Contabilul și Liber Profesionistul în Același ERP: Spațiul de Lucru Multi-Client
Cum funcționează spațiul de lucru multi-client Frihet. Contabilul tău accesează facturile, cheltuielile și declarațiile fiscale fără WhatsApp, fără emailuri, fără hârtie.
Puncte cheie
- Contabilul tău accesează spațiul tău de lucru cu rol contabil: vede facturile, cheltuielile și declarațiile fiscale fără să îi trimiți nimic
- Trecerea între clienți este un clic. Datele se încarcă în timp real, fără reîncărcarea paginii
- VeriFactu, lanțul hash și numerotarea secvențială se aplică tuturor spațiilor de lucru în mod egal
- Export direct la ContaPlus, DATEV, Xero și QuickBooks din panoul de contabilitate
Conținut
Comunicarea dintre liber profesioniști și contabili în Spania funcționează astfel: clientul fotografiează un bon, îl trimite pe WhatsApp, contabilul îl descarcă, îl redenumește, îl încarcă în programul propriu, îl clasifică manual și speră că nu lipsește niciunul când vine trimestrul.
Există birouri de contabilitate cu 50 de clienți unde 80% din ore se duc în colectarea documentației pe care clientul o are deja undeva. Problema nu este contabilitatea. Este canalul.
Frihet rezolvă aceasta cu un spațiu de lucru multi-client. Contabilul tău intră direct în ERP-ul tău. Vede același lucru ca tine. Fără redirecționare, fără descărcare, fără introducere dublă.
Cum funcționează
Fluxul este simplu:
-
Liber profesionistul invită contabilul. Din Setări > Echipă, introduce emailul contabilului și alege rolul „Contabil”. Sistemul generează un link cu token criptografic valabil 7 zile.
-
Contabilul acceptă invitația. Dă clic pe linkul din email, se înregistrează în Frihet (gratuit) și invitația se validează automat. Spațiul de lucru al clientului apare în panoul său.
-
Contabilul trece între clienți cu un clic. În bara laterală apare „Clienții mei”. La selectarea unuia, tot sistemul se reîncarcă cu datele acelui client: facturi, cheltuieli, produse, clienți, calendar fiscal.
Nu există sincronizare. Nu există import. Datele sunt aceleași pentru că este același sistem.
Patru roluri, permisiuni reale
Nu este un „acces partajat” generic. Există patru roluri cu permisiuni granulare:
| Rol | Vede totul | Creează/editează | Șterge | Gestionează echipă | Schimbă setări |
|---|---|---|---|---|---|
| Admin | ✓ | Totul | Totul | ✓ | ✓ |
| Editor | ✓ | Facturi, presupuneri, cheltuieli, clienți, produse | Doar cheltuieli | ✗ | ✗ |
| Contabil | ✓ | Facturi și cheltuieli | Nimic | ✗ | ✗ |
| Vizualizator | ✓ | Nimic | Nimic | ✗ | ✗ |
Rolul „Contabil” este gândit pentru birourile de contabilitate: poate vedea toate informațiile fiscale, poate crea facturi în numele clientului și poate înregistra cheltuieli, dar nu poate șterge date sau schimba configurația afacerii.
Ce vede contabilul
Panoul de clienți
La intrarea în Frihet, contabilul vede o grilă cu toți clienții săi. Fiecare card arată:
- Denumirea afacerii
- Emailul clientului
- Rolul în acel spațiu de lucru
- Următoarea dată de obligație fiscală (20 aprilie, 20 iulie, 20 octombrie, 30 ianuarie)
În interiorul spațiului de lucru
La intrarea la un client, sistemul încarcă în timp real toate colecțiile de date ale acelui client. Contabilul vede exact același lucru ca liber profesionistul:
O bară superioară indică în permanență că vizualizează spațiul de lucru al altui utilizator: „Vizualizezi ca [Denumire afacere] · Rol: Contabil”. Un clic pe „Înapoi la contul meu” îl returnează la panoul propriu.
Facturare delegată
Contabilul poate crea facturi în spațiul de lucru al clientului. Factura folosește seria de numerotare a clientului, nu a contabilului. VeriFactu se aplică automat: hash, QR, secvență. Fără configurare suplimentară.
Ce vede clientul
Clientul nu trebuie să facă nimic special. Folosește Frihet normal. Singura diferență:
- Dacă are un contabil activ, vede un aviz contextual care îl încurajează să încarce cheltuieli și documente: „Consultantul tău are acces la spațiul de lucru. Încarcă cheltuielile pentru ca acesta să le poată gestiona.”
- Dacă încarcă un bon din secțiunea de cheltuieli, OCR-ul extrage datele și le clasifică. Contabilul le vede imediat.
Nu există portal separat. Nu există aplicație diferită. Este același Frihet.
VeriFactu în toate spațiile de lucru
Fiecare factură emisă în orice spațiu de lucru respectă VeriFactu automat:
- Hash chain SHA-256: fiecare factură include hash-ul celei anterioare. Lanț verificabil de AEAT.
- QR verificabil: cod QR în fiecare PDF, scanabil pe site-ul electronic al AEAT.
- Numerotare secvențială: fără goluri, gestionată de contoare atomice pe server.
Pentru un birou de contabilitate, aceasta înseamnă că toți clienții respectă VeriFactu din prima zi, fără configurare individuală.
Export pentru software-ul de contabilitate
Spațiul de lucru multi-client include export direct în formatele folosite de programul tău contabil. Fără copierea manuală a datelor, fără intermediari:
| Format | Compatibil cu | Utilizare |
|---|---|---|
| ContaPlus (xDiario.txt) | Sage 50, ContaSol, A3 | Fixed-width, Latin-1, conturi PGC |
| DATEV EXTF | DATEV (Germania) | Semicoloane, antet 31 câmpuri, BU-Schlüssel |
| Xero CSV | Xero (global) | 43 coloane, DD/MM/YYYY |
| QuickBooks CSV | QuickBooks (global) | 11 coloane, MM/DD/YYYY |
| CSV generic | Excel, Google Sheets, LibreOffice | UTF-8 cu BOM, universal |
Selectezi formatul, anul, trimestrul și clientul. Un clic descarcă fișierul gata de importat. Dacă gestionezi mai mulți clienți, butonul „Lot M303” generează Modelul 303 al tuturor clienților selectați ca ZIP.
De asemenea, primești notificări când un client înregistrează o cheltuială sau creează o factură — fără a verifica fiecare spațiu de lucru.
Pentru cine este acesta
Birou fiscal cu clienți liber profesioniști. Accesezi datele clienților fără intermediari. Modelul 303 este deja calculat. Cheltuielile sunt deja clasificate prin OCR. Trebuie doar să revizuiești și să exportezi.
Liber profesionist care vrea ca contabilul să lucreze confortabil. Invită-l la spațiul tău de lucru. Nu mai trimite poze cu bonuri pe WhatsApp. Nu mai „Poți re-trimite factura din martie?”
Birou cu mai mulți consultanți. Fiecare consultant poate avea rol contabil în spațiile de lucru corespunzătoare. Nu există limită de spații de lucru per consultant.
IMM cu contabil intern. Rolul „Editor” oferă acces complet la facturare fără a permite modificări distructive. Ideal pentru un angajat de administrație.
Spațiul de lucru multi-client este disponibil de la planul gratuit (1 membru) până la Business (10 membri). Pentru birouri de contabilitate cu mai mult de 10 clienți, contactați pentru planul Enterprise.
Acest articol a fost util?
Întrebări frecvente
Cum îmi invit contabilul în Frihet?
Din Setări > Echipă, introduci emailul contabilului și selectezi rolul 'Contabil'. Primește un email cu un link securizat (token criptografic, valabil 7 zile). La acceptare, spațiul tău de lucru apare în panoul său de clienți.
Ce poate vedea și face contabilul meu în spațiul meu de lucru?
Cu rol contabil poate vedea facturi, presupuneri, cheltuieli, clienți, furnizori și produse. Poate crea și edita facturi și cheltuieli. Nu poate șterge nimic, nu poate gestiona echipa și nu poate schimba setările.
Contabilul meu trebuie să plătească pentru a folosi Frihet?
Contabilul se înregistrează în Frihet gratuit. Planul care contează este al tău: planul gratuit permite 1 membru de echipă, Pro permite 3, iar Business până la 10.
Datele clienților mei sunt separate?
Complet. Fiecare spațiu de lucru este o colecție Firestore independentă cu reguli proprii de securitate. Contabilul trece între spații de lucru dar nu amestecă niciodată datele. Nu există o bază de date partajată.
