Επανεργασία σε δημιουργικό γραφείο: ποια διόρθωση ελέγχεις πρώτα

Για να μετρήσεις την επανεργασία ενός δημιουργικού γραφείου, ξεκίνα από τις διορθώσεις που επαναλαμβάνουν εργασία ώστε να τηρηθεί κάτι ήδη συμφωνημένο. Κατέγραψε τα λεπτά τους, ομαδοποίησέ τες ανάλογα με το τι δεν πήγε σωστά και διατήρησε τα στοιχεία που θα επέτρεπαν να διερευνηθεί η προέλευσή τους. Τρεις μεγάλες διορθώσεις μπορεί να απαιτήσουν περισσότερη προσπάθεια από τέσσερις μικρές. Αυτή η διαφορά έχει σημασία πριν προσθέσεις άλλον έναν γύρο αναθεώρησης.

Για ένα δημιουργικό γραφείο, το σημείο αναφοράς είναι η εργασία που ορίζεται στην αποδεκτή προσφορά (οδηγός στα αγγλικά).

Το παρακάτω ημερολόγιο σε βοηθά να εξασκηθείς σε αυτή την απόφαση. Και τα δεκαπέντε περιστατικά, μαζί με τα στοιχεία τους, είναι φανταστικά: δεν περιγράφουν πελάτες, την παραγωγικότητα της ομάδας της Frihet ή ένα συνηθισμένο ποσοστό του κλάδου.

Το ελάττωμα χρειάζεται ένα σημείο αναφοράς

Μια εικόνα 1080 × 1080 εικονοστοιχείων δεν ανταποκρίνεται στην ανάθεση αν η αποδεκτή προδιαγραφή απαιτούσε 1200 × 628. Η δοκιμή δύο έγκυρων συνθέσεων σε μια προγραμματισμένη αναθεώρηση είναι διαφορετική δραστηριότητα. Το ίδιο ισχύει για την ανακατασκευή ενός πρωτοτύπου με σκοπό την εκμάθηση μιας τεχνικής ή για την προετοιμασία μιας πρόσθετης μορφής που μόλις ζητήθηκε.

Αυτή η διάκριση αποτρέπει την παρουσίαση κάθε επανάληψης ως σπατάλης. Αν δεν μπορείς να προσδιορίσεις ποια απαίτηση είχε γίνει αποδεκτή πριν παραχθεί το υλικό, άφησε την ταξινόμηση σε εκκρεμότητα. Μη μετατρέπεις μια μεταγενέστερη προτίμηση σε ελάττωμα που αποδίδεται στο άτομο που έκανε τη δουλειά.

Το πλαίσιο κόστους ποιότητας της ASQ διακρίνει την πρόληψη, την αξιολόγηση και τις εσωτερικές και εξωτερικές αστοχίες. Περιλαμβάνει τη διόρθωση σφαλμάτων στις εσωτερικές αστοχίες όταν εντοπίζονται πριν από την παράδοση. Εδώ χρησιμοποιούμε αυτή τη διάκριση για να επιλέξουμε τις διορθώσεις. Το ημερολόγιο δεν υπολογίζει το συνολικό κόστος ποιότητας και δεν αποτελεί μέθοδο της ASQ ειδικά για δημιουργικά γραφεία.

Ένα ημερολόγιο δεκαπέντε εσωτερικών περιστατικών

Κάθε γραμμή καταγράφει τα λεπτά ενεργής εργασίας για το περιστατικό, χωρίς τον χρόνο αναμονής. Η μονάδα είναι το ανθρωπολεπτό: δύο άτομα που εργάζονται για δέκα λεπτά το καθένα προσθέτουν είκοσι. Μέτρα την ίδια προσπάθεια μόνο μία φορά, ακόμη κι αν το πρόβλημα εντοπιστεί σε περισσότερα στάδια. Ο χρόνος τακτικού ελέγχου και ο χρόνος διερεύνησης μιας αιτίας καταγράφονται χωριστά· δεν προστίθενται στα λεπτά διόρθωσης. Όλα τα περιστατικά εντοπίζονται ή αποφασίζονται πριν από την παράδοση. Το ημερολόγιο είναι μια επιλογή για διδακτικούς σκοπούς: δεν περιλαμβάνει όλη την εργασία ενός δημιουργικού γραφείου σε μια χρονική περίοδο.

Οι δέκα διορθώσεις αθροίζονται σε 450 λεπτά. Οι προγραμματισμένες αναθεωρήσεις αντιστοιχούν σε 105 λεπτά, η εξερεύνηση σε 120 και η πρόσθετη μορφή σε 90. Το σύνολο του ημερολογίου είναι 765 λεπτά. Οι πέντε δραστηριότητες που εξαιρούνται από την ανάλυση ελαττωμάτων αθροίζονται σε 315 λεπτά και παραμένουν εργασία: η διαφορετική ετικέτα δεν τις αφαιρεί από τις πραγματικές ώρες του έργου.

Η διαίρεση του 450 με το 765 θα περιέγραφε τη σύνθεση αυτού του επιλεγμένου ημερολογίου. Δεν θα έδινε το ποσοστό επανεργασίας του γραφείου, επειδή λείπουν οι υπόλοιπες ώρες παραγωγής. Επίσης, εδώ δεν γνωρίζουμε έσοδα, ωριαίο κόστος ή περιθώριο κέρδους. Η μετατροπή του αποτελέσματος σε χρηματικό ποσό θα σήμαινε επινόηση πληροφοριών.

Τρεις εξαγωγές ζυγίζουν περισσότερο από τέσσερα λάθη έκδοσης

Για να αποφασίσουμε ποιο πρόβλημα θα διερευνήσουμε με βάση την προσπάθεια, ομαδοποιούμε μόνο τα δέκα περιστατικά διόρθωσης. Ο παρονομαστής των ποσοστών είναι 450 λεπτά. Ο παρακάτω ταξινομημένος πίνακας αποτελεί τη βάση ενός διαγράμματος Pareto χρόνου:

Ο υπολογισμός της πρώτης γραμμής είναι 270 / 450 × 100 = 60%. Τα αθροιστικά ποσοστά υπολογίζονται από τα λεπτά χωρίς στρογγυλοποίηση· τα ποσοστά εμφανίζονται με δύο δεκαδικά ψηφία. Το αποτέλεσμα δεν είναι υποχρεωτικό να ακολουθεί αναλογία 80/20.

Αν μετρούσες περιστατικά, οι λανθασμένες εκδόσεις θα έρχονταν πρώτες: τέσσερα έναντι τριών. Αν αθροίσεις λεπτά, προηγούνται οι λανθασμένες διαστάσεις: 270 έναντι 75. Καμία κατάταξη δεν εξηγεί την αιτία· απαντούν σε διαφορετικά ερωτήματα. Η διαδικασία Pareto της ASQ επιτρέπει να επιλέξεις συχνότητα, χρόνο ή άλλο μέγεθος και να το ταξινομήσεις από το μεγαλύτερο στο μικρότερο. Η επιλογή του μεγέθους αποτελεί μέρος της απόφασης.

Εδώ μας ενδιαφέρει η καταγεγραμμένη προσπάθεια, αλλά δεν πρέπει να καθορίζει από μόνη της την προτεραιότητα κάθε προβλήματος. Ένα σπάνιο ελάττωμα που εμποδίζει την παράδοση αξίζει προσοχή, ακόμη κι αν η διόρθωσή του απαιτεί λίγα λεπτά. Το παράδειγμα δεν μετρά τη σοβαρότητα ή την έκθεση στον κίνδυνο· μην το χρησιμοποιείς για να τις αγνοήσεις.

Αυτό που βλέπεις δεν είναι ακόμη η αιτία του

Στο E01 γνωρίζουμε ότι το εξαγόμενο αρχείο έχει λανθασμένες διαστάσεις. Το «επιλέχθηκε λάθος προρύθμιση» είναι υπόθεση. Και το «εντοπίστηκε στον έλεγχο πριν από την παράδοση» προσδιορίζει το στάδιο εντοπισμού, όχι το σημείο όπου εισήχθη το πρόβλημα.

Για να διερευνήσεις αυτό το περιστατικό, θα διατηρούσες την αποδεκτή προδιαγραφή, τις ρυθμίσεις που πράγματι χρησιμοποιήθηκαν, το εξαγόμενο αρχείο και την ακολουθία εκδόσεων. Η εξήγηση της ASQ για την ανάλυση βασικής αιτίας περιγράφει προσεγγίσεις που συγκεντρώνουν στοιχεία και ανασυνθέτουν γεγονότα. Η αναδιατύπωση του συμπτώματος σαν να ήταν αιτία δεν υποκαθιστά αυτή τη δουλειά.

Στον φανταστικό έλεγχο της υπόθεσης για το E01, η προδιαγραφή F01 απαιτεί 1200 × 628 και η διαμόρφωση F02 καταγράφει τη σωστή προρύθμιση. Το εξαγόμενο αρχείο F03 παραμένει 1080 × 1080. Το ίχνος εκτέλεσης F04 δείχνει ότι η διαδικασία χρησιμοποίησε ένα παλιό πρότυπο από την προσωρινή μνήμη. Το F05 αντιπροσωπεύει επανάληψη με το τρέχον πρότυπο και την ίδια προρύθμιση, η οποία παράγει τις προβλεπόμενες διαστάσεις.

Αυτά τα στοιχεία αποτελούν μέρος του διδακτικού σεναρίου, όχι μιας εκτέλεσης λογισμικού ή ενός πειράματος που πραγματοποιήθηκε σε δημιουργικό γραφείο. Μέσα στο συγκεκριμένο σενάριο αντικρούουν την εξήγηση ότι κάποιος επέλεξε χειροκίνητα τη λανθασμένη προρύθμιση και δικαιολογούν τη διερεύνηση της χρήσης του παλιού προτύπου. Δεν αποδεικνύουν ότι τα E02 και E03 έχουν την ίδια προέλευση. Το κοινό σύμπτωμα δεν αρκεί: οι ρυθμίσεις και τα ίχνη εκτέλεσής τους μένει ακόμη να ελεγχθούν.

Προετοίμασε τον επόμενο έλεγχο

Μια χρήσιμη καταγραφή διατηρεί, μαζί με το ID και τα λεπτά, την αποδεκτή απαίτηση, το παρατηρούμενο πρόβλημα, το στάδιο εντοπισμού, την υπόθεση και τα στοιχεία που λείπουν. Έτσι μπορείς να επιστρέψεις στο συγκεκριμένο περιστατικό. Απόφυγε χαρακτηρισμούς όπως «απροσεξία» ή «κακή επικοινωνία» όταν δεν περιγράφουν κάτι που μπορεί να ελεγχθεί.

Για αυτό το ημερολόγιο, η τεκμηριωμένη απόφαση είναι να εξετάσεις τα στοιχεία των E02 και E03 πριν συστήσεις εκπαίδευση στις προρυθμίσεις ή αλλάξεις ολόκληρη τη διαδικασία. Δεν είναι υπόσχεση ανάκτησης και των 270 λεπτών. Το ημερολόγιο δεν δείχνει ποιο μέρος της προσπάθειας θα μπορούσε να αποφευχθεί, πόση προσπάθεια θα απαιτούσε η διόρθωση της διαδικασίας ή αν θα εμφανίζονταν άλλες αστοχίες.

Ξεκίνα με μια χρονική περίοδο και έναν τύπο παραδοτέου που μπορείς να παρατηρείς με συνέπεια. Κράτησε επίσης τις περιπτώσεις που δεν μπορείς ακόμη να ταξινομήσεις. Το πρώτο αποτέλεσμα που επιδιώκεις είναι μικρό και συγκεκριμένο: ένα πρόβλημα προτεραιότητας, μια υπόθεση διατυπωμένη ως υπόθεση και το επόμενο στοιχείο που χρειάζεσαι για να την αποδεχτείς ή να την απορρίψεις.