Leitfaden: Rechnungen stellen als Selbstständiger in Spanien 2026

Als Selbstständiger in Spanien Rechnungen zu stellen, kann wie ein Labyrinth aus Formularen, Steuersätzen und Fristen erscheinen. Die Realität ist, dass der Prozess, sobald man die Spielregeln kennt, mechanisch ist. Das Problem ist nicht die Komplexität an sich, sondern dass es niemandem alles zusammen, an einem Ort und in menschlicher Sprache erklärt.

Dieser Leitfaden deckt alles ab, was Sie benötigen: von den Voraussetzungen für die Ausstellung Ihrer ersten Rechnung bis zu den vierteljährlichen Fristen, die Sie nicht vergessen dürfen, einschließlich der 12 obligatorischen Angaben, die jede Rechnung enthalten muss. Wenn Sie gerade erst als Selbstständiger anfangen oder schon länger dabei sind, aber nie 100%ig wussten, wie es funktioniert, finden Sie hier die Antworten.

Vor der Rechnungsstellung: Voraussetzungen

Bevor Sie Ihre erste Rechnung ausstellen, gibt es drei obligatorische Verfahren. Diese sind nicht optional, und die Reihenfolge ist wichtig.

Anmeldung beim Finanzamt (Formular 036/037)

Der erste Schritt ist die Mitteilung an die Steuerbehörde, dass Sie eine wirtschaftliche Tätigkeit aufnehmen werden. Dies geschieht über das Formular 036 (vollständige Zensus-Erklärung) oder das Formular 037 (vereinfachte Zensus-Erklärung, gültig für die meisten Selbstständigen).

In diesem Verfahren wählen Sie Ihre IAE-Rubrik (Impuesto de Actividades Económicas – Gewerbesteuer), die die Art der Tätigkeit bestimmt, die Sie ausüben werden. Sie geben auch das Ihnen entsprechende IVA-Regime und die Einnahmenschätzung an.

Die Anmeldung beim Finanzamt kann online mit einem digitalen Zertifikat oder Cl@ve oder persönlich in jedem AEAT-Büro erfolgen. Sie ist kostenlos und die Wirkung ist sofort.

Anmeldung bei der Sozialversicherung (RETA)

Nach der Anmeldung beim Finanzamt müssen Sie sich im Sonderregime für Selbstständige (RETA) eintragen. Seit 2023 basiert der Beitrag für Selbstständige auf Stufen des tatsächlichen Nettoeinkommens, was bedeutet, dass Sie entsprechend dem verdienen, was Sie verdienen.

Für die ersten Monate gibt es den Pauschaltarif von 80 Euro monatlich, der in den ersten 12 Monaten beibehalten wird und bis zu 24 Monate verlängert werden kann, wenn Ihr Nettoeinkommen den Mindestlohn nicht übersteigt.

Die Anmeldung erfolgt über das Import@ss-Portal der Sozialversicherung oder persönlich.

Wahl Ihrer IAE-Rubrik

Die IAE-Rubrik klassifiziert Ihre wirtschaftliche Tätigkeit. Es gibt zwei große Gruppen: berufliche Tätigkeiten (zweiter Abschnitt) und geschäftliche Tätigkeiten (erster Abschnitt). Die Unterscheidung ist wichtig, da sie direkt beeinflusst, ob Ihre Kunden IRPF von Ihren Zahlungen einbehalten müssen.

Wenn Sie ein Freiberufler sind (Berater, Designer, Programmierer, Anwalt, Architekt), sind Ihre Geschäftskunden verpflichtet, bei den Rechnungen, die sie Ihnen bezahlen, IRPF einzubehalten. Wenn Sie geschäftlich tätig sind (Handel, Gastgewerbe, Bauwesen), wird in der Regel kein Einbehalt angewendet.

Die 12 obligatorischen Angaben einer Rechnung

Die spanische Rechnungslegungsverordnung (Königlicher Erlass 1619/2012) legt die Daten fest, die jede vollständige Rechnung enthalten muss. Das Weglassen einer dieser Angaben kann die Rechnung für Steuerzwecke ungültig machen.

Die Nummerierung verdient eine besondere Erwähnung. Rechnungen müssen innerhalb jeder Serie und jedes Geschäftsjahres einer fortlaufenden Reihenfolge folgen. Sie dürfen keine Lücken haben: Wenn Ihre letzte Rechnung die 2026-023 war, muss die nächste die 2026-024 sein. Ein Sprung in der Nummerierung ist eines der ersten Dinge, die das Finanzamt bei einer Prüfung überprüft.

Arten von Rechnungen, die Sie kennen sollten

Nicht alle Rechnungen sind gleich. Die spanische Gesetzgebung sieht verschiedene Arten vor, jede mit ihren eigenen Anforderungen und Anwendungsfällen.

Vollständige Rechnung

Dies ist die Standardrechnung, die alle gerade beschriebenen Daten enthält. Sie ist bei den meisten Transaktionen zwischen Freiberuflern und Unternehmen (B2B) obligatorisch. Wenn jemand einfach nur „Rechnung“ sagt, meint er diese.

Vereinfachte Rechnung

Die frühere „Quittungsrechnung“. Sie kann ausgestellt werden, wenn der Betrag 400 Euro (IVA inbegriffen) nicht übersteigt oder bei bestimmten Einzelhandelstätigkeiten. Sie erfordert nicht die vollständigen Daten des Empfängers: Die NIF ist ausreichend, wenn der Kunde sie anfordert. Sie ist üblich im Einzelhandel, Gastgewerbe und Transportwesen.

Der Betrag erhöht sich auf 3.000 Euro in bestimmten Fällen, die in der Rechnungsverordnung aufgeführt sind, wie z.B. Einzelhandelsverkäufe, Gastronomie- und Parkdienstleistungen.

Korrekturrechnung

Sie wird ausgestellt, um Fehler in einer früheren Rechnung zu korrigieren. Sie können eine bereits ausgestellte Rechnung nicht einfach löschen und neu erstellen: Sie müssen eine Korrekturrechnung ausstellen, die sich auf die ursprüngliche Rechnung (Nummer und Datum) bezieht. Die häufigsten Gründe sind Fehler in Beträgen, Produktrücksendungen und nachträglich gewährte Rabatte.

Sammelrechnung

Sie fasst mehrere Vorgänge zusammen, die innerhalb desselben Kalendermonats an denselben Empfänger erbracht wurden. Sie ist sehr nützlich, wenn Sie wiederkehrende Dienstleistungen oder häufige Lieferungen an denselben Kunden abrechnen. Sie muss vor dem 16. des Monats ausgestellt werden, der auf den Monat folgt, in dem die Vorgänge stattfanden.

IVA: Sätze und Befreiungen

Die IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido – Mehrwertsteuer) ist die indirekte Steuer, die den Konsum besteuert. Als Selbstständiger erheben Sie diese im Namen des Finanzamtes: Sie ziehen sie von Ihren Kunden ein und zahlen sie vierteljährlich ein, abzüglich der IVA, die Sie bei Ihren Einkäufen getragen haben.

Ein häufiger Fehler ist die Anwendung des ermäßigten Satzes, wenn dies nicht zutreffend ist. Im Zweifelsfall ist der allgemeine Satz von 21% immer sicher. Die Anwendung eines niedrigeren als des zutreffenden Satzes kann zu einer Nachzahlung mit Zuschlägen führen.

IRPF-Einbehaltung: wann und wie viel

Wenn Ihre Tätigkeit im IAE als beruflich eingestuft ist (zweiter Abschnitt), müssen Ihre Geschäftskunden und Freiberufler eine IRPF-Einbehaltung auf die Rechnungen anwenden, die sie Ihnen bezahlen. Sie stellen die Rechnung mit dem abgezogenen Einbehalt aus, und der Kunde zahlt diesen Betrag in Ihrem Namen an das Finanzamt. Es ist eine Vorauszahlung Ihrer Einkommensteuererklärung.

Der allgemeine Einbehaltungssatz beträgt 15% der Steuerbemessungsgrundlage.

Der Einbehalt gilt nur für Rechnungen an Unternehmen und Freiberufler. Wenn Sie Rechnungen an Privatpersonen (Endverbraucher) stellen, gibt es keinen IRPF-Einbehalt.

Fristen, die Sie nicht vergessen dürfen

Die Steuerverwaltung für Selbstständige dreht sich um vierteljährliche Zyklen. Die Fristen sind unumstößlich, und die Strafen für eine verspätete Einreichung sind automatisch.

Formular 303 (Vierteljährliche IVA)

Dies ist die vierteljährliche Selbstveranlagung der IVA. Sie erklären die IVA, die Sie weitergegeben haben (von Ihren Kunden eingezogen), abzüglich der IVA, die Sie getragen haben (bei Ihren Einkäufen bezahlt). Wenn die Differenz positiv ist, zahlen Sie sie an das Finanzamt. Wenn sie negativ ist, verrechnen Sie sie in späteren Quartalen oder beantragen eine Rückerstattung im vierten Quartal.

Fristen: vom 1. bis 20. April (1. Quartal), Juli (2. Quartal), Oktober (3. Quartal) und vom 1. bis 30. Januar (4. Quartal).

Formular 130 (Vierteljährliche IRPF)

Dies ist die anteilige IRPF-Zahlung für Selbstständige in direkter Schätzung. Sie erklären 20% Ihres seit Jahresbeginn kumulierten Nettoeinkommens, abzüglich bereits geleisteter anteiliger Zahlungen und erlittener Einbehalte.

Die Fristen stimmen mit denen des Formulars 303 überein.

Formular 390 (Jahresübersicht IVA)

Es wird im Januar (vom 1. bis 30.) eingereicht und ist die jährliche Zusammenfassung aller Ihrer IVA-Vorgänge. Es muss mit der Summe der vier vierteljährlichen Formulare 303 übereinstimmen. Es beinhaltet keine zusätzliche Zahlung, aber seine Einreichung ist obligatorisch.

Neben dem 390er sollten Sie auch das Formular 347 (Geschäfte mit Dritten, die jährlich 3.005,06 Euro übersteigen) im Februar und das Formular 349 (innergemeinschaftliche Geschäfte) berücksichtigen, wenn Sie mit Kunden oder Lieferanten aus der EU zusammenarbeiten.

Verifactu: Die Zukunft der Rechnungsstellung in Spanien

Verifactu ist das Rechnungsprüfsystem der Steuerbehörde. Sein Ziel ist es, dass jede von einer Fakturierungssoftware ausgestellte Rechnung sofort (oder nahezu sofort) auf den Servern des Finanzamtes mittels eines kryptografischen Hashs registriert wird, der ihre Integrität garantiert.

Für Selbstständige ist die Hauptauswirkung, dass ihre Fakturierungssoftware zertifiziert und bereit sein muss, diese Aufzeichnungen zu senden. Die Verwendung von Tabellenkalkulationen oder Word-Dokumenten zur Rechnungsstellung wird mit der Einführung des Systems nicht mehr praktikabel sein.

Die Implementierung wird schrittweise erfolgen, aber die Richtung ist klar: Die Rechnungsstellung in Spanien wird vollständig digital und nachvollziehbar sein. Selbstständige, die bereits mit einer für Verifactu vorbereiteten Software arbeiten, müssen nichts Zusätzliches tun, wenn die Verpflichtung in Kraft tritt. Wer weiterhin mit manuellen Methoden oder nicht angepasster Software Rechnungen stellt, muss unter Druck migrieren.

Wie man all das vereinfacht

Die Vielzahl an Anforderungen, Arten, Formularen und Fristen mag überwältigend erscheinen, aber die Realität ist, dass der größte Teil der Arbeit repetitiv und automatisierbar ist. Jedes Quartal tun Sie dasselbe: Rechnungen summieren, IVA und IRPF berechnen, Formulare einreichen. Es ist ein mechanischer Prozess, den eine Software in Sekundenschnelle lösen kann.

Frihet automatisiert die Rechnungsstellung für Selbstständige und KMU in Spanien. Jede von Ihnen ausgestellte Rechnung enthält automatisch die 12 obligatorischen Angaben, berechnet die IVA und die IRPF-Einbehaltung gemäß Ihren Einstellungen, hält die fortlaufende Nummerierung ohne Lücken ein und speichert alles für Ihre vierteljährlichen Erklärungen bereit.

Die Steuerverwaltung muss nicht Ihr Feind sein. Mit klaren Regeln und den richtigen Tools ist die Rechnungsstellung als Selbstständiger in Spanien ein vorhersehbarer, kontrollierbarer und – was am wichtigsten ist – automatisierbarer Prozess. Widmen Sie Ihre Zeit dem, was wirklich zählt: dem Wachstum Ihres Geschäfts.