Complete Gids: Hoe te factureren als zzp'er in Spanje in 2026

Factureren als zzp’er in Spanje kan lijken op een doolhof van modellen, belastingtarieven en deadlines. De realiteit is dat, zodra u de spelregels kent, het proces mechanisch is. Het probleem is niet de complexiteit zelf, maar dat niemand het u allemaal tegelijk, op één plek en in menselijke taal uitlegt.

Deze gids behandelt alles wat u nodig heeft: van de voorwaarden om uw eerste factuur te kunnen uitreiken tot de kwartaaltermijnen die u niet mag vergeten, inclusief de 12 verplichte gegevens die elke factuur moet bevatten. Als u begint als zzp’er of al langer bezig bent maar nooit 100% duidelijk had hoe het werkt, dan vindt u hier de antwoorden.

Voordat u factureert: voorwaarden

Voordat u uw eerste factuur uitreikt, zijn er drie verplichte procedures. Ze zijn niet optioneel en de volgorde is belangrijk.

Registratie bij de Belastingdienst (model 036/037)

De eerste stap is om de belastingdienst te informeren dat u een economische activiteit gaat starten. Dit gebeurt via model 036 (volledige registratieaangifte) of model 037 (vereenvoudigde registratieaangifte, geldig voor de meeste zzp’ers).

In deze procedure kiest u uw IAE-code (Impuesto de Actividades Económicas), die het type activiteit bepaalt dat u gaat uitvoeren. U geeft ook de toepasselijke IVA-regeling aan en de geschatte inkomsten.

De registratie bij de belastingdienst kan online worden gedaan met een digitaal certificaat of Cl@ve, of persoonlijk bij elk kantoor van de AEAT. Het is gratis en het effect is onmiddellijk.

Registratie bij de Sociale Zekerheid (RETA)

Na registratie bij de belastingdienst, moet u zich inschrijven in het Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Sinds 2023 werkt de zzp-bijdrage met schijven op basis van reële netto-inkomsten, wat betekent dat u betaalt op basis van wat u verdient.

Voor de eerste maanden geldt een vast tarief van 80 euro per maand, dat gedurende de eerste 12 maanden gehandhaafd blijft en tot 24 maanden kan worden verlengd als uw netto-inkomsten het interprofessionele minimumloon niet overschrijden.

De registratie wordt afgehandeld via het portal Import@ss van de Sociale Zekerheid of persoonlijk.

Kies uw IAE-code

De IAE-code classificeert uw economische activiteit. Er zijn twee hoofdcategorieën: professionele activiteiten (sectie twee) en zakelijke activiteiten (sectie één). Het onderscheid is belangrijk omdat het direct van invloed is op de vraag of uw klanten IRPF moeten inhouden op hun betalingen aan u.

Als u een professional bent (consultant, ontwerper, programmeur, advocaat, architect), zijn uw zakelijke klanten verplicht IRPF-inhouding toe te passen op de facturen die zij aan u betalen. Als u een zakelijk bedrijf heeft (handel, horeca, bouw), is inhouding normaal gesproken niet van toepassing.

De 12 verplichte gegevens van een factuur

De Spaanse factureringswetgeving (Koninklijk Besluit 1619/2012) stelt de gegevens vast die elke volledige factuur moet bevatten. Het weglaten van een van deze gegevens kan de factuur ongeldig maken voor fiscale doeleinden.

De nummering verdient aparte vermelding. Facturen moeten een opeenvolgende volgorde volgen binnen elke serie en elk fiscaal jaar. U mag geen hiaten hebben: als uw laatste factuur 2026-023 was, moet de volgende 2026-024 zijn. Een hiaat in de nummering is een van de eerste dingen die de Belastingdienst controleert bij een inspectie.

Soorten facturen die u moet kennen

Niet alle facturen zijn hetzelfde. De Spaanse wetgeving voorziet in verschillende soorten, elk met hun eigen vereisten en gebruikssituaties.

Volledige factuur

Dit is de standaardfactuur, die alle gegevens bevat die we zojuist hebben beschreven. Het is verplicht bij de meeste transacties tussen professionals en bedrijven (B2B). Wanneer iemand simpelweg “factuur” zegt, bedoelt men deze.

Vereenvoudigde factuur

De vroegere “ticketfactuur”. Deze kan worden uitgereikt wanneer het bedrag niet meer dan 400 euro bedraagt (inclusief IVA) of bij bepaalde detailhandelactiviteiten. Het vereist niet de volledige gegevens van de ontvanger: de NIF volstaat indien de klant erom vraagt. Het is gebruikelijk in de detailhandel, horeca en transport.

De limiet stijgt tot 3.000 euro in bepaalde gevallen die zijn opgenomen in de factureringsregels, zoals detailhandel, horecadiensten en parkeerplaatsen.

Rectificatiefactuur

Deze wordt uitgereikt om fouten in een eerdere factuur te corrigeren. U kunt een reeds uitgereikte factuur niet zomaar verwijderen en opnieuw maken: u moet een rectificatiefactuur uitreiken die verwijst naar de originele factuur (nummer en datum). De meest voorkomende redenen zijn fouten in bedragen, productretouren en achteraf toegepaste kortingen.

Samenvattende factuur

Deze groepeert verschillende transacties die binnen dezelfde kalendermaand aan dezelfde ontvanger zijn uitgevoerd. Het is erg handig wanneer u terugkerende diensten of frequente leveringen aan dezelfde klant factureert. Deze moet worden uitgereikt vóór de 16e van de maand volgend op de maand waarin de transacties plaatsvonden.

IVA: tarieven en vrijstellingen

De IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) is de indirecte belasting die op consumptie wordt geheven. Als zzp’er int u deze namens de Belastingdienst: u incasseert het van uw klanten en draagt het driemaandelijks af, minus de IVA die u zelf heeft betaald bij uw aankopen.

Een veelvoorkomende fout is het toepassen van het verlaagde tarief wanneer dit niet van toepassing is. Bij twijfel is het algemene tarief van 21% altijd veilig. Het toepassen van een lager tarief dan het toepasselijke kan leiden tot een aanvullende aanslag met toeslagen.

IRPF-inhouding: wanneer en hoeveel

Als uw activiteit is geclassificeerd als professioneel in de IAE (sectie twee), moeten uw zakelijke en professionele klanten een IRPF-inhouding toepassen op de facturen die zij u betalen. U reikt de factuur uit met de verrekende inhouding en de klant betaalt dat bedrag namens u aan de Belastingdienst. Het is een voorschot op uw inkomstenbelastingaangifte.

Het algemene inhoudingspercentage is 15% over de belastbare basis.

De inhouding is alleen van toepassing op facturen aan bedrijven en professionals. Als u factureert aan particulieren (eindgebruikers), is er geen IRPF-inhouding.

Deadlines die u niet mag vergeten

Het fiscale beheer van de zzp’er draait om kwartaalcycli. De deadlines zijn onwrikbaar en de boetes voor te laat indienen zijn automatisch.

Model 303 (kwartaal IVA)

Dit is de kwartaalaangifte van de IVA. U geeft de IVA aan die u heeft doorberekend (geïnd bij uw klanten) minus de IVA die u heeft afgetrokken (betaald bij uw aankopen). Het verschil, indien positief, betaalt u aan de Belastingdienst. Indien negatief, verrekent u het in latere kwartalen of vraagt u een teruggave aan in het vierde kwartaal.

Deadlines: van 1 tot 20 april (1e kwartaal), juli (2e kwartaal), oktober (3e kwartaal) en van 1 tot 30 januari (4e kwartaal).

Model 130 (kwartaal IRPF)

Dit is de vooruitbetaling van IRPF voor zzp’ers in directe schatting. U geeft 20% van uw cumulatieve nettowinst aan vanaf het begin van het jaar, minus reeds gedane vooruitbetalingen en ingehouden belastingen.

De deadlines vallen samen met die van model 303.

Model 390 (jaaroverzicht IVA)

Dit wordt ingediend in januari (van 1 tot 30) en is het jaaroverzicht van al uw IVA-transacties. Het moet overeenkomen met de som van de vier kwartaalmodellen 303. Het houdt geen extra betaling in, maar de indiening ervan is verplicht.

Naast model 390, dient u in februari ook model 347 (transacties met derden die jaarlijks meer dan 3.005,06 euro bedragen) en model 349 (intracommunautaire transacties) in als u werkt met klanten of leveranciers uit de EU.

Verifactu: de toekomst van facturatie in Spanje

Verifactu is het factuurverificatiesysteem van de Agencia Tributaria. Het doel is dat elke factuur die wordt uitgereikt door facturatiesoftware onmiddellijk (of bijna onmiddellijk) wordt geregistreerd op de servers van de Belastingdienst via een cryptografische hash die de integriteit ervan garandeert.

Voor zzp’ers is de belangrijkste impact dat uw facturatiesoftware gecertificeerd en voorbereid moet zijn om deze gegevens te verzenden. Het gebruik van spreadsheets of Word-documenten voor facturatie zal niet langer haalbaar zijn naarmate het systeem wordt geïmplementeerd.

De implementatie zal geleidelijk zijn, maar de richting is duidelijk: facturatie in Spanje zal volledig digitaal en traceerbaar zijn. Zzp’ers die al werken met software die voorbereid is op Verifactu, hoeven niets extra’s te doen wanneer de verplichting ingaat. Degenen die blijven factureren met handmatige methoden of niet-aangepaste software, zullen onder druk moeten migreren.

Hoe u dit alles kunt vereenvoudigen

De hoeveelheid vereisten, soorten, modellen en deadlines kan overweldigend lijken, maar de realiteit is dat het grootste deel van het werk repetitief en automatiseerbaar is. Elk kwartaal doet u hetzelfde: u telt facturen op, berekent IVA en IRPF, dient modellen in. Het is een mechanisch proces dat software in seconden kan oplossen.

Frihet automatiseert de facturatie voor zzp’ers en MKB’s in Spanje. Elke factuur die u uitreikt, bevat automatisch de 12 verplichte gegevens, berekent de IVA en IRPF-inhouding volgens uw configuratie, handhaaft de opeenvolgende nummering zonder hiaten en slaat alles op, klaar voor uw kwartaalaangiften.

Fiscaal beheer hoeft uw vijand niet te zijn. Met duidelijke regels en de juiste hulpmiddelen is factureren als zzp’er in Spanje een voorspelbaar, controleerbaar en — het belangrijkste — automatiseerbaar proces. Besteed uw tijd aan wat er echt toe doet: uw bedrijf laten groeien.