Księgowy i freelancer w Frihet: wieloklientowy workspace.
Jak działa wieloklientowy workspace Frihet. Twój księgowy ma dostęp do Twoich faktur, wydatków i deklaracji podatkowych bez WhatsAppa, e-maili i papieru.
Kluczowe punkty
- Twój księgowy uzyskuje dostęp do Twojego workspace'u z rolą księgowego: widzi faktury, wydatki i deklaracje podatkowe bez konieczności wysyłania mu czegokolwiek
- Przełączanie między klientami to jedno kliknięcie. Dane ładują się w czasie rzeczywistym, bez odświeżania strony
- VeriFactu, łańcuch hash i sekwencyjna numeracja dotyczą wszystkich workspace'ów w jednakowym stopniu
- Bezpośredni eksport do ContaPlus, DATEV, Xero i QuickBooks z panelu biura rachunkowego
Spis treści
Komunikacja między freelancerami a księgowymi w Hiszpanii działa następująco: freelancer fotografuje paragon, wysyła go przez WhatsApp, księgowy pobiera, zmienia nazwę, przesyła do swojego programu, klasyfikuje ręcznie i modli się, aby żadnego nie brakowało, gdy nadchodzi kwartał.
Są biura rachunkowe z 50 klientami, gdzie 80% godzin poświęca się na zbieranie dokumentacji, którą klient już gdzieś ma. Problemem nie jest księgowość. Jest nim kanał komunikacji.
Frihet rozwiązuje to za pomocą wieloklientowego workspace’u. Twój księgowy wchodzi bezpośrednio do Twojego ERP. Widzi to samo co Ty. Nie ma przekazywania, nie ma pobierania, nie ma podwójnego wprowadzania.
Jak to działa
Przebieg jest prosty:
-
Freelancer zaprasza swojego księgowego. W Ustawieniach > Zespół wprowadza adres e-mail swojego księgowego i wybiera rolę “Księgowy”. System generuje link z tokenem kryptograficznym i 7-dniową ważnością.
-
Księgowy akceptuje zaproszenie. Klika w link z e-maila, rejestruje się w Frihet (za darmo) i zaproszenie zostaje automatycznie zweryfikowane. Workspace klienta pojawia się w jego panelu.
-
Księgowy przełącza się między klientami jednym kliknięciem. Na pasku bocznym pojawia się “Moi klienci”. Po wybraniu jednego z nich, cały system ładuje się ponownie z danymi tego klienta: fakturami, wydatkami, produktami, klientami, kalendarzem podatkowym.
Nie ma synchronizacji. Nie ma importu. Dane są takie same, ponieważ to ten sam system.
Cztery role, rzeczywiste uprawnienia
To nie jest ogólny “wspólny dostęp”. Istnieją cztery role z granularnymi uprawnieniami:
| Rola | Widzi wszystko | Tworzy/edytuje | Usuwa | Zarządza zespołem | Zmienia ustawienia |
|---|---|---|---|---|---|
| Administrator | ✓ | Wszystko | Wszystko | ✓ | ✓ |
| Edytor | ✓ | Faktury, oferty, wydatki, klienci, produkty | Tylko wydatki | ✗ | ✗ |
| Księgowy | ✓ | Faktury i wydatki | Nic | ✗ | ✗ |
| Przeglądający | ✓ | Nic | Nic | ✗ | ✗ |
Rola “Księgowy” jest przeznaczona dla biur rachunkowych: może przeglądać wszystkie informacje podatkowe, tworzyć faktury w imieniu klienta i rejestrować wydatki, ale nie może usuwać danych ani zmieniać konfiguracji firmy.
Co widzi księgowy
Panel klientów
Po zalogowaniu do Frihet, księgowy widzi siatkę ze wszystkimi swoimi klientami. Każda karta pokazuje:
- Nazwa firmy
- Adres e-mail klienta
- Jego rola w tym workspace’ie
- Następna data obowiązku podatkowego (20 kwietnia, 20 lipca, 20 października, 30 stycznia)
Wewnątrz workspace’u
Po wejściu do klienta, system ładuje w czasie rzeczywistym wszystkie kolekcje danych tego klienta. Księgowy widzi dokładnie to samo co freelancer:
Górny pasek wskazuje przez cały czas, że przegląda workspace innego użytkownika: “Wyświetlam jako [Nazwa firmy] · Rola: Księgowy”. Kliknięcie w “Wróć do mojego konta” przenosi go z powrotem do jego własnego panelu.
Fakturowanie delegowane
Księgowy może tworzyć faktury w workspace’ie klienta. Faktura używa serii numeracji klienta, a nie księgowego. VeriFactu stosuje się automatycznie: hash, QR, sekwencja. Nie ma dodatkowej konfiguracji.
Co widzi klient
Klient nie musi robić niczego specjalnego. Używa Frihet normalnie. Jedyna różnica:
- Jeśli ma aktywnego księgowego, widzi kontekstowe powiadomienie zachęcające do przesyłania wydatków i dokumentów: “Twój doradca ma dostęp do Twojego workspace’u. Prześlij swoje wydatki, aby mógł je zarządzać.”
- Jeśli prześle paragon z sekcji wydatków, OCR wyodrębni dane i je sklasyfikuje. Jego księgowy widzi je natychmiast.
Nie ma oddzielnego portalu. Nie ma innej aplikacji. To ten sam Frihet.
VeriFactu we wszystkich workspace’ach
Każda faktura wystawiona w dowolnym workspace’ie automatycznie jest zgodna z VeriFactu:
- Łańcuch hash SHA-256: Każda faktura zawiera hash poprzedniej. Łańcuch weryfikowalny przez AEAT.
- Weryfikowalny QR: Kod QR w każdym PDF, skanowalny w siedzibie elektronicznej AEAT.
- Sekwencyjna numeracja: Bez przerw, zarządzana przez liczniki atomowe na serwerze.
Dla biura rachunkowego oznacza to, że wszyscy jego klienci są zgodni z VeriFactu od pierwszego dnia, bez indywidualnej konfiguracji. Hash jest generowany automatycznie, QR pojawia się w PDF, a sekwencja jest utrzymywana dla każdego klienta.
Eksport dla Twojego oprogramowania księgowego
Wieloklientowy workspace obejmuje bezpośredni eksport w formatach używanych przez Twoje oprogramowanie księgowe. Bez ręcznego kopiowania danych, bez pośredników:
| Format | Kompatybilny z | Zastosowanie |
|---|---|---|
| ContaPlus (xDiario.txt) | Sage 50, ContaSol, A3 | Stała szerokość, Latin-1, konta PGC |
| DATEV EXTF | DATEV (Niemcy) | Średniki, nagłówek 31 pól, BU-Schlüssel |
| Xero CSV | Xero (globalnie) | 43 kolumny, DD/MM/YYYY |
| QuickBooks CSV | QuickBooks (globalnie) | 11 kolumn, MM/DD/YYYY |
| Ogólny CSV | Excel, Arkusze Google, LibreOffice | UTF-8 z BOM, uniwersalny |
Wybierasz format, rok, kwartał i klienta. Jedno kliknięcie pobiera plik gotowy do importu. Jeśli zarządzasz wieloma klientami, przycisk “Pakiet M303” generuje Model 303 dla wszystkich wybranych klientów jako ZIP.
Otrzymujesz również powiadomienia, gdy klient rejestruje wydatek lub tworzy fakturę — bez konieczności sprawdzania każdego workspace’u.
Dla kogo to jest
Doradztwo podatkowe z klientami freelancerami. Uzyskaj dostęp do danych swoich klientów bez pośredników. Model 303 jest już obliczony. Wydatki są już sklasyfikowane przez OCR. Musisz tylko przejrzeć i wyeksportować.
Freelancer, który chce, aby jego księgowy pracował wygodnie. Zaproś go do swojego workspace’u. Koniec z WhatsAppem ze zdjęciami paragonów. Koniec z “czy możesz mi ponownie przesłać fakturę z marca?”.
Biuro z kilkoma doradcami. Każdy doradca może mieć rolę księgowego w odpowiednich workspace’ach. Nie ma limitu workspace’ów na księgowego.
MŚP z wewnętrznym księgowym. Rola “Edytor” zapewnia pełny dostęp do fakturowania bez zezwalania na destrukcyjne zmiany. Idealne dla pracownika administracyjnego.
Wieloklientowy workspace jest dostępny od planu darmowego (1 członek) do Business (10 członków). Dla biur rachunkowych z więcej niż 10 klientami, skontaktuj się w sprawie planu Enterprise.
Czy ten artykuł był pomocny?
Często zadawane pytania
Jak zaprosić mojego księgowego do Frihet?
W Ustawieniach > Zespół wprowadzasz adres e-mail swojego księgowego i wybierasz rolę 'Księgowy'. Otrzymuje on e-mail z bezpiecznym linkiem (token kryptograficzny, ważny przez 7 dni). Po zaakceptowaniu, Twój workspace pojawi się w jego panelu klientów.
Co mój księgowy może zobaczyć i zrobić w moim workspace'ie?
Z rolą księgowego może przeglądać faktury, oferty, wydatki, klientów, dostawców i produkty. Może tworzyć i edytować faktury i wydatki. Nie może niczego usuwać, zarządzać Twoim zespołem ani zmieniać ustawień.
Czy mój księgowy musi płacić za korzystanie z Frihet?
Twój księgowy rejestruje się w Frihet za darmo. Ważny jest Twój plan: darmowy plan pozwala na 1 członka zespołu, Pro na 3, a Business na maksymalnie 10.
Czy dane moich klientów są oddzielone?
Całkowicie. Każdy workspace to niezależna kolekcja Firestore z własnymi regułami bezpieczeństwa. Twój księgowy przełącza się między workspace'ami, ale nigdy nie miesza danych. Nie ma wspólnej bazy danych.
