Τριμηνιαία Δήλωση ΦΠΑ: Οδηγός Βήμα Προς Βήμα

Η τριμηνιαία δήλωση ΦΠΑ είναι η τριμηνιαία αυτοεκκαθάριση ΦΠΑ. Αν είσαι ελεύθερος επαγγελματίας, την υποβάλλεις τέσσερις φορές τον χρόνο. Φαίνεται πολύπλοκη επειδή η φόρμα έχει πάνω από 80 πεδία, αλλά ένας τυπικός ελεύθερος επαγγελματίας χρειάζεται να συμπληρώσει μόνο περίπου 10. Τα υπόλοιπα αφορούν ειδικές περιπτώσεις που πιθανότατα δεν σε αφορούν.

Αυτός ο οδηγός σε οδηγεί βήμα προς βήμα μέσα από τα πεδία που έχουν σημασία, με ένα πλήρες αριθμητικό παράδειγμα ώστε να δεις ακριβώς ποιος αριθμός πηγαίνει σε ποιο σημείο.

Τι είναι η τριμηνιαία δήλωση ΦΠΑ και ποιος την υποβάλλει

Η τριμηνιαία δήλωση ΦΠΑ είναι η αυτοεκκαθάριση ΦΠΑ. Υπολογίζεις πόσο ΦΠΑ έχεις εισπράξει από τους πελάτες σου (εκροές ΦΠΑ) και πόσο ΦΠΑ έχεις πληρώσει στις αγορές και δαπάνες σου (εισροές ΦΠΑ). Η διαφορά είναι αυτό που αποδίδεις στη φορολογική αρχή ή, αν έχεις πληρώσει περισσότερα από όσα έχεις εισπράξει, αυτό που συμψηφίζεις ή ζητάς να σου επιστραφεί.

Υποχρεούνται να την υποβάλουν όλοι οι ελεύθεροι επαγγελματίες και επιχειρήσεις εγγεγραμμένες στο ΦΠΑ, με τις εξής εξαιρέσεις:

• Δραστηριότητες απαλλασσόμενες από ΦΠΑ χωρίς δικαίωμα έκπτωσης (υγεία, εκπαίδευση, ασφάλειες): δεν υποβάλλουν δήλωση ΦΠΑ.
• Ελεύθεροι επαγγελματίες με ειδικό καθεστώς: υποβάλλουν άλλη δήλωση.

Αν τιμολογείς με ΦΠΑ, υποβάλλεις δήλωση ΦΠΑ. Τόσο απλό.

Προθεσμίες: οι 4 ημερομηνίες που δεν μπορείς να ξεχάσεις

Η δήλωση ΦΠΑ υποβάλλεται τέσσερις φορές τον χρόνο, μία για κάθε ημερολογιακό τρίμηνο. Οι προθεσμίες είναι σταθερές και δεν αλλάζουν:

Τρίμηνο	Περίοδος	Προθεσμία υποβολής	Τραπεζική χρέωση
1ο τρίμηνο	Ιανουάριος - Μάρτιος	1 έως 20 Απριλίου	Έως 15 Απριλίου
2ο τρίμηνο	Απρίλιος - Ιούνιος	1 έως 20 Ιουλίου	Έως 15 Ιουλίου
3ο τρίμηνο	Ιούλιος - Σεπτέμβριος	1 έως 20 Οκτωβρίου	Έως 15 Οκτωβρίου
4ο τρίμηνο	Οκτώβριος - Δεκέμβριος	1 έως 30 Ιανουαρίου	Έως 25 Ιανουαρίου

Το τέταρτο τρίμηνο έχει μεγαλύτερη προθεσμία (30 ημέρες αντί 20) γιατί συμπίπτει με το ετήσιο κλείσιμο. Είναι επίσης το μόνο τρίμηνο στο οποίο μπορείς να ζητήσεις επιστροφή ΦΠΑ αν το σωρευτικό αποτέλεσμα του έτους είναι αρνητικό.

Πριν ξεκινήσεις: τι πρέπει να έχεις έτοιμο

Μην ξεκινήσεις χωρίς αυτά τα τρία στοιχεία:

Αν διαχειρίζεσαι την τιμολόγησή σου με λογισμικό, έχεις ήδη αυτά τα δεδομένα υπολογισμένα. Αν τα τηρείς σε Excel, πρέπει να αθροίσεις χειροκίνητα τις συνολικές εκροές ΦΠΑ και τις συνολικές εισροές ΦΠΑ του τριμήνου.

Πεδίο προς πεδίο: τα 10 που έχουν σημασία

Η φόρμα της δήλωσης ΦΠΑ έχει πάνω από 80 πεδία. Τα περισσότερα προορίζονται για μεγάλες επιχειρήσεις, ενδοκοινοτικές συναλλαγές ή ειδικά καθεστώτα. Ένας ελεύθερος επαγγελματίας με τυπική δραστηριότητα χρειάζεται να συμπληρώσει μόνο αυτά:

Οφειλόμενος ΦΠΑ (αυτό που έχεις εισπράξει)

Πεδίο	Τι να βάλεις
Αριθμός τιμολογίων	Αριθμός εκδοθέντων τιμολογίων στον κανονικό συντελεστή (24%)
Φορολογητέα βάση	Συνολική φορολογητέα βάση αυτών των τιμολογίων
ΦΠΑ εκροών	Ποσό ΦΠΑ που προκύπτει (βάση × 0,24)

Αν έχεις εκδώσει τιμολόγια με μειωμένο συντελεστή (13%) ή υπερμειωμένο (6%), χρησιμοποιείς τα αντίστοιχα πεδία. Οι περισσότεροι ελεύθεροι επαγγελματίες λειτουργούν μόνο με 24%.

Εκπεστέος ΦΠΑ (αυτό που έχεις πληρώσει)

Πεδίο	Τι να βάλεις
Βάση εκπεστέων δαπανών	Φορολογητέα βάση των εκπεστέων δαπανών σου με ΦΠΑ
ΦΠΑ εισροών	Ποσό εισροών ΦΠΑ σε αυτές τις δαπάνες

Αν έχεις αγοράσει επενδυτικά αγαθά (εξοπλισμό, έπιπλα, οχήματα με κόστος άνω των 3.000 EUR και ωφέλιμη ζωή άνω του ενός έτους), πηγαίνουν σε ξεχωριστά πεδία.

Αποτέλεσμα

Πεδίο	Τι να βάλεις
Σύνολο οφειλόμενου ΦΠΑ	ΦΠΑ εκροών σύνολο
Σύνολο εκπεστέου ΦΠΑ	ΦΠΑ εισροών σύνολο
Διαφορά	Οφειλόμενος - εκπεστέος ΦΠΑ
Μεταφορά προηγούμενου τριμήνου	Αποτέλεσμα προηγούμενου τριμήνου για συμψηφισμό (αν ήταν αρνητικό)
Τελικό αποτέλεσμα	Διαφορά - Μεταφορά

Αν το τελικό αποτέλεσμα είναι θετικό, αυτό είναι αυτό που πληρώνεις στη φορολογική αρχή. Αν είναι αρνητικό, το μεταφέρεις στο επόμενο τρίμηνο (ή ζητάς επιστροφή στο 4ο τρίμηνο).

Πλήρες παράδειγμα: Άννα, ελεύθερη επαγγελματίας σχεδιαστής, 1ο τρίμηνο 2026

Η Άννα είναι web designer, ελεύθερη επαγγελματίας από το 2024. Ας δούμε το πρώτο της τρίμηνο του 2026.

Εκδοθέντα τιμολόγια (Ιανουάριος-Μάρτιος)

Τιμολόγιο	Πελάτης	Φορολογητέα βάση	ΦΠΑ (24%)
2026-001	Studio Alpha	2.400 EUR	576 EUR
2026-002	Boutique Maria	1.800 EUR	432 EUR
2026-003	Tech Solutions ΑΕ	3.200 EUR	768 EUR
2026-004	Εστιατόριο Ελιά	600 EUR	144 EUR
2026-005	Coach Laura	1.500 EUR	360 EUR
Σύνολο		9.500 EUR	2.280 EUR

Δαπάνες με εκπεστέο ΦΠΑ (Ιανουάριος-Μάρτιος)

Δαπάνη	Περιγραφή	Φορολογητέα βάση	ΦΠΑ (24%)
Coworking	Μηνιαία θέση ×3	450 EUR	108 EUR
Adobe CC	Άδεια ×3 μήνες	150 EUR	36 EUR
Hosting	Ετήσιος server (αναλογία)	60 EUR	14,40 EUR
Τομέας	Ανανέωση .gr	12 EUR	2,88 EUR
Τηλέφωνο	Επαγγελματική γραμμή ×3	90 EUR	21,60 EUR
Υλικό	Πληκτρολόγιο + ποντίκι	85 EUR	20,40 EUR
Σύνολο		847 EUR	203,28 EUR

Πώς συμπληρώνει η Άννα τη δήλωση ΦΠΑ

Πεδίο	Περιγραφή	Αξία
Αριθμός τιμολογίων 24%	5	5
Φορολογητέα βάση	9.500,00 EUR	9.500,00 EUR
ΦΠΑ εκροών	2.280,00 EUR	2.280,00 EUR
Βάση εκπεστέων δαπανών	847,00 EUR	847,00 EUR
ΦΠΑ εισροών εκπεστέο	203,28 EUR	203,28 EUR
Σύνολο οφειλόμενου ΦΠΑ	2.280,00 EUR	2.280,00 EUR
Σύνολο εκπεστέου ΦΠΑ	203,28 EUR	203,28 EUR
Διαφορά	2.076,72 EUR	2.076,72 EUR
Μεταφορά προηγούμενου τριμήνου	0,00 EUR	0,00 EUR
Τελικό αποτέλεσμα: προς καταβολή	2.076,72 EUR	2.076,72 EUR

Η Άννα πρέπει να πληρώσει 2.076,72 EUR στη φορολογική αρχή πριν από τις 20 Απριλίου.

Αρνητική δήλωση ΦΠΑ: μου επιστρέφουν χρήματα;

Αν ο εισροές ΦΠΑ είναι μεγαλύτερες από τις εκροές ΦΠΑ (έχεις δαπανήσει περισσότερα από ό,τι έχεις τιμολογήσει), το αποτέλεσμα της δήλωσης βγαίνει αρνητικό. Αυτό συμβαίνει συχνά στην αρχή μιας δραστηριότητας, όταν κάνεις μεγάλες επενδύσεις ή σε αδύναμα τρίμηνα.

Έχεις δύο επιλογές:

Μεταφορά στα επόμενα τρίμηνα. Είναι η προεπιλεγμένη επιλογή. Το αρνητικό ποσό μεταφέρεται στο επόμενο τρίμηνο και αφαιρείται από το αποτέλεσμα. Μπορείς να μεταφέρεις έως 4 χρόνια.

Αίτηση επιστροφής στο 4ο τρίμηνο. Μόνο στη δήλωση του τέταρτου τριμήνου (Ιανουάριος) μπορείς να επιλέξεις “αίτηση επιστροφής” για να σου επιστρέψει η φορολογική αρχή το συσσωρευμένο ποσό. Η νόμιμη προθεσμία επιστροφής είναι 6 μήνες, αν και στην πράξη μπορεί να είναι πιο γρήγορη.

Λάθη που εντοπίζει άμεσα η φορολογική αρχή

Η φορολογική αρχή αντιπαραβάλλει αυτόματα τα δεδομένα της δήλωσης ΦΠΑ με αυτά των πελατών και προμηθευτών σου. Αυτά είναι τα λάθη που δημιουργούν αιτήματα πιο συχνά:

Αναντιστοιχία με τιμολόγια τρίτων. Αν ο πελάτης σου δηλώνει ότι σου πλήρωσε 5.000 EUR και εσύ δηλώνεις 3.000 EUR, το σύστημα παράγει αυτόματη ειδοποίηση. Με το SII (Σύστημα Άμεσης Πληροφόρησης) και το μελλοντικό VeriFactu, αυτές οι αντιπαραβολές γίνονται ολοένα και πιο γρήγορες.

Λανθασμένη μεταφορά. Αν βάλεις ένα ποσό στο πεδίο μεταφοράς που δεν ταιριάζει με το αρνητικό αποτέλεσμα που δήλωσες το προηγούμενο τρίμηνο, η φορολογική αρχή το εντοπίζει αμέσως.

Έκπτωση ΦΠΑ δαπανών μη σχετικών με τη δραστηριότητα. Δεν είναι κάθε δαπάνη με ΦΠΑ εκπεστέα. Μόνο αυτές που συνδέονται άμεσα με την επαγγελματική σου δραστηριότητα. Το ΦΠΑ ενός προσωπικού δείπνου δεν είναι εκπεστέο ακόμα κι αν έχεις τιμολόγιο.

Εκπρόθεσμη υποβολή χωρίς επιβάρυνση. Αν υποβάλεις αργά, το σύστημα ξέρει ότι η προθεσμία έχει λήξει. Αν δεν εφαρμόσεις την αντίστοιχη επιβάρυνση, θα λάβεις παράλληλη εκκαθάριση.

Πώς το Frihet υπολογίζει αυτόματα τη δήλωσή σου

Κάθε τιμολόγιο που εκδίδεις και κάθε δαπάνη που καταχωρίζεις στο Frihet τροφοδοτεί έναν υπολογισμό σε πραγματικό χρόνο για το τριμηνιαίο ΦΠΑ σου. Δεν χρειάζεται να περιμένεις το τέλος του τριμήνου για να μάθεις πόσο χρωστάς — το dashboard σου δείχνει το εκτιμώμενο αποτέλεσμα ΦΠΑ ανά πάσα στιγμή.

Όταν έρθει η προθεσμία υποβολής:

Χωρίς αναζήτηση τιμολογίων σε φακέλους. Χωρίς άθροιση στηλών σε Excel. Χωρίς να εύχεσαι να ταιριάζουν οι αριθμοί. Τα δεδομένα είναι ήδη εκεί, υπολογισμένα σωστά, έτοιμα να αντιγραφούν.