Een opdracht beter inschatten: van raming tot werkelijke inspanning

Om je uursschattingen te verbeteren, vergelijk je de voorspelling die je voorafgaand aan de start hebt opgeslagen met de inspanning die datzelfde werk bij voltooiing vergde. Houd onderschattingen, toegevoegd werk en wachttijd gescheiden. Als je deze drie dingen door elkaar haalt, lijken een opdracht die meer uren vergde en een andere die dagenlang geblokkeerd was, hetzelfde probleem.

Leg de scope vast in de offerte en maak onderscheid tussen correcties en geplande revisies voordat je uren vergelijkt.

Bewaar een voorspelling die je later kunt vergelijken

De ‘bevroren’ schatting is degene die vóór de start is opgeschreven, samen met de datum, het opleverbaar product en de gebruikte aannames. Als je tijdens het werk een nieuwe voorspelling maakt, sla deze dan op als een andere versie: overschrijf de initiële referentie niet.

De werkelijke inspanning voor de oorspronkelijke scope omvat correcties van eigen fouten, coördinatie en de overeengekomen revisie. Meet de actieve uren besteed aan het leveren van al dat werk. De toegevoegde inspanning buiten de scope wordt in een andere kolom geregistreerd, zonder deze van het totaal aantal gewerkte uren af te trekken.

Wachttijd meet kalenderuren waarin die opdracht geblokkeerd was door een gegeven, een goedkeuring of een bestand. Gedurende die tijd kun je aan iets anders hebben gewerkt. Daarom staat 24 uur wachttijd niet gelijk aan 24 uur inspanning.

De GAO-20-195G kostenramingsgids omvat het documenteren van scope en aannames, het verzamelen van gegevens en het bijwerken van schattingen met werkelijke kosten. Hier passen we die principes aan op een inspanningsregistratie; de gids valideert de factoren of de bereiken van het freelancevoorbeeld niet.

Acht fictieve opdrachten, twee vergelijkbare groepen

De volgende tabel is volledig fictief: het is een berekend voorbeeld, geen registratie van echte klanten of een representatieve steekproef van enig beroep. Het dient om de methode te oefenen, niet om een typisch foutpercentage voor freelancewerk te achterhalen.

Er zijn twee groepen van elk vier opdrachten. Landing (landing_v1) betreft een landing van 500-700 woorden met aangeleverde briefing en één revisie. Rapport (report_v1) betreft het opmaken van zes pagina’s met aangeleverde tekst en één revisie. Binnen elke groep wordt hetzelfde proces en ervaringsniveau verondersteld; de schattingen variëren opzettelijk om fouten in beide richtingen te tonen, zowel te veel als te weinig.

De volledige oorspronkelijke scope is in alle acht gevallen geleverd; niets is ingetrokken. Het toegevoegde zijn extra werkuren buiten die scope, afzonderlijk geregistreerd: ze worden niet van de oorspronkelijke schatting afgetrokken en verdwijnen niet uit het totaal aantal gewerkte uren. Als in een werkelijke registratie iets hiervan zou ontbreken — een deel van de scope ingetrokken, uren gemengd of een niet-genoteerd deel — is het niet correct om nul aan te nemen of een berekening af te dwingen: het is om die vergelijking als onbruikbaar te markeren totdat er een equivalente basis is.

Waar je tekortschoot en waar niet

Met E de initiële schatting en A de werkelijke inspanning van dezelfde scope, is de afwijking met voorteken A − E en het quotiënt is A / E, wat E > 0 vereist. De procentuele afwijking is (A − E) / E × 100, altijd gebaseerd op de voorspelling.

L03 illustreert het meest opvallende geval: 6 voorspelde uren, 9 werkelijke uren, dat wil zeggen +3 u, quotiënt 1,5, +50%. Met de 3 uur extra wijziging, verbruikte die opdracht in totaal 12 actieve uren. De 48 uur wachttijd meten kalendertijd: ze tellen niet op bij die 12 uur en maken het ook niet mogelijk om een opleverdatum te berekenen. Een opdracht kan veel wachttijd en weinig inspanning hebben, of andersom.

L04 toont de tegenovergestelde richting: 8 voorspelde uren en 6 werkelijke uren geven −2 u, −25% en een quotiënt van 0,75. Dat beschrijft minder inspanning dan verwacht; het bewijst op zichzelf geen verbetering in kwaliteit of productiviteit. Eerst moet worden gecontroleerd of de volledige scope is geleverd.

In het groepsoverzicht meten de tijdskolommen actieve uren.

Het totaal van 70 actieve u is een optelsom van geregistreerd werk, geen kalenderduur: het omvat geen wachttijd, die in een werkelijke registratie tussen verschillende opdrachten zou kunnen overlappen. Gebruik geen enkel quotiënt van deze totalen om werk van verschillende aard te schatten: landing en rapport zijn niet uitwisselbaar.

Een bereik uit de steekproef om de volgende opdracht te herzien

De geordende quotiënten van de landing zijn 0,75; 1,1; 1,25; 1,5. De mediaan is (1,1 + 1,25) / 2 = 1,175. Voor een nieuwe fictieve initiële schatting van 8 u landing, is de resulterende centrale referentie 8 × 1,175 = 9,4 u, met geschaalde extremen van 8 × 0,75 = 6 u en 8 × 1,5 = 12 u.

Voor het rapport zijn de quotiënten 0,8; 1; 1,1; 1,2, met een mediaan van 1,05. Gebaseerd op nog eens 8 fictieve initiële uren, is de centrale referentie 8 × 1,05 = 8,4 u, met extremen tussen 6,4 en 9,6 u.

Het is nuttig deze mediaan van quotiënten te onderscheiden van het quotiënt van sommen van de landing-groep: 36 / 32 = 1,125. Het quotiënt van sommen komt overeen met een gemiddelde van de quotiënten, gewogen naar de geschatte uren: een opdracht van 10 u weegt zwaarder dan een van 6 u. De mediaan ordent de vier quotiënten en berekent het gemiddelde van de twee middelste, zonder ze te wegen naar grootte. Geen van beide is in abstracto ‘de juiste’: het zijn verschillende metingen en het is raadzaam ze niet als uitwisselbaar te presenteren.

In een presentatie uit 2006 op de website van PMI legt Christine Green de bruikbaarheid uit van het registreren van inspanning en kenmerken met consistente definities, en het controleren van de gelijkenis voordat een historie opnieuw wordt gebruikt. Het is een referentie over software-schattingen, geen huidige PMI-standaard noch een validatie van deze redactionele formule.

Wanneer die historie niet meer bruikbaar is

Het bereik van 6-12 u voor de landing schaalt alleen de extremen die zijn waargenomen in vier fictieve gevallen. Het is een demonstratie, geen betrouwbaarheidsinterval, geen waarschijnlijkheid van voltooiing en geen garantie van inspanning of datum. De volgende opdracht kan buiten dit bereik vallen.

Dit type berekening is niet langer nuttig wanneer de omstandigheden die de gevallen vergelijkbaar maakten, veranderen: als de omvang van de opdracht sterk verschilt, als er meer of minder input is van de klant, als het interne proces is veranderd, als het overeengekomen revisieniveau niet meer hetzelfde is, als de ervaring met dat type taak anders is, of simpelweg als de beschikbare gegevens onvolledig zijn. In elk van deze gevallen is het zinloos om de factor van de vorige steekproef automatisch toe te passen: het verschil moet worden onderzocht voordat wordt aangenomen dat de historie nog steeds representatief is.

De eenvoudigste manier om dit met eigen gegevens op te bouwen, is om vanaf nu de initiële, ‘bevroren’ schatting van elke nieuwe opdracht te registreren en, bij het afsluiten ervan, de werkelijke inspanning van dezelfde scope, het afzonderlijk toegevoegde en de afzonderlijke wachttijd, zonder de voorspelling die aan het begin al was genoteerd, te overschrijven.