Ghid Complet: Cum să Facturezi ca PFA în Spania în 2026

Facturarea ca PFA în Spania poate părea un labirint de modele, tipuri de impozite și termene limită. Realitatea este că, odată ce cunoști regulile jocului, procesul este mecanic. Problema nu este complexitatea în sine, ci faptul că nimeni nu-ți explică totul împreună, într-un singur loc și într-un limbaj simplu.

Acest ghid acoperă tot ce ai nevoie: de la cerințele prealabile pentru a-ți putea emite prima factură până la termenele trimestriale pe care nu le poți uita, trecând prin cele 12 date obligatorii pe care trebuie să le includă orice factură. Dacă ești la început ca PFA sau lucrezi de ceva timp, dar nu ai înțeles niciodată 100% cum funcționează, aici vei găsi răspunsurile.

Înainte de a factura: cerințe prealabile

Înainte de a emite prima ta factură, există trei proceduri obligatorii. Nu sunt opționale și ordinea contează.

Înregistrarea la Fisc (modelul 036/037)

Primul pas este să comunici Agenției Fiscale că vei începe o activitate economică. Aceasta se face prin modelul 036 (declarație de recensământ completă) sau modelul 037 (declarație de recensământ simplificată, valabilă pentru majoritatea PFA-urilor).

În această procedură, îți alegi epigrafia IAE (Impozitul pe Activități Economice), care determină tipul de activitate pe care o vei desfășura. De asemenea, indici regimul de TVA care ți se aplică și estimarea veniturilor.

Înregistrarea la Fisc se poate face online cu certificat digital sau Cl@ve, sau personal la orice birou al AEAT. Este gratuită și efectul este imediat.

Înregistrarea la Securitatea Socială (RETA)

Odată înregistrat la Fisc, trebuie să te înscrii în Regimul Special al Lucrătorilor Independenți (RETA). Din 2023, contribuția PFA-urilor funcționează pe paliere de venituri nete reale, ceea ce înseamnă că plătești în funcție de ceea ce câștigi.

Pentru primele luni, există tariful fix de 80 de euro lunar, care se menține în primele 12 luni și poate fi extins până la 24 de luni dacă veniturile tale nete nu depășesc salariul minim interprofesional.

Înregistrarea se realizează prin portalul Import@ss al Securității Sociale sau personal.

Alegerea epigrafiei IAE

Epigrafia IAE clasifică activitatea ta economică. Există două grupuri mari: activități profesionale (secțiunea a doua) și activități de afaceri (secțiunea întâi). Distincția este importantă deoarece afectează direct dacă clienții tăi trebuie să-ți rețină IRPF din plățile lor.

Dacă ești profesionist (consultant, designer, programator, avocat, arhitect), clienții tăi antreprenori sunt obligați să aplice reținere de IRPF pe facturile pe care ți le plătesc. Dacă ești întreprinzător (comerț, ospitalitate, construcții), de obicei nu se aplică reținere.

Cele 12 date obligatorii ale unei facturi

Reglementarea spaniolă privind facturarea (Decretul Regal 1619/2012) stabilește datele pe care trebuie să le conțină orice factură completă. Omiterea oricăreia dintre ele poate invalida factura în scopuri fiscale.

Numerotarea merită o mențiune specială. Facturile trebuie să urmeze o ordine corelativă în cadrul fiecărei serii și al fiecărui exercițiu fiscal. Nu poți avea întreruperi: dacă ultima ta factură a fost 2026-023, următoarea trebuie să fie 2026-024. O întrerupere în numerotare este unul dintre primele lucruri pe care Fisc-ul le verifică într-o inspecție.

Tipuri de facturi pe care trebuie să le cunoști

Nu toate facturile sunt la fel. Legislația spaniolă prevede mai multe tipuri, fiecare cu cerințele și cazurile sale de utilizare.

Factură completă

Este factura standard, cea care include toate datele pe care tocmai le-am descris. Este obligatorie în majoritatea operațiunilor între profesioniști și companii (B2B). Când cineva spune „factură” pur și simplu, se referă la aceasta.

Factură simplificată

Vechea „factură de chitanțe”. Poate fi emisă atunci când valoarea nu depășește 400 de euro (TVA inclus) sau în anumite activități de comerț cu amănuntul. Nu necesită datele complete ale destinatarului: este suficient NIF-ul dacă clientul o solicită. Este obișnuită în comerțul cu amănuntul, ospitalitate și transport.

Limita crește la 3.000 de euro în anumite cazuri prevăzute în regulamentul de facturare, cum ar fi vânzările cu amănuntul, serviciile de ospitalitate și parcările.

Factură rectificativă

Se emite pentru a corecta erorile dintr-o factură anterioară. Nu poți pur și simplu șterge și reface o factură deja emisă: trebuie să emiți o factură rectificativă care să facă referire la factura originală (număr și dată). Cele mai comune motive sunt erorile în valori, retururile de produse și reducerile aplicate ulterior.

Factură recapitulativă

Grupează mai multe operațiuni efectuate către același destinatar în cadrul aceleiași luni calendaristice. Este foarte utilă atunci când facturezi servicii recurente sau livrări frecvente către același client. Trebuie emisă înainte de ziua 16 a lunii următoare celei în care au avut loc operațiunile.

TVA: tipuri și scutiri

TVA (Impozitul pe Valoarea Adăugată) este impozitul indirect care grevează consumul. Ca PFA, îl colectezi în numele Fiscului: îl încasezi de la clienții tăi și îl depui trimestrial, scăzând TVA-ul pe care l-ai suportat la achizițiile tale.

O eroare frecventă este aplicarea unei rate reduse fără ca aceasta să fie justificată. În caz de îndoială, rata generală de 21% este întotdeauna sigură. Aplicarea unei rate inferioare celei corespunzătoare poate genera o lichidare complementară cu penalități.

Reținere de IRPF: când și cât

Dacă activitatea ta este clasificată ca profesională în IAE (secțiunea a doua), clienții tăi antreprenori și profesioniști trebuie să aplice o reținere de IRPF pe facturile pe care ți le plătesc. Tu emiți factura cu reținerea scăzută, iar clientul depune acea sumă la Fisc în numele tău. Este un avans din declarația ta de venit.

Rata generală de reținere este de 15% din baza impozabilă.

Reținerea se aplică doar la facturile către companii și profesioniști. Dacă facturezi persoane fizice (consumatori finali), nu există reținere de IRPF.

Termene pe care nu le poți uita

Gestionarea fiscală a PFA-ului se învârte în jurul ciclurilor trimestriale. Termenele sunt fixe și sancțiunile pentru depunerea în afara termenului sunt automate.

Modelul 303 (TVA trimestrial)

Este autolichidarea trimestrială de TVA. Declari TVA-ul pe care l-ai colectat (încasat de la clienții tăi) minus TVA-ul pe care l-ai dedus (plătit la achizițiile tale). Diferența, dacă este pozitivă, o depui la Fisc. Dacă este negativă, o compensezi în trimestrele ulterioare sau soliciți rambursarea în al patrulea trimestru.

Termene: de la 1 la 20 aprilie (Trim. 1), iulie (Trim. 2), octombrie (Trim. 3) și de la 1 la 30 ianuarie (Trim. 4).

Modelul 130 (IRPF trimestrial)

Este plata fracționată de IRPF pentru PFA-urile în regim de estimare directă. Declari 20% din venitul net acumulat de la începutul anului, scăzând plățile fracționate deja efectuate și reținerile suportate.

Termenele coincid cu cele ale modelului 303.

Modelul 390 (rezumat anual TVA)

Se depune în ianuarie (de la 1 la 30) și este rezumatul anual al tuturor operațiunilor tale de TVA. Trebuie să corespundă cu suma celor patru modele 303 trimestriale. Nu implică plată suplimentară, dar depunerea sa este obligatorie.

Pe lângă modelul 390, reține modelul 347 (operațiuni cu terți care depășesc 3.005,06 euro anual) în februarie și modelul 349 (operațiuni intracomunitare) dacă lucrezi cu clienți sau furnizori din UE.

Verifactu: viitorul facturării în Spania

Verifactu este sistemul de verificare a facturilor al Agenției Fiscale. Obiectivul său este ca fiecare factură emisă de un software de facturare să fie înregistrată imediat (sau aproape imediat) pe serverele Fiscului printr-un hash criptografic care garantează integritatea acesteia.

Pentru PFA-uri, impactul principal este că software-ul tău de facturare va trebui să fie certificat și pregătit să trimită aceste înregistrări. Utilizarea foilor de calcul sau a documentelor Word pentru facturare nu va mai fi viabilă pe măsură ce sistemul va fi implementat.

Implementarea va fi progresivă, dar direcția este clară: facturarea în Spania va fi complet digitală și trasabilă. PFA-urile care lucrează deja cu un software pregătit pentru Verifactu nu vor trebui să facă nimic suplimentar atunci când obligația va intra în vigoare. Cei care continuă să factureze cu metode manuale sau software neadaptat vor trebui să migreze sub presiune.

Cum să simplifici toate acestea

Numărul de cerințe, tipuri, modele și termene poate părea copleșitor, dar realitatea este că majoritatea muncii este repetitivă și automatizabilă. În fiecare trimestru faci același lucru: aduni facturile, calculezi TVA-ul și IRPF-ul, depui modelele. Este un proces mecanic pe care un software îl poate rezolva în câteva secunde.

Frihet automatizează facturarea pentru PFA și IMM-uri în Spania. Fiecare factură pe care o emiți include automat cele 12 date obligatorii, calculează TVA-ul și reținerea de IRPF conform configurației tale, menține numerotarea corelativă fără întreruperi și stochează totul gata pentru declarațiile tale trimestriale.

Gestionarea fiscală nu trebuie să-ți fie dușmană. Cu reguli clare și instrumentele potrivite, facturarea ca PFA în Spania este un proces previzibil, controlabil și – cel mai important – automatizabil. Dedică-ți timpul la ceea ce contează cu adevărat: dezvoltarea afacerii tale.

Citește și: Cheltuieli deductibile pentru PFA în 2026 · Contribuția PFA 2026: tranșe și modificări · 5 greșeli de facturare care te costă bani