το ιστορικό παραμένει αντιπροσωπευτικό.

Το πιο απλό για να αρχίσετε να το χτίζετε αυτό με δικά σας δεδομένα είναι να καταγράφετε, από τώρα, την αρχική παγωμένη εκτίμηση κάθε νέας ανάθεσης και, κατά την ολοκλήρωσή της, την πραγματική προσπάθεια του ίδιου πεδίου εφαρμογής, το πρόσθετο ξεχωριστά και την αναμονή ξεχωριστά, χωρίς να ξαναγράφετε την πρόβλεψη που είχε ήδη σημειωθεί στην αρχή.