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Expensify

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Importiert Expensify-Belege und Spesenabrechnungen automatisch in Frihet.

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Was diese Integration tut

Die Expensify-Integration mit Frihet importiert Ihre genehmigten Spesenabrechnungen direkt in Ihre Buchhaltung. Jede Zeile des Berichts wird zu einer erfassten Ausgabe mit Kategorie, Projekt, Betrag und angehängtem Beleg.

Wenn ein Spesenbericht in Expensify genehmigt wird, importiert Frihet ihn automatisch. Die Ausgaben werden gemäß der von Ihnen konfigurierten Zuordnung kategorisiert und den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet. Die von Expensify gescannten Belege werden der Ausgabe in Frihet angehängt.

Die Abstimmung zwischen Expensify und Ihren Bankkonten wird vereinfacht. Frihet erkennt Duplikate und verhindert, dass dieselbe Ausgabe zweimal erfasst wird, selbst wenn die Zahlung sowohl im Bankauszug als auch im Expensify-Bericht erscheint.

Funktionen

  • Automatischer Import genehmigter Spesenabrechnungen
  • Mittels OCR gescannte Belege, die jeder Ausgabe beigefügt sind
  • Automatische Kategorisierung mit konfigurierbarer Zuordnung
  • Zuordnung zu Kostenstellen und Projekten
  • Intelligente Deduplizierung mit Bankauszügen
  • Unterstützung für Ausgaben in mehreren Währungen
  • Verfolgung ausstehender Erstattungen an Mitarbeiter

Wie man sie einrichtet

  1. 1

    Verbinden Sie Ihr Expensify-Konto

    Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen und klicken Sie auf Expensify verbinden. Geben Sie Ihre Expensify Partner User ID und Ihr Partner User Secret ein.

  2. 2

    Ordnen Sie Ausgabenkategorien zu

    Ordnen Sie die Expensify-Kategorien den Buchhaltungskategorien von Frihet zu. Definieren Sie die Standard-Steuerbehandlung für jede Art von Ausgabe.

  3. 3

    Konfigurieren Sie die Automatisierung

    Wählen Sie, ob Ausgaben beim Genehmigen des Berichts, bei der Erstattung oder manuell importiert werden. Konfigurieren Sie die Synchronisierungsfrequenz.

  4. 4

    Testen Sie mit einem Beispielbericht

    Genehmigen Sie einen Spesenbericht in Expensify und überprüfen Sie, dass die Ausgaben in Frihet mit den richtigen Kategorien, Belegen und Beträgen angezeigt werden.

Anwendungsfälle

Finanzdirektor

Unternehmen mit reisenden Mitarbeitern

Mitarbeiter scannen Belege in Expensify während Geschäftsreisen. Genehmigte Berichte fließen automatisch nach Frihet, ohne dass die Finanzabteilung Daten kopieren muss.

Freelancer

Freelancer, der abzugsfähige Ausgaben deklariert

Sie fotografieren Ihre Belege mit Expensify und importieren sie kategorisiert nach Frihet für Ihre vierteljährliche Steuererklärung.

Agenturinhaber

Agentur mit kundenrechnungsfähigen Ausgaben

Projektbezogene Expensify-Ausgaben werden in Frihet importiert und dem entsprechenden Kunden automatisch in Rechnung gestellt.

Häufig gestellte Fragen

Werden gescannte Belege importiert?
Ja. Die von Expensify verarbeiteten Belegbilder werden der entsprechenden Ausgabe in Frihet als Belegdokumente angehängt.
Kann ich nur genehmigte Berichte importieren?
Ja. Standardmäßig importiert Frihet nur Berichte mit dem Status „genehmigt“ oder „erstattet“. Entwürfe und abgelehnte Berichte werden ignoriert.
Wie verhindert Frihet doppelte Bankausgaben?
Frihet vergleicht die aus Expensify importierten Ausgaben mit den Banktransaktionen nach Betrag, Datum und Händler. Potenzielle Duplikate werden zur Überprüfung markiert.

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