Gestor y autónomo en el mismo ERP: el workspace multi-cliente de Frihet
Cómo funciona el workspace multi-cliente de Frihet. Tu gestor accede a tus facturas, gastos y modelos fiscales sin WhatsApp, sin emails, sin papel.
Puntos clave
- Tu gestor accede a tu workspace con rol contable: ve facturas, gastos y modelos fiscales sin que le envíes nada
- Cambiar entre clientes es un clic. Los datos se cargan en tiempo real, sin recargar página
- VeriFactu, hash chain y numeración secuencial aplican a todos los workspaces por igual
- Exportacion directa a ContaPlus, DATEV, Xero y QuickBooks desde el panel de gestoria
La comunicación entre autónomos y gestores en España funciona así: el autónomo fotografía un ticket, lo envía por WhatsApp, el gestor lo descarga, lo renombra, lo sube a su programa, lo clasifica manualmente y reza para que no falte ninguno cuando llega el trimestre.
Hay gestorías con 50 clientes donde el 80% de las horas se van en recopilar documentación que el cliente ya tiene en algún sitio. El problema no es la contabilidad. Es el canal.
Frihet resuelve esto con un workspace multi-cliente. Tu gestor entra directamente en tu ERP. Ve lo mismo que tú. No hay reenvío, no hay descarga, no hay doble entrada.
Cómo funciona
El flujo es simple:
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El autónomo invita a su gestor. Desde Ajustes > Equipo, introduce el email de su gestor y elige el rol "Contable". El sistema genera un enlace con token criptográfico y 7 días de validez.
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El gestor acepta la invitación. Hace clic en el enlace del email, se registra en Frihet (gratis) y la invitación se valida automáticamente. El workspace del cliente aparece en su panel.
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El gestor cambia entre clientes con un clic. En la barra lateral aparece "Mis clientes". Al seleccionar uno, todo el sistema se recarga con los datos de ese cliente: facturas, gastos, productos, clientes, calendario fiscal.
No hay sincronización. No hay importación. Los datos son los mismos porque es el mismo sistema.
Cuatro roles, permisos reales
No es un "acceso compartido" genérico. Hay cuatro roles con permisos granulares:
| Rol | Ve todo | Crea/edita | Elimina | Gestiona equipo | Cambia ajustes |
|---|---|---|---|---|---|
| Admin | ✓ | Todo | Todo | ✓ | ✓ |
| Editor | ✓ | Facturas, presupuestos, gastos, clientes, productos | Solo gastos | ✗ | ✗ |
| Contable | ✓ | Facturas y gastos | Nada | ✗ | ✗ |
| Visor | ✓ | Nada | Nada | ✗ | ✗ |
Los permisos se aplican en dos capas: reglas de Firestore (servidor) y control de interfaz (cliente). Tu gestor no puede eliminar una factura ni aunque inspeccione el código del navegador.
El rol "Contable" es el pensado para gestorías: puede ver toda la información fiscal, crear facturas en nombre del cliente y registrar gastos, pero no puede borrar datos ni cambiar la configuración del negocio.
Lo que ve el gestor
Panel de clientes
Al entrar en Frihet, el gestor ve una cuadrícula con todos sus clientes. Cada tarjeta muestra:
- Nombre del negocio
- Email del cliente
- Su rol en ese workspace
- La próxima fecha de obligación fiscal (20 de abril, 20 de julio, 20 de octubre, 30 de enero)
Dentro del workspace
Al entrar en un cliente, el sistema carga en tiempo real todas las colecciones de datos de ese cliente. El gestor ve exactamente lo mismo que el autónomo:
- Facturas emitidas (con hash VeriFactu, QR y numeración secuencial)
- Gastos registrados (con OCR si el cliente subió tickets)
- Productos y servicios
- Clientes y proveedores
- Modelo 303 calculado en tiempo real
- Calendario fiscal con alertas de vencimiento
Una barra superior indica en todo momento que está viendo el workspace de otro usuario: "Viendo como [Nombre del negocio] · Rol: Contable". Un clic en "Volver a mi cuenta" le devuelve a su propio panel.
Facturación delegada
El gestor puede crear facturas dentro del workspace del cliente. La factura usa la serie de numeración del cliente, no la del gestor. VeriFactu aplica automáticamente: hash, QR, secuencia. No hay configuración adicional.
Lo que ve el cliente
El cliente no tiene que hacer nada especial. Usa Frihet normalmente. La única diferencia:
- Si tiene un gestor activo, ve un aviso contextual que le anima a subir gastos y documentos: "Tu asesor tiene acceso a tu workspace. Sube tus gastos para que pueda gestionarlos."
- Si sube un ticket desde la sección de gastos, el OCR extrae los datos y los clasifica. Su gestor los ve inmediatamente.
No hay portal separado. No hay app diferente. Es el mismo Frihet.
VeriFactu en todos los workspaces
Cada factura emitida en cualquier workspace cumple con VeriFactu automáticamente:
- Hash chain SHA-256: Cada factura incluye el hash de la anterior. Cadena verificable por la AEAT.
- QR verificable: Código QR en cada PDF, escaneable en la sede electrónica de la AEAT.
- Numeración secuencial: Sin saltos, gestionada por contadores atómicos en el servidor.
Para una gestoría, esto significa que todos sus clientes cumplen con VeriFactu desde el primer día, sin configuración individual. El hash se genera automáticamente, el QR aparece en el PDF, y la secuencia se mantiene por cliente.
Exportacion para tu software de contabilidad
El workspace multi-cliente incluye exportacion directa en los formatos que usa tu programa contable. Sin copiar datos a mano, sin intermediarios:
| Formato | Compatible con | Uso |
|---|---|---|
| ContaPlus (xDiario.txt) | Sage 50, ContaSol, A3 | Fixed-width, Latin-1, cuentas PGC |
| DATEV EXTF | DATEV (Alemania) | Semicolons, cabecera 31 campos, BU-Schlüssel |
| Xero CSV | Xero (global) | 43 columnas, DD/MM/YYYY |
| QuickBooks CSV | QuickBooks (global) | 11 columnas, MM/DD/YYYY |
| CSV generico | Excel, Google Sheets, LibreOffice | UTF-8 con BOM, universal |
Seleccionas formato, año, trimestre y cliente. Un clic descarga el fichero listo para importar. Si gestionas varios clientes, el boton "Lote M303" genera el Modelo 303 de todos los clientes seleccionados como ZIP.
Tambien recibes notificaciones cuando un cliente registra un gasto o crea una factura — sin tener que revisar cada workspace.
Para quién es esto
Asesoría fiscal con clientes autónomos. Accede a los datos de tus clientes sin intermediarios. El Modelo 303 ya está calculado. Los gastos ya están clasificados por OCR. Solo tienes que revisar y exportar.
Autónomo que quiere que su gestor trabaje cómodo. Invítale a tu workspace. No más WhatsApp con fotos de tickets. No más "¿me puedes reenviar la factura de marzo?".
Despacho con varios asesores. Cada asesor puede tener rol contable en los workspaces que le correspondan. No hay límite de workspaces por gestor.
PYME con contable interno. El rol "Editor" da acceso completo a facturación sin permitir cambios destructivos. Ideal para un empleado de administración.
El workspace multi-cliente está disponible desde el plan gratuito (1 miembro) hasta Business (10 miembros). Para gestorías con más de 10 clientes, contacta para plan Enterprise.
Preguntas frecuentes
¿Cómo invito a mi gestor a Frihet?
Desde Ajustes > Equipo, introduces el email de tu gestor y seleccionas el rol 'Contable'. Recibe un email con un enlace seguro (token criptográfico, 7 días de validez). Al aceptar, tu workspace aparece en su panel de clientes.
¿Qué puede ver y hacer mi gestor en mi workspace?
Con rol contable puede ver facturas, presupuestos, gastos, clientes, proveedores y productos. Puede crear y editar facturas y gastos. No puede eliminar nada ni gestionar tu equipo ni cambiar ajustes.
¿Mi gestor necesita pagar por usar Frihet?
Tu gestor se registra en Frihet gratis. El plan que importa es el tuyo: el plan gratuito permite 1 miembro de equipo, Pro permite 3 y Business hasta 10.
¿Los datos de mis clientes están separados?
Totalmente. Cada workspace es una colección Firestore independiente con reglas de seguridad propias. Tu gestor cambia entre workspaces pero nunca mezcla datos. No existe una base de datos compartida.
